員工工作成績管理系統(tǒng)。
員工工作成績管理系統(tǒng) 目 錄 | | |第一節(jié) 為何需要員工工作成績管理系統(tǒng)？ | |第二節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)員工工作成績?nèi)绾螏椭芾砣藛T？ | |第三節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)為何有時失誤？ | |第四節(jié) 如何使用管理員工工作成績的成績考核表？ | |第五節(jié) 如何監(jiān)控員工工作成績并給以定期反饋 | |第六節(jié) 如何使用員工工作成績考核表評價員工工作成績 | |第七節(jié) 如何進(jìn)行定期員工作成績考核 | |第八節(jié) 如何進(jìn)行工作成績考核會見 | |第九節(jié) 如何通過開發(fā)計劃提高員工工作成績 | |第十節(jié) 怎樣使政治脫離員工工作成績管理 | 第一節(jié) 為何需要員工工作成績管理系統(tǒng)？ 1．用作制定行政決議的手段。 那些決議，包括應(yīng)該送誰去做某種培訓(xùn)，應(yīng)該給誰哪個任務(wù)，以及誰有資格做提升的候 選人。這些決議都需要能從員工工作成績管理系統(tǒng)獲得的準(zhǔn)確信息。 2．提高員工的積極性和開發(fā)性。 員工需要他們工作得如何的反饋以維持他們的工作積極性、揚棄他們的實力和弱點。工 作成績管理系統(tǒng)提供了給員工反饋以及設(shè)計對他們有效的未來發(fā)展規(guī)劃的程序。 3．評價人員計劃的有效性。 許多人員政策都是有計劃的吸引、保持、促進(jìn)和培養(yǎng)最熟練的有能力的員工。員工工作 成績管理系統(tǒng)鞏固了我們在挑選和培養(yǎng)有能力的員工方面的成功。 第二節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)如何幫助管理人員？ 1．給員工提供明確的方向感。 員工往往拿不準(zhǔn)他們所執(zhí)行的不同工作任務(wù)的重要性并且會為非優(yōu)先級的任務(wù)付出大量 的時間。工作成績管理系統(tǒng)幫助管理人員準(zhǔn)確地傳達(dá)哪些任務(wù)應(yīng)得到最高優(yōu)先級，這樣 便增長了工作單位的效率。 2．告訴員工將用于評價他們的標(biāo)準(zhǔn)。 在員工工作成績管理系統(tǒng)下管理人員和員工討論用于評價工作成績的標(biāo)準(zhǔn)。這樣，如果 員工們選擇了執(zhí)行這項任務(wù)他們就知道了評價他們工作成績的根據(jù)以及時改變他們的行 為。這種認(rèn)識增強了他們對評價的公正感并使他們對其管理人員和城市更滿意。 3．及早確定執(zhí)行問題。 員工工作成績管理系統(tǒng)要求管理人員有規(guī)律的監(jiān)察員工的工作成績，給以反饋并使員工 有效的改善任一弱點。這種監(jiān)察導(dǎo)致了在對單位產(chǎn)量產(chǎn)生負(fù)面影響之前及早察覺和改正 執(zhí)行問題。 4．改善員工和管理人員之間的溝通和信任。 員工工作成績管理系統(tǒng)為員工和管理人員提供了頻繁的相互影響、共同工作的機會以提 高工作成績。 這些相互影響促使了雙方之間建立信任而且改善了他們與另一方公開溝通工作問題的能 力。 第三節(jié) 員工工作成績管理系統(tǒng)為何有時失誤？ 員工工作成績管理系統(tǒng)因幾個不同的原因有時失誤。本節(jié)簡要介紹系統(tǒng)失誤的潛在原因 ，而本手冊后面的部分會更詳細(xì)的敘述它們。 1．管理人員未能用好管理員工工作成績的工作成績考核表。 管理人員時常直到當(dāng)工作成績考核會見時他們提交對員工的評價時都未能與員工們論討 工作成績考核表。 在一個工作周期開始前，極其重要的是管理人員與他們的員工會面并且商定此后將用于 工作成績評價的指標(biāo)、因素和標(biāo)準(zhǔn)的含義。通過在工作周期開始時與員工核對這個表格 管理人員有機會把員工的工作引向那些最重要的工作方面。 2．員工工作成績監(jiān)察存有偏見并且未能給出定期反饋。 員工工作成績管理系統(tǒng)時常因為管理人員對他們的員工的工作行為的觀察和記憶會有偏 見而出錯?？赡茉斐蛇@種偏見的原因是，管理人員精力集中于不相關(guān)的工作行為而忽視 了整個工作周期內(nèi)有規(guī)律的觀察行為，或者依賴他們的記憶回憶六至十二個月前發(fā)生的 事件。管理人員應(yīng)該隨同有代表性的監(jiān)察工作向員工提交定期的反饋告訴他們他們進(jìn)步 得怎樣。如果沒有提交這種反饋，員工們直到周期結(jié)束也未必會改變他們的工作，并且 會感到工作成績管理系統(tǒng)故意只評價成績而不去改進(jìn)它。 3．評價員工工作成績時造成的等級錯誤。 評價者當(dāng)他們在員工工作成績考核表上評定員工的工作成績時時常造成許多錯誤。這些 錯誤通常是無意識的，而且如果評價者學(xué)會鑒別錯誤并有機會做成績定級且收到定級的 反饋，這些錯誤是能夠避免的。 4．員工工作成績考核會見進(jìn)行得不好。 在員工工作成績考核會見時管理人員與員工討論他們對前一工作周期中員工工作成績的 評價。這個會議對于更正評價錯誤、確定工作弱點和改進(jìn)未來的工作是極其有用的。然 而，如果會見進(jìn)行得不好，如管理人員和員工方面缺少準(zhǔn)備，員工未被鼓勵參加，工作 成績被批評而改進(jìn)的目標(biāo)又沒有樹立等等，這樣會見不太可能會有積極的效果。 5．未制定員工發(fā)展規(guī)劃。 一旦員工工作成績已被評定，員工工作成績管理系統(tǒng)就要求員工與管理人員共同制定改 進(jìn)工作的發(fā)展規(guī)劃。這個計劃通常規(guī)定在給定的時限內(nèi)尋求哪些改進(jìn)，管理人員和員工 將各自采取什么行動以確保這些工作改進(jìn)有成效。 6．政治因素進(jìn)入了員工工作成績管理系統(tǒng)。 如果管理人員寧愿為了政治目的而使用員工工作成績管理系統(tǒng)而不是為了準(zhǔn)確觀察、公 正評價和關(guān)注改進(jìn)員工工作成績，此系統(tǒng)不太可能成功。極為重要的是管理人員承認(rèn)政 治因素的有害作用并且共同防止這些因素影響系統(tǒng)。 第四節(jié) 如何使用管理員工工作成績的成績考核表 第一部分 綜述 本節(jié)的目的是指導(dǎo)管理人員如何使用員工工作成績考核表來管理員工工作成績。在周期 結(jié)束時使用表格來評價員工的工作成績之前，要在每個工作周期開始時必須完成幾項任 務(wù)。