由一次管理信息化所想到的——淺談“執(zhí)行力”文化的打造
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筆者以前工作的一家上市公司,因為競爭日趨激烈,擬通過上線ERP來提高企業(yè)效率,降低成本。為此,花了大價錢配置了國外先進的ERP系統(tǒng),聘請了國內(nèi)知名公司進行實施,項目進展似乎順利。但在實際運行中,一個小問題卻難為了公司:誰來維護物料的編碼及屬性?因為物料編碼及屬性是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎,就有如大廈之于鋼筋水泥一樣。
有人會說,這還不簡單?指定某個人負責不就完了嗎?公司當時確實這么做了,指定了一位工藝人員專司此事。起初指派該員工負責此事時,該員工還一度顧慮重重,被公司領導以“執(zhí)行力差”為由特地狠狠地批評了她一頓。一切進展都似乎很順利。但系統(tǒng)幾個月運行下來,財務報表不準、成本核算嚴重失真、產(chǎn)品滯料出現(xiàn)了一大堆...最后,項目運行除向了嚴重問題,不得不推倒重來,花費了大量的人力物力!是該員工執(zhí)行力不強,數(shù)據(jù)沒及時維護嗎?檢查該員工的工作,她都及時地進行了維護工作,工作沒有任何差錯。但探究問題根源,還是出現(xiàn)在了執(zhí)行力問題上——編碼重復很多,屬性定義混亂,從而導致了核算不準、庫存滯料等一大堆問題,最終導致了項目運行不下去,推倒重來。哪,問題究竟出在什么地方?
探究該項目失敗的原因,就會發(fā)現(xiàn)很多影響執(zhí)行力的問題,主要有三點:1、員工積極性、主動性不強,工作純粹按部就班,導致了編碼重復問題的發(fā)生而沒有效杜絕。2、工作的制度性安排不合理,部門間的協(xié)作和工作流程沒理順,導致屬性定義準確性差,工作在此郁結。3、領導解決問題的方式粗放、簡單,使得該員工工作上深層次的困難沒有解決,反被簡單的行政命令所掩蓋,導致后繼矛盾集中爆發(fā)。話為什么這么說呢?
首先談談該員工的問題。物料編碼重復,主要是替代物料的出現(xiàn),使兩個看似不同實則功能完全相同的物料被界定成了兩個不同的物料,這是電子行業(yè)常見的現(xiàn)象,研發(fā)和采購部門人員由于信息不對等往往容易出現(xiàn)該類問題。該員工身為工藝人員,本身就是研發(fā)和采購之間的一座橋梁,她只要認真審核每一次物料編碼的參數(shù)描述,就很容易識別哪些是真正的新物料,哪些看似新物料其實是老物料,從而杜絕重復編碼;對于少數(shù)拿不準的,完全可以要求研發(fā)人員清晰界定,甚至招集研發(fā)和采購人員共同推定。結果呢,由于工作繁忙等等原因,凡有人申請新物料編碼,她都是簡單審核即一律編碼,從而導致了大量重復編碼的出現(xiàn),物料重復采購,呆滯料大量形成。試想,假如該公司是員工自己開的,她會這么草率,會不思考這種重復編碼導致大量滯料的后果嗎?可見,該員工工作不盡心盡責,沒有積極主動地想辦法把漏洞堵好是其原因之一。
其次談談制度安排方面的問題。參數(shù)定義不準,問題在于多個參數(shù)由不同部門分別定義,前道的不準確影響到了后繼工序所致,其核心是各部門參數(shù)定義隨意性大。問題如果深究一下,也很容易解決,對各參數(shù)定義人員進行操作性培訓、充分強調(diào)其重要性;在參數(shù)定義完成后進行審核——本部門審核或者后繼作業(yè)部門審核皆可,或者加強對出錯率的考核,不都可以有效解決問題?結果,數(shù)據(jù)有效性的問題都沒有人把關。或者,對該員工的工作進行適當調(diào)整,考慮到該工作的專業(yè)性和重要性,專門安排該員工專職編碼、參數(shù)審核及定義,并在崗位、薪酬上進行調(diào)整,而不是像現(xiàn)在一樣身兼多職,問題不也很容易解決?新事務出現(xiàn)后沒有對工作流程、崗位等制度性安排做及時調(diào)整,最終導致了公司巨大的損失??梢娭贫鹊任醇磿r調(diào)整往往是影響事情得到有效執(zhí)行更重要的原因。
最后,看看公司領導的領導方式問題。對于該員工的困難,領導不是沉下心來,共同探討解決問題的辦法,而是對該作業(yè)者一陣呵斥,導致員工有困惑不敢說,有苦不敢訴,最終使執(zhí)行出現(xiàn)出了嚴重偏差。也許有的領導說,我這么忙哪有工夫忙這些事、具體問題我也不熟悉?這種說法其實有推托責任的嫌疑。問題其實很簡單,讓員工積極想主意拿出個操作意見,或者鼓勵該員工把幾個相關部門招集在一起協(xié)商個辦法,領導最終決定、拍板,事情不就很好解決了?但領導粗暴、簡單的方式卻將問題堵于無形。再試想,假如該領導相信該員工是一個會積極想辦法解決問題的員工,相信她所提問題一定是她很困惑或很重要的問題題,從而努力幫她解決,而該員工又確實非常積極、主動,該事情處理起來將會是什么效果?可見該領導的工作方式是導致問題被掩蓋、執(zhí)行效果不好的重要原因,而領導和下屬彼此信任度不夠協(xié)作性一般也是背后很重要的因素之一。
不單單從這件事情上可以看出影響執(zhí)行力的很多方面,其實再思考公司的很多方面,都有執(zhí)行力不到位,而原因多種多樣的問題。許多公司戰(zhàn)略執(zhí)行力差,辦事困難重重,工作效率嚴重低下,是不是都是執(zhí)行力差的表現(xiàn)?執(zhí)行力差,有沒有員工的能力不足,領導缺乏指導、培養(yǎng)和栽培的問題?有沒有員工缺乏主人翁意識,領導沒有及時批評、引導、指正?有沒有工作流程不暢通,缺乏及時疏導的問題?有沒有領導不以身作責帶頭破壞規(guī)矩的問題?有沒有制度安排不合理、官樣文章太多實在內(nèi)容太少的問題?有沒有戰(zhàn)略方向的錯誤難以執(zhí)行的問題?...凡此總總,可以追索出許許多多公司制度和管理上的問題來。
當然,僅僅找出執(zhí)行力問題的根源還是不夠的,關鍵是要解決問題,打造富于執(zhí)行力的文化,營造執(zhí)行力的團隊。哪怎樣才能打造富于執(zhí)行力的企業(yè)呢?
