行政、助理人員行政工作效率提升訓(xùn)練

行政、助理人員行政工作效率提升訓(xùn)練

                   主講： 何瀾 老師   12  課時

課程背景            

對高級行政助理和秘書來說，沒有受到專業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練，將無法從戰(zhàn)略性全方位角度認知秘書與行政助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動行事，不能主動掌握工作節(jié)奏；想為領(lǐng)導(dǎo)作的更多、更好卻沒有好的方法、思路；想更好的執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的政策，卻總是得不到支持；想給公司節(jié)省費用，但卻不知從何處下手，想更好地處理好公共關(guān)系（政府公關(guān)），卻總是不得要領(lǐng)----諸如以上的問題，都是每個助理、秘書工作人員所面對與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了我們必須面對與解決的課題。

課程目標            

        清晰了解文秘、行政助理的角色認知，分析工作能動性不強的問題，讓大家更多了解自己的能力與競爭力，幫助提升行政工作的愉悅感。

        了解并幫助塑造作為一個專業(yè)化的行政助理、秘書所需具備的職業(yè)形象與禮儀。

        提高行政助理及文職人員的時間管理能力，最終提升工作效率及工作質(zhì)量。

        了解高效會議管理的技巧，并通過練習(xí)成為卓越會議記錄、會議主持人的角色。

        成為上司的得力助手，使之溝通及協(xié)調(diào)等工作更加專業(yè)化。

        熟悉辦公事務(wù)的處理技巧：通過現(xiàn)場練習(xí)，現(xiàn)場點評，并提供足夠多的范本參照。

某學(xué)員的課后分享：“我們從她身上看到了優(yōu)秀行政工作者的執(zhí)著、認真與激情，向何瀾老師學(xué)習(xí)文秘實務(wù)操作課程的兩天中，學(xué)會了清晰的看待自己與工作，還有困惑著我們的矛盾。精彩的時間管理的沙盤演練，居然把我的真實版時間情況托盤而出，驚訝之外看到我時間管理的瓶頸與問題，讓我對生命和時間有了新認識，從無意識走向全新自我認識和提升，我們想從這里再次啟航，成為一名“新秘書”，擁有新起點、新格局、全新的工作狀態(tài)?！?/p>

課程對象            

各級助理和秘書：總裁（總經(jīng)理）秘書、部門秘書、辦公室主任、行政部經(jīng)理（助理、主管、文職人員等)

課程大綱            

前言：通過行政工作者定位解讀讓我們看到幾個關(guān)鍵詞：協(xié)助、日常事務(wù)、提供參謀建議、溝通協(xié)調(diào)、橋梁關(guān)系，這是行政工作特殊性的解讀，他必定是完成領(lǐng)導(dǎo)目標為先，協(xié)助統(tǒng)籌協(xié)調(diào)更多的事務(wù)性的工作，如何通過自我認識提升工作效率，讓企業(yè)溝通橋梁更加有效、可靠、穩(wěn)??？是課程學(xué)習(xí)的重點內(nèi)容。

模塊一 如何成為領(lǐng)導(dǎo)身邊優(yōu)秀助手？      3小時

l  今天我是單位的形象代言人；你的聲音、行為方式、內(nèi)心結(jié)構(gòu)展示工作的能力。

l  領(lǐng)導(dǎo)需要什么樣的優(yōu)秀助手？通過對領(lǐng)導(dǎo)的需求分析，不同層級助理的定位進行自我評價，提升自我能力塑造，與領(lǐng)導(dǎo)需要的工作能力做深度匹配。

l  了解我的工作優(yōu)勢與工作行為風(fēng)格；通過行為測評，分析過去三至六個月你的行為風(fēng)格與工作優(yōu)勢，并給予您針對性的建議和指導(dǎo)。

l  我們單位對行政崗位的職責(zé)要求解讀與分析；針對每個單位的需要分享行政崗位的職責(zé)，清晰任務(wù)，明確工作目標。

l  案例分享：做個溫暖的行政管理者：心細周到、積極的態(tài)度、良好的人際關(guān)系。

l  本模塊總結(jié)：如何成為領(lǐng)導(dǎo)身邊優(yōu)秀助手？我們的工作特征：多樣瑣碎性、隨機突發(fā)性、領(lǐng)導(dǎo)指派性、保密性。聊天十分鐘：說說你的不適應(yīng)及問題分析。