表格有如下兩個不同的部分： （1）用于所有職務(wù)的工作成績因素； （2）適用于專業(yè)的或管理的員工的工作成績指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。 工作成績因素—適用于所有職務(wù) 工作成績因素是絕大多數(shù)職務(wù)公有的工作成績方面，例如專業(yè)知識、工作關(guān)系、公眾聯(lián) 系、產(chǎn)量。每個因素都伴有三個描述標(biāo)準(zhǔn)，它們幫助管理人員確定員工在這個因素上做 得如何好。管理人員與員工在工作周期開始時當(dāng)面讀一遍因素的定義和標(biāo)準(zhǔn)，并且就評 價的是什么以及每一個因素相對于其它因素所得到的權(quán)重達(dá)成一致。 工作成績指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)—適用于專業(yè)或管理職務(wù) 工作成績指標(biāo)準(zhǔn)確地告訴員工期望他們達(dá)到什么。指標(biāo)是員工在指定的工作時期內(nèi)所取 得的最重要的成績結(jié)果。對于每個專業(yè)或管理職務(wù)可制定不同的成績指標(biāo)。管理人員和 員工在每個工作周期開始時共同制定它們而且還要確定給予每個指標(biāo)相對于其它指標(biāo)的 權(quán)重。 管理人員與員工結(jié)合指標(biāo)制定成績標(biāo)準(zhǔn)，或決定員工已達(dá)到的指標(biāo)的好壞的尺度。成績 標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)說明了如果達(dá)到了指標(biāo)則必須取得的實際效果或應(yīng)具備的條件。管理人員與員 工將給每個指標(biāo)確定三條標(biāo)準(zhǔn)—指標(biāo)完成得不滿意、稱職和極好。一旦制定了，這三條標(biāo) 準(zhǔn)會確定五級分評價制，并幫助管理人員按照員工們工作的好壞（從“1”至“5”）對員工 的每個指標(biāo)的成績進(jìn)行評級。 兩部分的加權(quán)—適用于專業(yè)或管理職務(wù) 在工作周期開始時，這個工作組內(nèi)的管理人員和員工必須選定給予兩部分（成績指標(biāo)和 因素）中的每一個多少權(quán)重。實際上，如果他們覺得一個部分會更好地提供他們的成績 的可度量的結(jié)果，那么他們可以選擇只使用一個部分。如果打算使用表中的兩個部分， 管理人員與員工必須達(dá)成一致的是，成績指標(biāo)所獲得的級別在綜合評定分?jǐn)?shù)中相對于成 績因素獲得的級別要加多少權(quán)重。一旦完成了上述全部工作，兩種表格即準(zhǔn)備好了以便 使用。 員工工作成績考核表概要 表格的第一部分可以適用于所有的職位并包含如下組成部分：（1）十一個工作成績因素 ；（2）隨同每個因素的三個描述標(biāo)準(zhǔn)；（3）給予每個成績因素的相對于其它因素的權(quán) 重。因素部分之后是指標(biāo)部分，它既可以獨自使用也可由專業(yè)或管理員工結(jié)合因素部分 使用。這個部分的組成包括（4）成績指標(biāo)；（5）隨同每個指標(biāo)的三個標(biāo)準(zhǔn)（不滿意、 稱職、極好）；（6）給予每個指標(biāo)的（相對于其它指標(biāo)的）權(quán)重,它出現(xiàn)在示出指標(biāo)的 頁底；（7）給與兩個部分（指標(biāo)和因素）的相對權(quán)重在表格最后一頁。更加詳細(xì)地討論 每個部分，請查閱表格的副本。 第二部分 準(zhǔn)備使用員工工作成績因素 I． 部門目標(biāo) 知道城市和部門的取向?qū)τ趩T工們來說是重要的，這樣便于他們能夠了解他們的工作如 何影響部門以及他們工作的什么元素是優(yōu)先的。 II．分析員工的工作 管理人員會見員工之前，管理人員應(yīng)該得到員工職位分析調(diào)查表（PAQ）。管理人員應(yīng)用 這份表格可以用必需成功地完成任務(wù)（參見附錄A）的工作因素（工作成績的方面）與P AQ上確定的每個主要任務(wù)相比來分析員工的工作。例如，行政助理的任務(wù)之一就是恰當(dāng) 地回答客戶電話，因而專業(yè)知識對于這個任務(wù)的成功完成是很重要的。管理人員會通過 在PAQ上的右列、任務(wù)的描述之后填入一個1（數(shù)字代表表格的因素觀察記錄表部分的職 業(yè)知識）指出專業(yè)知識對于完成這項任務(wù)的重要性。管理人員應(yīng)該仔細(xì)檢查PAQ上確定的 對于每個主要任務(wù)所作的這個步驟。 這個步驟在與員工討論將產(chǎn)生極好、稱職或不滿意級別的特定行為中將是有幫助的。它 對于決定哪些因素對于員工的工作更重要、應(yīng)較重地加權(quán)也是必要的。 III．與員工會面考核因素 管理人員一經(jīng)分析了員工的工作，他應(yīng)該開會考核工作成績因素及預(yù)期為不滿意、稱職 或極好等級的成績等級。重要的是預(yù)期結(jié)果要與員工的PAQ表中所反映的在其職務(wù)上的實 際所作緊密相連。 管理人員與員工在會見中討論員工以往的工作、需要改進(jìn)的方面以及將來他們想實現(xiàn)什 么。他們討論的基點應(yīng)集中于員工的工作分析調(diào)查表。管理人員應(yīng)該解釋表格怎樣定義 工作成績的諸方面（工作因素），相信這對于每項任務(wù)的成功完成是重要的。例如，管 理人員可以指出為了評上專業(yè)知識因素的“稱職級”，員工必須能夠回答其他員工們提出 的抱怨、濫用材料和訓(xùn)練程序方面的絕大多數(shù)問題。 隨后，管理人員和員工可以從PAQ表上獲得對于每個工作因素的每個等級的成績要去執(zhí)行 什么達(dá)成共識。當(dāng)員工與管理人員談到每個工作因素時，他們應(yīng)該將說明填入每個因素 項橫過本頁的空白處，簡要說明要評上每個因素的極好級、稱職級和不滿意級應(yīng)該做什 么。 在這時初步會見應(yīng)該結(jié)束，員工應(yīng)該拿走一份PAQ表的副本和工作成績考核表的副本并在 下次會見前檢查它。 IV．開會給每個因素加權(quán)并簽署員工工作成績考核表 管理人員與員工間的第二次會面通常應(yīng)該是制定將給與工作周期內(nèi)每個成績因素的加權(quán) 。權(quán)重應(yīng)反映出特定因素相對于其它因素的全部重要性。權(quán)重應(yīng)以百分?jǐn)?shù)表示，以使所 有因素的權(quán)重總合為百分之百。它們應(yīng)記錄在表格的第三頁并且將用來在工作周期結(jié)束 時計算工作成績考核的總分。假如情有可原的情況使得有必要改變權(quán)重，那么管理人員 和員工都應(yīng)同意改變才行。 