打造執(zhí)行力,關鍵在于中層。中層是企業(yè)的脊梁,在企業(yè)中往往起著組織和協(xié)調(diào)作用。但我們許多中層干部,命令主義盛行,在企業(yè)僅起著簡單的上傳下達“傳聲筒”作用,有的甚至連任務的背景、目的、要求都懶得與員工說清楚,更不要說指導、協(xié)助員工怎么解決問題了。試想,這樣的執(zhí)行,下屬的工作質(zhì)量會好到哪里去?這樣的部門,執(zhí)行力氛圍會怎樣?一定是士氣一般,工作沉悶,“交差了事”風氣盛行。還有的領導,本位主義、山頭主義盛行,下面人員不更就推諉、扯皮盛行起來?相反,如果領導帶領大家一同出主意、想辦法,大家參與的積極性高,自主地觀念強,這事情的執(zhí)行效果又會怎樣?如果本部門對其它部門主動幫助,如果員工在執(zhí)行過程中遇到具體困難,領導帶領大家一同排憂解難,領導甚至有時吃苦在前、享樂在后,身先士卒,員工又會作何感想?可見,打造執(zhí)行力,中層領導往往是關鍵。
打造執(zhí)行力,高層往往起著榜樣的作用。領導在某些方面的模范示范,往往會有事半功倍的效果。高層破戒公司禁煙規(guī)定,下面一定跟著效仿;高層領導辦事好不輕易承擔責任,下面辦事也就一定喜歡敷衍舍則,辦事拖沓懶散;高層領導喜歡凡事議而不決、夸夸其談,下面就一定喜歡歌功頌德,不謀正事!相反,高層領導對某一不合理現(xiàn)象只要一嚴厲批評,下面該現(xiàn)象馬上就會銷聲匿跡;高層領導只要對某事不斷跟進,這事下面辦起來就一定會順順單單有結果;領導經(jīng)常到親近客戶、到一線實地了解情況,公司上下層就一定會行動起來緊緊圍繞客戶和一線轉(zhuǎn)!2000年,任正非的一篇“華為的冬天”,立馬使“危機中“華為銷售突破了220億;任正非的一次“廢品獎勵研發(fā)人員”,就使得公司產(chǎn)品研發(fā)質(zhì)量邁上了一個新的臺階!可見,在打造執(zhí)行力方面,高層往往一句話、一件事、一次巡視、一次示范,往往起到事半功倍的作用。
當然,打造執(zhí)行力,員工是基礎,而基礎管理是根本。員工有沒有能力,員工是否習慣于積極主動地想辦法解決問題,員工之間是否倡導密切協(xié)作,將是企業(yè)執(zhí)行力是否能長久的基礎。不僅僅是員工,企業(yè)的基礎管理也是影響執(zhí)行力的重要因素。職責是否清晰,流程是否通暢,基礎數(shù)據(jù)和信息是否準確、以客戶、事實和效果為基礎工作方式方法是否建立,尊重他人的風氣是否養(yǎng)成,不斷完善和優(yōu)化的習慣是否造就,將直接決定著整個組織在業(yè)務的各個層面是否有更好的執(zhí)行力,更高效地運行。為此,企業(yè)領導一方面要主抓市場和經(jīng)營,另一方面也要不時夯實管理基礎,從基礎信息、數(shù)據(jù)、基本職責、基礎崗位、基本流程和基本工作方法等方面不斷強化企業(yè)的根基。只有基礎牢固了,許多小事就會消除在基層、萌芽狀態(tài),協(xié)調(diào)的工作就會少得多,高層就能集中精力抓大事、抓要事,從而保證企業(yè)在正確地軌道上越走越好。
當然,打造執(zhí)行力的文化不是一朝一夕的事,需要有個循序漸進的過程。為此,建議打造執(zhí)行力,首先從領導抓起,在思想中樹立斷強化執(zhí)行力的意識,并在日常的管理中不斷強化執(zhí)行力的制度和文化;其次,從具體事情抓起、從一件件具體事情的分解、責任落實、跟蹤反饋、事后評估抓起,來不斷強化執(zhí)行力;再次,強化執(zhí)行,要逐步過渡到制度清理和建設,使得制度真正支持執(zhí)行力的打造,打造高效運行的組織來;最后,強化執(zhí)行力,培養(yǎng)積極、主動、創(chuàng)造的文化氛圍是關鍵!只有調(diào)動了員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性,執(zhí)行力的才能在企業(yè)真正生根發(fā)芽。
總之,企業(yè)只有真正建立了一整套重視執(zhí)行的組織體系,并建立起相應的制度、文化保證,企業(yè)的執(zhí)行力建設才會越來越好!
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