模塊二 塑造和諧人際關(guān)系，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任      3.5小時

l  了解我的人際關(guān)系構(gòu)建圖，盤活人際關(guān)系，為企業(yè)創(chuàng)造最大效益。

l  什么樣的人會更容易獲得良好的人際關(guān)系？親切的微笑、溫暖自信的眼神、握手練習(xí)、清新問候、身體距離、為他人著想、學(xué)習(xí)贊美等實戰(zhàn)練習(xí)。

l  接待工作意義分析，突破只花錢、沒效益的無效接待模式。

l  接待來訪客人的流程設(shè)計和禮品贈送；觀摩先進單位接待流程設(shè)計。

l  與新聞工作者交往注意事項與細節(jié)把控，并情景練習(xí)；

l  與不同個性領(lǐng)導(dǎo)、同事相處之道；創(chuàng)造積極的語言結(jié)構(gòu)，與不同領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的領(lǐng)袖交往，學(xué)習(xí)傾聽，了解領(lǐng)導(dǎo)表達的意思與重點，職業(yè)化的總結(jié)與歸納。

l  模擬練習(xí)：接受不清晰的工作指示時、本周工作匯報流程與內(nèi)容、商討問題時、面對領(lǐng)導(dǎo)的壞脾氣時，小組總結(jié)，這個案例中我的收獲。

l  本模塊總結(jié)：與領(lǐng)導(dǎo)相處的時間，學(xué)會虛心請教，交流匯報要簡要，內(nèi)容真實詳盡，與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系簡單，尊重上司，學(xué)會為他救場。

模塊三 我的系統(tǒng)工作統(tǒng)籌與時間管理       5小時

l  了解壓力環(huán)境下我的時間管理模式：這是何瀾老師獨家版權(quán)的壓力環(huán)境下我的時間管理模式的測評工作，看到你的時間管理模式瓶頸與問題。

l  探索我的生命價值觀：專業(yè)的心理學(xué)底蘊幫助你分析你的生命價值觀，看清楚生命的需求和關(guān)注，提升生命幸福值。

l  我的時間都花在哪里？清晰時間大盜：我們?nèi)松退?00年，你的一百年中的生命價值在哪里？

l  高級行政管理者工作統(tǒng)籌技巧；

1、我的系統(tǒng)思維方式訓(xùn)練：面對多任務(wù)管理，多領(lǐng)導(dǎo)指示工作時，工作準備、步驟展開、緊急重要程度的分類。

2、為自己的人生開始規(guī)劃：從夢想到現(xiàn)實，從日計劃、月計劃、年計劃的制定和落實。

3、精力管理：根據(jù)生理節(jié)奏制定工作：了解精力最旺盛的時候，學(xué)會聚焦，學(xué)會制表，制表的要點和注意事項，學(xué)習(xí)辦公室5S管理。

4、信息管理：如何處理電子郵件？如何收集信息獲取資料？

5、信息管理：如何管理電腦文件與文件儲存習(xí)慣？

6、     信息管理：如何處理報紙雜志？

7、     信息管理：學(xué)習(xí)快速閱讀。

8、     為自己準備各類工作和生活清單。

9、     接聽電話禮節(jié)與情景練習(xí)；面對難以對付的客人和電話應(yīng)對技巧。

10、上司約會、出差行程安排策略與方法。

11、常見企業(yè)高效會議管控要點。

l  本模塊總結(jié)：兩天中學(xué)習(xí)到提高工作效率的方法、我立刻要行動和改變的是什么？建立改善監(jiān)督機制。

模塊四 面對壓力環(huán)境，提升我的抗壓力        1、5小時

l  我在社會環(huán)境中角色的扮演和自我認識；

l  認識我的壓力狀態(tài)；

l  堅定自信三部曲；

l  學(xué)會確定自己的內(nèi)容，學(xué)會說不；

l  提出清晰的，他人可接受的要求；

l  認識爭吵；

l  學(xué)會同意；

l  認識自己決定改變的時刻；

l  飲食減壓、音樂減壓、睡眠減壓、運動減壓等內(nèi)容體驗；

l  心靈冥想：學(xué)會接納；（二十分鐘）

l  面對挫折，依然快樂的八大秘訣。

本模塊總結(jié)：職業(yè)秘書職業(yè)修煉。

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