注意：擁有兩個或更多同樣職務(wù)的員工的管理人員需要調(diào)整員工們因素權(quán)重的制定這些 員工履行的是有些或全部相同的職責(zé)。與這些職責(zé)相關(guān)的所有因素應(yīng)該對全部有關(guān)的員 工用相同的方式來衡量，以便使用嚴(yán)格一致的工作標(biāo)準(zhǔn)。 第三部分 制定專業(yè)和管理員工的工作成績指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的步驟 專業(yè)和管理員工有權(quán)選擇使用全部因素、所有指標(biāo)或兩者結(jié)合作為它們的工作成績考核 的基點。 I． 部門目標(biāo) 知道城市和部門將來的取向?qū)τ趩T工們來說是很重要的，這樣便于他們了解他們的職務(wù) 對于部門的影響。 一旦部門的目標(biāo)確立了，每個員工就能夠明確在達(dá)到這些目標(biāo)中他或她將要有什么部分 職責(zé)。于是在部門目標(biāo)中員工的那部分就成為他或她自己的目標(biāo)。在制定員工工作成績 考核表之前將部門目標(biāo)分與員工。 II．分析員工的工作 管理人員和員工都應(yīng)分別分析員工的工作。他們應(yīng)該查閱他們的PAQ表作為確定工作 預(yù)期目標(biāo)的基點，了解主要職責(zé)是什么，下一年將計劃做什么，在工作上會遇到什么問 題，以及意欲對工作加以什么改進(jìn)。鼓勵員工勤于這個步驟，因為一旦獲得了整個工作 職責(zé)，你將會得到從何開始的信息。 注意：擁有兩個或更多同樣職務(wù)的員工的管理人員需要調(diào)整他們的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的制定這 些員工履行近于有些或全部相同的職責(zé)。與這些職責(zé)相關(guān)的任何指標(biāo)應(yīng)該對全部有關(guān)的 員工用相同的方式來記錄和衡量，以便使用嚴(yán)格一致的職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。 III．召開預(yù)備會 每當(dāng)花費了時間去分析任務(wù)、職責(zé)、需要改進(jìn)的方面以及員工們想在將來達(dá)到什么目標(biāo) 之后，管理人員和員工開會討論他們的工作。管理人員和員工可以通過這種分析確定哪 些工作和職責(zé)將用于制定員工的指標(biāo)。 除了工作的主要職責(zé)外，管理人員和員工之間所要討論的其他方面應(yīng)是什么形式的專業(yè) 開發(fā)會有益于員工。專業(yè)開發(fā)可能是短期的，像提高以往工作技能的培訓(xùn)班，或者也可 能是長期的，像到學(xué)校去學(xué)習(xí)將有助于員工在部門和機構(gòu)內(nèi)提升的新的技能或知識。管 理人員和員工應(yīng)該決定什么專業(yè)開發(fā)是理想的以及怎樣做何時做。專業(yè)開發(fā)計劃還用在 制定員工指標(biāo)上。 IV．準(zhǔn)備草表 員工和管理人員應(yīng)該基于預(yù)備會中討論的想法各個獨立地完成員工工作成績考核表的草 表。這些草表應(yīng)該分別去完成，以便每個人都有機會表達(dá)他或她的全部想法。草表應(yīng)該 有如下組成： A．員工工作成績指標(biāo) 指標(biāo)是員工在規(guī)定時期取得的最重要的工作成果。他們應(yīng)該符合下列標(biāo)準(zhǔn)： * 詳細(xì)說明—便于員工和管理人員都準(zhǔn)確知道要達(dá)到什么。 * 可衡量的或可觀察的—便于員工和管理人員都知道指標(biāo)何時完成。 * 現(xiàn)實的—便于它們能夠在執(zhí)行期間達(dá)到。 * 具有挑戰(zhàn)性—便于員工被它們所激勵。 * 協(xié)調(diào)一致—便于它們促進(jìn)部門目標(biāo)的實現(xiàn)。 B．工作成績標(biāo)準(zhǔn) 工作成績標(biāo)準(zhǔn)是區(qū)別指標(biāo)的不同執(zhí)行水平的衡量。成績標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)說明了必須取得的實際 結(jié)果或如果達(dá)到了指標(biāo)所應(yīng)具備的條件。 對于每個指標(biāo)有三個成績標(biāo)準(zhǔn)—不滿意、稱職和極好。成績標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合下列標(biāo)準(zhǔn)： * 詳細(xì)說明—以便員工和管理人員都會準(zhǔn)確知道預(yù)期的是什么結(jié)果。 * 可衡量的或可觀察的—以便員工和管理人員都會知道員工已達(dá)到指標(biāo)的好壞。 * 合理的—以便每個員工都有可能達(dá)到高等級。 C．加權(quán)—指標(biāo)、因素和部分 每個指標(biāo)的加權(quán)表示對于整個工作來說指標(biāo)的相對重要性。它允許管理人員和員工給與 特定的指標(biāo)和因素以高于其它指標(biāo)和因素的優(yōu)先權(quán)。加權(quán)用全部工作的百分?jǐn)?shù)表示，將 用來確定在評價期間結(jié)束時第II部分的分?jǐn)?shù)。所有的指標(biāo)均被單個地相對于第II部分的 每個其它指標(biāo)來加權(quán)。工作成績因素也是單個地相對于第I部分的另一個因素來加權(quán)。 最后，第I部分和第II部分還要給與相對于另一個的加權(quán)。全部評價由第I部分和第II部 分的分?jǐn)?shù)組成。 V．完成員工工作成績考核表 完成指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的草表后，管理人員和員工開會討論并合作完成員工工作成績考核表的 最終表格。（不是總有可能在一次會議中完成最終計劃）。表格一般是年周期填寫。工 作成績計劃會議上的討論必須是公開的，以便參加者都感到能自由提出意見。管理人員 必須鼓勵員工參與討論。這很重要，因為員工會更盡職地去達(dá)到指標(biāo)，他或她在其中已 經(jīng)有了大量的投入。換句話說，管理人員需要保證員工的指標(biāo)與部門中的其他人協(xié)調(diào)， 而且結(jié)果將與城市的整個目標(biāo)相一致。下列部分提供了怎樣去制定員工工作成績計劃的 詳細(xì)指導(dǎo)。 A．員工工作成績指標(biāo) 員工工作成績指標(biāo)、工作成績標(biāo)準(zhǔn)和它們的加權(quán)將在工作成績計劃階段制定。 1．工作成績指標(biāo) 管理人員和員工應(yīng)該將生效的指標(biāo)寫入說明員工所預(yù)期達(dá)到目標(biāo)的表格內(nèi)。它們必須包 括如下公式的必要部分： 范例 我將要 + 行動許諾 + 關(guān)鍵效果 + （時間）。 我將要 開發(fā) 改組我的公司 至九月三十日。 “我將要”把指標(biāo)置于員工的個人等級上。通過確定指標(biāo)成為員工的單獨職責(zé)，它將對個 人有非常大的影響。 “行動許諾”是動詞，它表示某種行動，像：開發(fā)、實現(xiàn)、改進(jìn)、學(xué)習(xí)、做或作。 “關(guān)鍵效果”是當(dāng)指標(biāo)完成時必須達(dá)到的效果。 “時間”是指標(biāo)的可選擇部分。如果完成日期或最終評價日期是評價日期的兩個月以后， 那么就不必寫。然而對于許多指標(biāo)來說日期或時限將是工作成績標(biāo)準(zhǔn)的一部分。 工作成績指標(biāo)隨它們所提供的效果和目的分為三個種類。解決問題或創(chuàng)新、例行任務(wù)和 專業(yè)開發(fā)，這些種類描述如下： a．解決問題或創(chuàng)新指標(biāo)—解決問題指標(biāo)糾正員工工作中的問題，像工件積壓。 創(chuàng)新指標(biāo)給與員工采取將有益于部門的新的方案或程序。這種指標(biāo)使得員工應(yīng)用從未用 過的專業(yè)技能或者學(xué)習(xí)需要做的某種工作方面的新的技能。然而，重要的是員工不得承 擔(dān)非必須的或會妨礙員工的正常職責(zé)的新的工作任務(wù)。解決問題或創(chuàng)新指標(biāo)的范例包括 ： * 我將于198 年12月1日前開發(fā)并實現(xiàn)新的文件歸檔系統(tǒng)。 * 我將于198 年8月1日前編寫程序用計算機處理我們的填報過程。 * 我將修訂部門的檔案并使其現(xiàn)代化。 b．例行任務(wù)指標(biāo)—這些指標(biāo)是為基本工作職務(wù)或職責(zé)的主要部分并要求付出主要的勞力 和時間的職責(zé)寫的。通常，例行任務(wù)應(yīng)該僅包含： （1）占工作的10%或更多； （2）表示工作的被評價的重要部分； （3）在員工需要改進(jìn)他或她的工作成績的范圍內(nèi)。 在表上不應(yīng)包括所有的例行工作；否則它會使員工難于集中到最重要的工作部分?？梢?包括的工作成績計劃的例行任務(wù)范例是： * 我將管理學(xué)費退還程序。 * 我將有規(guī)律的會見我管理下的每個員工。 * 我將遵從部門內(nèi)的所有安全措施以防意外事故。 c．專業(yè)開發(fā)指標(biāo)—這些指標(biāo)是針對增進(jìn)工作能力的專業(yè)開發(fā)活動而寫的 。它們可用于員工需要提高的重點技能或知識或者有益于員工和部門的新技能或知識。 注意！在寫這類指標(biāo)時，當(dāng)心指標(biāo)并不需要那些非正常工作需要的教育或培訓(xùn)?？梢灾?定的專業(yè)開發(fā)指標(biāo)的范例是： * 我將于198 年12月1日前完成AGTS管理學(xué)院的學(xué)習(xí)。 * 我將出席我的技術(shù)領(lǐng)域的研討會。 * 我將于198 年5月1日前完成文字處理培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)。 2．決定實施指標(biāo)的數(shù)量 新的方案對于例行任務(wù)或?qū)I(yè)開發(fā)指標(biāo)的相對比例依員工的工作和個人需要而改變?？?的方針應(yīng)是，責(zé)任越重大就應(yīng)有越多的指標(biāo)用于整個公司或部門的開發(fā)和解決問題或創(chuàng) 新方案。換句話說，責(zé)任越小，就應(yīng)有越多的指標(biāo)用于較為日常的任務(wù)。專業(yè)開發(fā)指標(biāo) 對于所有員工都很重要。 指標(biāo)必須有挑戰(zhàn)性但又不是不可能達(dá)到的。它必須對于在規(guī)定時限內(nèi)達(dá)到指標(biāo)是切實可 行的。一般經(jīng)驗是填寫5到10個之間的指標(biāo)。檢查了解填寫的指標(biāo)數(shù)是足夠的但又不過多 由如下內(nèi)容決定： * 重要的問題或問題的主要方面未被排除在外。 * 排除了次要項目。 * 計劃是切實可行的，包含的內(nèi)容不太長。 * 所有的指標(biāo)都與員工的工作有關(guān)。 * 指標(biāo)詳細(xì)說明員工下一年實際應(yīng)該做什么。 B．工作成績標(biāo)準(zhǔn) 一旦填寫了工作成績指標(biāo)，應(yīng)該填寫每一指標(biāo)的工作成績標(biāo)準(zhǔn)，即不滿意、稱職和極好 。工作成績標(biāo)準(zhǔn)保證了員工和管理人員有同樣的設(shè)想，即指標(biāo)完成得多少、好壞或何時 完成。工作成績標(biāo)準(zhǔn)通常用數(shù)量、質(zhì)量、時間或手段和方式等術(shù)語來表示。每個標(biāo)準(zhǔn)必 須包括這些術(shù)語中至少一個，為的是員工和管理人員知道工作成績指標(biāo)完成的水平。 在每個標(biāo)準(zhǔn)中填寫盡可能多的工作成績檢查以允許更好地跟蹤員工的進(jìn)步。詳細(xì)說明檢 查是每個月、每季度或每年。如果可能，填寫檢查以每季度為基準(zhǔn)。 1．用于標(biāo)準(zhǔn)的檢查類型： a．?dāng)?shù)量—這項檢查表明某工作做了多少，并且能夠用數(shù)字、比值或百分?jǐn)?shù)表示。 并非所有的指標(biāo)都必須用數(shù)量來衡量。能夠用數(shù)量來衡量的指標(biāo)最容易證實和評價，而 且很少會造成員工和管理人員之間的不一致。如果使用這種檢查，管理人員和員工必須 證實將用來檢查工作成績的數(shù)量。數(shù)量檢查的范例是： * 處理的合同數(shù) * 開發(fā)的創(chuàng)新程序數(shù) * 退回部分的百分?jǐn)?shù) * 更改預(yù)算的百分?jǐn)?shù) b．質(zhì)量—這項檢查較之?dāng)?shù)量更主觀一些，但仍然對許多標(biāo)準(zhǔn)來說是理想的。它用來 衡量工作做得好壞。填寫質(zhì)量檢查，詳細(xì)說明如果指標(biāo)執(zhí)行的等級為稱職級、不滿意級 等有什么條件或標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量檢查的范例是： * 90% 的程序參與者給它好評 * 四個小時之內(nèi)回答了所有質(zhì)詢 * 所有用戶的90% 都滿意 * 工作以少于20% 的出錯率完成 c．時間—這項檢查估定執(zhí)行指標(biāo)所需要的時間，可以填寫為最終期限或時間周期。 往往有過早規(guī)定“人為的”預(yù)期日期的傾向。在規(guī)定“人為的”日期之前，看一看其它方案 所需要的最終期限。在一年中以交替的時間交錯安排方案的最終期限和工作分配。所有 的工作安排不應(yīng)該都預(yù)期在前半年之內(nèi)或全在同一個時間。最終期限應(yīng)該均勻分布，除 非為現(xiàn)有的需求所左右。時間檢查的范例是： * 于198 年12月1日前制定計劃。 * 在收到必要的資料30天內(nèi)完成分析報告。 * 在8小時之內(nèi)將發(fā)生的事件向管理人員報告。 * 每周與每位下屬會面一次確定進(jìn)展情況。 d．手段和方式—這項描述工作怎樣做。它可以包括用來完成指標(biāo)的資源、完成指標(biāo) 所造成的產(chǎn)物（例如超出預(yù)算、改善工作關(guān)系）等。手段和方式檢查的范例是： * 按照新的聯(lián)邦法規(guī)修改加班政策（手段）。 * 與員工建立有效的工作關(guān)系（方式）。 * 應(yīng)用可用的原料完成計劃（手段）。 * 節(jié)省10%的預(yù)算金額完成工作任務(wù)（方式）。 3．提高工作成績等級—由描述完全稱職級所要求的工作成績開始。稱職級標(biāo)準(zhǔn)反映了有 資格和經(jīng)驗的員工在同樣條件下執(zhí)行同樣的任務(wù)所預(yù)期的成績。稱職級標(biāo)準(zhǔn)對于在同樣 職位的不同員工不應(yīng)該是不相同的。要確信員工具有符合標(biāo)準(zhǔn)所必要的威信和智謀。當(dāng) 填寫標(biāo)準(zhǔn)時要使用所有可能的尺度。在填寫極好級和不滿意級工作成績的那些內(nèi)容之前 ，管理人員和員工應(yīng)就稱職級標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致。 極好級工作成績代表不尋常的或相當(dāng)高質(zhì)量的水平以至于通常只能見于很小百分比的員 工當(dāng)中。不是所有員工都能獲得極好級，但是它至少應(yīng)該是他們今后工作的目標(biāo)。 在定義極好級標(biāo)準(zhǔn)時管理人員和員工首先必須確定好于稱職級的成績級別（工時少、提 高的質(zhì)量和節(jié)省原材料都是極好級工作成績的重要標(biāo)志）應(yīng)做到什么。最明顯的條件是 做更多的工作（數(shù)量）、或工作做得較快較迅速（工時），但是這些標(biāo)準(zhǔn)并不總是極好 級工作成績的準(zhǔn)確標(biāo)志。在對極好級標(biāo)準(zhǔn)使用最終期限之前，管理人員和員工應(yīng)該確定 是否完成任務(wù)越快就必須是越好。如果較早地完成任務(wù)對部門并不有益，那么他們應(yīng)該 確定員工怎樣才能更好地完成指標(biāo)才有益于部門。（假如較早完成任務(wù)并非有益，或許 完成任務(wù)中提高質(zhì)量或節(jié)省資金會是有益的。） 一旦管理人員和員工已經(jīng)確定了什么因素有益于部門，他們必須確定工作成績提高“多少 ”是極好級。在設(shè)定這個標(biāo)準(zhǔn)時，他們必須考慮到極好級標(biāo)準(zhǔn)代表真正最好的以至在那種 特殊職位上才能達(dá)到，而不管其職責(zé)所在。 不滿意級標(biāo)準(zhǔn)表示在這個等級上員工的工作成績效果破壞了部門的目標(biāo)和指標(biāo)。它顯著 地比稱職級差。員工和管理人員設(shè)定這級標(biāo)準(zhǔn)時必須決定指標(biāo)的什么執(zhí)行水平才導(dǎo)致指 標(biāo)的完成真正無法接受?？梢灾甘救蝿?wù)執(zhí)行得不滿意的標(biāo)志是誤期或未完成、質(zhì)量差、 未遵照方法或標(biāo)準(zhǔn)、或者數(shù)量不足。 C．加權(quán) 1．指標(biāo)的加權(quán) 當(dāng)所有指標(biāo)都已填寫時，必須給每個賦以權(quán)重。權(quán)重代表每個指標(biāo)對于其他諸指標(biāo)的相 對重要性。權(quán)重應(yīng)該表示為小數(shù)形式以使權(quán)重之和必須等于1.00。 確定指標(biāo)的適當(dāng)權(quán)重有助于把指標(biāo)從最重要的到最不重要的分等。還要考慮到： * 指標(biāo)對于員工的工作如何評定。 * 員工將要用多少時間執(zhí)行指標(biāo)。 * 指標(biāo)是一整年的長期指標(biāo)還是只需很少幾個月的短期指標(biāo)。 2．因素的加權(quán) 第I部分的工作成績因素也必須加權(quán)。每個因素應(yīng)該被賦予相對于其它因素的權(quán)重。因素 權(quán)重之和也應(yīng)該等于1.00。 3．部分的加權(quán) 管理人員和員工必須一起決定他們打算因素部分和指標(biāo)部分都使用還是只用其中一個部 分。如果他們選擇只用一個部分，他們應(yīng)把那個部分加權(quán)為1.00（100%）。如果他們兩 個部分都用，他們必須決定每個部分的相對重要性從而給它們加權(quán)。權(quán)重用數(shù)字表示為 百分?jǐn)?shù)以小數(shù)填到表上。如果相信兩個部分具有同樣的重要性，則每個應(yīng)加權(quán) .50。如果認(rèn)為指標(biāo)更重要，則它們應(yīng)加權(quán) .75，因素權(quán)重為 .25。 由于第II部分的指標(biāo)是專為員工的職責(zé)制定的，因此第II部分通常應(yīng)得到比第I部分 較高的權(quán)重。第I部分應(yīng)該用作一般的、綜合的評估以評價第II部分中沒有規(guī)定的員工工 作中的諸方面。第I部分和第II部分的權(quán)重之和將總是等于1.00。 VI． 員工工作成績考核表的定稿 當(dāng)表格的第I部分和第II部分準(zhǔn)備好時，管理人員和員工應(yīng)檢查它以確保他們都同意 指標(biāo)的內(nèi)容、意義和權(quán)重。表格里任何需要說明的符號都應(yīng)該在計劃的背頁上提供的注 釋部分內(nèi)或在附于表后的空白頁上作出說明。 管理人員和員工必須確定并記錄表格的有效日期。通常為一年。管理人員和員工還必 須確定并記錄定期工作成績考核的日期。在一年周期內(nèi)，必須以有規(guī)則的間隔完成最少 四次考核，其中包括年度成績考核。表格必須檢查并且由檢查來核準(zhǔn)。 第五節(jié) 如何監(jiān)控員工工作成績并給以定期反饋 監(jiān)控員工工作成績?yōu)槭裁粗匾?一旦工作執(zhí)行周期已經(jīng)開始，員工和管理人員就都有了確定的職責(zé)。員工的職責(zé)很清楚 是以符合制定的標(biāo)準(zhǔn)的方式去執(zhí)行工作。管理人員的職責(zé)是提供指導(dǎo)并有效地支持幫助 員工工作。 管理人員必須在整個執(zhí)行周期持續(xù)的監(jiān)控員工的工作成績。員工也有責(zé)任繼續(xù)不斷地 告知管理人員他的進(jìn)展和妨礙員工以預(yù)期的等級執(zhí)行工作的事件。管理人員必須經(jīng)常鼓 勵員工提供這種信息。 管理人員還必須持續(xù)不斷地筆錄員工的工作成績。完全依賴記憶會加重信息不完全、 不準(zhǔn)確和丟失的危險。證實整個評級期間的工作執(zhí)行事件是很重要的。好的證實也會有 助于避免在討論工作成績評價時管理人員和員工之間的爭執(zhí)。 監(jiān)控和記錄員工工作成績的益處 * 通過增強與員工的溝通幫助管理人員每天管理員工工作成績。 * 使管理人員集中注意確認(rèn)好的工作成績也糾正壞的成績的時機，從而使單位效率經(jīng)常達(dá) 到高峰。 * 作出整個執(zhí)行周期的工作成績筆錄使得工作成績的評價較容易、更準(zhǔn)確。 * 向管理人員提供證實和支持決定或評價的文件，這些文件也幫助員工接受和理解這些決 定或評價。 監(jiān)控員工工作成績的方法 有許多方法可以或應(yīng)該用來監(jiān)控員工工作成績。選定的方法依據(jù)要檢查的員工工作成績 。一些建議是： * 公眾稱贊或批評 * 來自合作工人的反饋 * 全體員工會議 * 員工報告的考核 * 工時日志和/或活動報告的考核 * 詢問員工的問題 * 現(xiàn)場檢查 * 個人記錄 A．回顧以往的監(jiān)控方法 制定行動計劃有助于監(jiān)控員工工作成績。制定行動計劃的第一步是回顧你以往用來記錄 員工工作成績的方法。 下一步是回顧你打算在員工工作成績考核表上考核的工作成績因素和/或指標(biāo)。然后確定 你過去監(jiān)控員工工作成績的方法是否會給你提供準(zhǔn)備工作成績考核的適合的信息。在大 多數(shù)情況下你會發(fā)現(xiàn)你需要增加新的方法或替換現(xiàn)有的方法以充分地監(jiān)控和證實員工的 工作成績。 員工工作成績?nèi)罩?有助于收集大幅度變化信息的員工成績記錄保存方法是員工工作成績?nèi)罩尽＿@個日志在 附錄B中示出。日志用來記錄工作成績的事件，即十分的好、十分的壞或稱職。管理人員 應(yīng)該在整個工作周期給日志有規(guī)律地添加條目。日志并非有意作成員工所作的所有事情 的全面的清單。相反它是員工工作成績的代表性記錄。 總的來說，監(jiān)控和記錄員工工作成績的最重要的原因是準(zhǔn)確和反饋。疏忽了始終如一的 監(jiān)控和記錄員工工作成績會導(dǎo)致片面的成績信息。此外員工們也需要反饋以調(diào)整他們的 工作。沒有詳細(xì)的準(zhǔn)確的信息，管理人員就不能以任何途徑預(yù)期員工改進(jìn)或改變他或她 的工作成績。許多管理人員不能理解員工們多么贊賞反饋。有規(guī)律的反饋不僅幫助了管 理人員得以做好工作而且?guī)椭鷨T工做好工作,并且改善了管理人員與員工之間的溝通。 提供每天的反饋 管理人員隨著監(jiān)控員工工作成績應(yīng)該有規(guī)律地提供給員工他們的工作成績的反饋。當(dāng)出 現(xiàn)好的或差的工作成績時傳達(dá)所有相應(yīng)的贊揚或改正是很重要的。為下次評價證實它們 也是很重要的。管理人員應(yīng)頻繁的贊揚和鼓勵正在稱職地執(zhí)行工作的員工。同時，管理 人員應(yīng)該“指導(dǎo)”沒有以預(yù)期水平工作的員工。使員工知道他或她需要改進(jìn)會有助于避免 類似的行為再次出現(xiàn)，并且保證在員工工作成績考核會見時不會有“驚異之事”。 下述兩部分提供了指導(dǎo)方針?biāo)梢宰C明當(dāng)對于持續(xù)符合預(yù)期效果的工作給出反饋時以及 當(dāng)給出修正反饋時是有幫助的。 當(dāng)工作成績持續(xù)符合預(yù)期效果（不僅是優(yōu)異的成績）時給出反饋的指導(dǎo)方針 A. 清楚地描述做什么才應(yīng)受贊譽（把批評留到個別討論）。 B. 表示你個人的感激并說明怎樣的行為會幫助你執(zhí)行你的工作。 C. 詢問是否有什么與工作相關(guān)的問題你可以幫助。 D. 如果有必要，確定隨訪會議的時間了解員工所關(guān)注的事是否已經(jīng)在做。 提供每日修正反饋的指導(dǎo)方針 A. 集中注意問題，而不是員工個人（“瓊，你們單位的報表已拖后兩個星期了，如果 最近能設(shè)法帶來有關(guān)它的信息我將不勝感激。”而不是“瓊，你為什么填報這么 慢？”） B． 請求員工的幫助并商量提出解決問題的意見。 C． 就每個人員將開始糾正問題的明確的行動步驟達(dá)成一致。重申這個協(xié)議以 使其有效。 D． 確定隨訪會議的時間以檢驗行動步驟的效果。 6. 如何使用員工工作成績考核表評價員工工作成績 成績評價調(diào)查表明在評價員工的工作成績時管理人員一般會作出許多評級錯誤。為了 以考核表評價員工的工作成績，管理人員必須知道怎樣去避免這些錯誤和怎樣給考核表 評分。本節(jié)的兩個部分即集中闡述這些任務(wù)。 A．鑒別和避免評級錯誤 1．普通評級錯誤 a. 范圍錯誤的界定—未能使用評價分制分?jǐn)?shù)的整個范圍。 “我不敢給任何人低于五級分制的三級。沒有人做過，如果我做了，這實在會很突出?！?b. 成見錯誤—使得員工的一個工作預(yù)期（尺度）成績影響到其它方面的評價。 “我當(dāng)然給他專業(yè)知識上差的評價。像那樣穿著去工作的人怎么會知道如何去工作呢？” c．對比或類似錯誤—員工之間相互比較超出固定標(biāo)準(zhǔn)。 “不，我真的不能承認(rèn)她值得我給她突出的級別，但是與這個單位的其他人相比，她的確 很突出。” d．參照觀點的錯誤—用評價者對那種工作的自己個人的標(biāo)準(zhǔn)來比較員工的工作成績超出 了表上包括的那些標(biāo)準(zhǔn)。 “如果史密斯在你的單位，你若要給他突出的級別，我?guī)筒簧夏?。突出級別對我來說是‘ 水上行’，我不記得曾經(jīng)給過誰?！?e．第一印象錯誤—對員工最初的良好或相反判斷所造成的傾向，隨后會忽視或有意歪曲 后來的信息以至于維持最初的印象 “約翰會在你面前表現(xiàn)工作得這么好；它長不了。我知道那可怕的第一周以后他在工作上 沒什么作為而且什么也改變不了我的看法。” 2．避免級別錯誤的方法 研究建議有助于減少級別錯誤的三個行動： a. 當(dāng)收到反饋時告知管理人員一般的級別錯誤并且給他們機會實踐評級。 b. 給與管理人員識別重要與不重要的工作行為的實踐并且?guī)椭麄兘⒐驳膮⒄諛?biāo) 準(zhǔn)。 c. 使用評價表即集中于行為，不得背離。 B．員工工作成績考核表的評分 在員工工作周期結(jié)束時賦給每個因素和/或指標(biāo)最終等級后，便可算出最終得分。 1．因素等級的計算 在工作成績周期結(jié)束時，管理人員應(yīng)該評價與工作有關(guān)的每個成績因素的員工工作成 績。諸種因素從左至右被評為1至5分。第一部分的“=”號空格里登入的是1級，即不滿意 的工作成績；登入這同一個部分的“+”號空格里的是2級，即需要改進(jìn)的工作成績。同樣 地登入第二部分的“=”號空格里的是3級，即表示稱職的工作成績；登入這同一個部分的 “+”號空格里的是4級，即高度稱職的工作成績。最后一部分只有一個等級5，即代表極好 的工作成績。 記住任何權(quán)重為 .00的因素不必評級。通過在工作周期開始時給這個因素 .00權(quán)重，指出它對于員工的工作并不重要。 管理人員完成了工作周期結(jié)束時的員工工作成績評價以后，給與每個因素的分?jǐn)?shù)需要 乘以為了獲得總分早就設(shè)定的因素權(quán)重。如果百分?jǐn)?shù)用作權(quán)重，則用下面的換算表把它 們變成小數(shù)形式： |百分?jǐn)?shù) |等值小數(shù) | |5% |.05 | |10% |.10 | |15% |.15 | |20% |.20 | |25% |.25 | |30% |.30 | |35% |.35 | |40% |.40 | |45% |.45 | |50% |.50 | |55% |.55 | |60% |.60 | |65% |.65 | |70% |.70 | |75% |.75 | |80% |.80 | |85% |.85 | |90% |.90 | |95% |.95 | |100% |1.00 | 每個因素的最終得分可以在因素總分觀察記錄表上作，即把給每個因素的等級填到適 當(dāng)?shù)牧兄胁⑶页艘砸蛩貦?quán)重。 因素總分觀察記錄表 |因素 |權(quán)重 |X |最終等級 |= |分?jǐn)?shù) | | | | | | | | |專業(yè)知識 |.10 |X |3（C） |= |.30 | |工作關(guān)系 |.10 |X |3（C） |= |.30 | |產(chǎn)量 |.05 |X |4（HC） |= |.20 | |公共關(guān)系 |.05 |X |4（HC） |= |.20 | |職責(zé)和主動性 |.10 |X |3（C） |= |.30 | |決策 |.20 |X |4（HC） |= |.80 | |口頭表達(dá) |.20 |X |4（HC） |= |.80 | |書寫表達(dá) |.20 |X |3（C） |= |.60 | |其他管理 |.00 | |無 | |無 | |員工開發(fā) |.00 | |無 | |無 | |安全 / 失控 |.00 | |無 | |無 | | | | | | | | |總權(quán)重 |1.00 | |因素得分合計 |3.50 | 2. 當(dāng)只使用因素時整個工作成績等級的確定 對于那些只用因素部分來考核工作成績的員工,要借助于本節(jié)第6段來確定員工的整個 工作成績等級. 3. 指標(biāo)等級的計算 每個指標(biāo)的最終分?jǐn)?shù)必須確定。查閱先前工作周期開始時制定的標(biāo)準(zhǔn)并且確定指標(biāo)是 以什么等級完成的。如果工作成績達(dá)到了極好標(biāo)準(zhǔn)，給“5”級；如果工作成績在不滿意等 級，給“1”。好于不滿意級（1）而又未完全達(dá)到稱職級（3）的工作成績給2，這表示工 作成績尚需改進(jìn)。同樣地，好于稱職級（3）所描述的工作成績而又不完全像極好極（5 ）那么好，則應(yīng)該給4級（高度稱職）。 管理人員確定了每個指標(biāo)應(yīng)該得到的級別后，級別必須乘以先前為了獲得總分而設(shè)置 的指標(biāo)權(quán)重。這些計算可以在指標(biāo)的總分觀察記錄表上作，即把評給每個指標(biāo)的等級填 入適當(dāng)?shù)牧胁⒊艘灾笜?biāo)權(quán)重。計算實例示于下方。 指標(biāo)總分觀察記錄表 |指標(biāo) |權(quán)重 |X |最終等級 |= |分?jǐn)?shù) | | | | | | | | |#1 |.40 |X |3（C） |= |1.20 | |#2 |.30 |X |3（C） |= |.90 | |#3 |.10 |X |4（HC） |= |.40 | |#4 |.10 |X |4（HC） |= |.40 | |#5 |.10 |X |3（C） |= |.30 | | | | | | | | |總權(quán)重 |1．00 | |指標(biāo)分?jǐn)?shù)合計 |3.20 | 4. 只使用指標(biāo)時整個工作成績等級的確定 對于只使用指標(biāo)考核他們的工作成績的員工們轉(zhuǎn)到本節(jié)的第6段確定員工的整個工作 成績等級. 5. 指標(biāo)和因素都用時整個工作成績等級的確定 一旦確定了每個部分的分?jǐn)?shù)之和,必須計算整個的總分。在工作年度開始時，工作成 績計劃的第I部分和第II部分都給出了該部分的權(quán)重。每個部分的分?jǐn)?shù)之和要乘以計算部 分分?jǐn)?shù)的該部分的權(quán)重。兩部分的分?jǐn)?shù)之和就是年度總分。下面示出這種計算的實例。 |因素分?jǐn)?shù)之和 |X |第I部分權(quán)重 |= |第I部分分?jǐn)?shù) | |3.50 |X |.25 |= |.88 | | | | | | | |指標(biāo)分?jǐn)?shù)之和 |X |第II部分權(quán)重|= |第II部分分?jǐn)?shù) | |3．20 |X |.75 |= |2.40 | | | | | | | | | |總分 |3.28 | 6．整個員工工作成績等級的確定 用來確定整個工作成績等級的評級制示于下方。評級制是五級分制，1.00是評級制的 最低分，5.00是評級制的最高分。 每個工作成績種類的分?jǐn)?shù)范圍也示于下方。最終工作成績考核所掙得的總分，如表格 的觀察記錄表上所計算的，應(yīng)用于確定年度員工工作成績等級的級別評定。 |-U- |-NI- |-C- |-HC- |-E- | |······· |······· |······· |······· |······· | |······· |······· |······· |······· |······· | |------------------------------------------------------------------| |------------- | |1 |2 |3 |4 |5 | |年度員工工作成績得 | |年度等級 | |分 | | | | | | | |4.50 – 5.00 |= |E（極好） | |3.50 – 4.49 |= |HC（高度稱職） | |2.50 – 3.49 |= |C（稱職） | |1.50 – 2.49 |= |NI（需要改進(jìn)） | |1.00 – 1.49 |= |U（不滿意） | 第VII節(jié) 如何進(jìn)行定期員工工作成績考核 管理人員和員工應(yīng)該定期開會討論員工的工作成績。雖然進(jìn)步在某種程度上是以有規(guī) 律的反饋來檢查的這是事實，但這些不定期的檢查通常只集中于個體工作的一個或兩個 方面。定期的工作成績考核是預(yù)先確定時間的檢查，檢查中時間只是留給了討論員工在 工作的所有方面的進(jìn)步的單一目的。 I． 定期員工工作成績考核的目的 定期的工作成績考核是為了幾個重要的目的： ◆ 它提供給管理人員和員工檢查工作成績考核表和標(biāo)準(zhǔn)的機會以確認(rèn)它們?nèi)匀皇乾F(xiàn)實的 和可用的，如果它們不是這樣，則在表格中作更改。 ◆ 它提供給管理人員和員工考察員工至今為止的工作成績的機會。 ◆ 它提供給管理人員表揚符合或超過標(biāo)準(zhǔn)的員工的正式機會和忠告、指導(dǎo)沒有這樣做的 員工的機會。 ◆ 它提供給管理人員適當(dāng)?shù)臅r間去鞏固員工符合工作成績標(biāo)準(zhǔn)的許諾。 II．工作成績考核的頻繁度 工作成績考核的頻繁度取決于許多因素，包括員工工作和工作單位或部門的復(fù)雜程度 和變化。最少每年度應(yīng)該做四次考核；兩個季度、一次年中以及年度工作成績考核。在 那些有大量活動和變化的工作單位里，應(yīng)該每年進(jìn)行四次以上工作成績考核。然而如果 工作比較例行化并且工作單位里變化很少，每年四次考核或許足夠了。 當(dāng)管理人員由于極其忙碌選擇了一年做四次成績考核時，應(yīng)該得到警告。工作單位里 的大量工作實際上就是比較頻繁地進(jìn)行成績考核的很好的理由。當(dāng)管理人員非常忙時， 員工可能不會得到足夠的定期反饋。這樣，成績考核將給員工所需要的指導(dǎo)。而且當(dāng)員 工非常忙時，他們可能會忽視了去滿足標(biāo)準(zhǔn)，成績考核能夠激發(fā)員工去提高工作成績。 III．年度員工工作成績考核討論會的準(zhǔn)備 因為工作成績考核討論會是有效的和生產(chǎn)性的會議，所以參與雙方都需要為會議作一 些準(zhǔn)備。 A．管理人員的準(zhǔn)備 管理人員在工作成績考核討論會中的角色是至關(guān)重要的。如果管理人員的準(zhǔn)備很隨便 ，它表示管理人員并不認(rèn)為會議很重要。進(jìn)行得好的工作成績考核討論會對于管理人員 和員工都可能是積極的經(jīng)驗；安排不好的工作成績考核討論會對于參與雙方都可能是令 人灰心的和無用的。至于準(zhǔn)備，管理人員應(yīng)該： 第一步 大約每周預(yù)先安排與員工約見的時間。確定適量的時間以便討論會不被打斷?？己饲?要求員工進(jìn)行他們自己的工作成績的自我考核。指導(dǎo)他們怎樣去準(zhǔn)備考核。 第二步 檢查單位和部門的目標(biāo)。 第三步 檢查工作成績考核表。仔細(xì)考慮指標(biāo)和/或因素的含義以及標(biāo)準(zhǔn)。 第四步 檢查考核周期的工作成績的證明。記住積極的和消極的工作事件都要考慮。還要檢查 員工先前的工作成績考核。尋找那時討論的任何問題或作出的協(xié)議。 第五步 完成工作成績考核表。對于每個因素必須提供兩個有關(guān)工作的行為的實例來證明等級 是正確的。記住等級僅是本考核周期的。 第六步 確定員工需要改進(jìn)的方面或員工具有執(zhí)行比現(xiàn)有水平甚至更高的潛在能力的方面。 第七步 檢查本手冊第VI節(jié)A部分確定和避免級別錯誤。 B．員工的準(zhǔn)備工作 為了從考核中獲得最大可能的利益員工也應(yīng)該為工作成績考核討論會做好準(zhǔn)備。員工 應(yīng)做如下準(zhǔn)備步驟： 第一步 檢查考核表。注意哪個部分成功地執(zhí)行了，哪個部分沒有。 第二步 檢查影響工作成績的工作環(huán)境或工作調(diào)整。 第三步 檢查需要討論的其他主題。員工應(yīng)該考慮他或她對工作或工作單位有否其他問題或意見 。 IV．在員工工作成績考核討論會上 員工工作成績考核討論會的全部目的就是通過討論已經(jīng)達(dá)到了什么、做什么能夠提高 工作成績來改進(jìn)員工的工作成績。 A．管理人員的任務(wù) 管理人員的任務(wù)是推動討論會。管理人員應(yīng)遵循的步驟是： 第一步 建立積極的舒適的氛圍。挑選你不會被打斷的會議地點和你將有空余時間充分討論的時 間。討論會上不要接打電話。安排就座，在你和員工之間沒有桌子或“障礙物”，從自然 的友好的一般討論開始。 第二步 解釋你討論的目的。保持你的陳述是積極的；說明考核對于員工的好處。告訴員工你打 算討論什么。 第三步 首先要集中于積極的方面。以你已經(jīng)證實的好的工作成績開始。 第四步 鼓勵討論員工怎樣看待工作、它的職責(zé)、個人的能力和弱點。允許員工作大多數(shù)談話。 使用隨便的問話。隨時適當(dāng)?shù)淖鞴P記。 第五步 檢查所有的指標(biāo)和/或工作成績因素并且仔細(xì)檢查考核表的所有項。當(dāng)員工的工作成績與 表中的不同部分相關(guān)時，要檢查他的工作成績。 第六步 討論員工怎樣評價他或她自己的工作成績。談?wù)撟晕以u價所帶來的新的信息。 第七步 如果員工們尚未做好，則指出需要改進(jìn)的方面。公開商議評價的差別。聽取所有員工所 關(guān)心的事情。對于討論的所有明確的方面制定計劃。 第八步 就指標(biāo)和因素的級別達(dá)成雙方的一致。如果員工帶來新的信息管理人員可以改變討論會 前定的級別。討論會結(jié)束時管理人員和員工應(yīng)該一致同意定期考核的級別，以及在隨后 的考核周期中所采取的行動路線。 第九步 給員工對工作和/或工作成績考核做額外評論的機會。確認(rèn)下次討論會的適當(dāng)日期，并表 示你對員工達(dá)到指標(biāo)的能力的信心。 第十步 確定討論下個工作周期工作預(yù)期目標(biāo)的下次會議的時間。應(yīng)該為即將來臨的工作周期制 定新的指標(biāo)并且需要討論附有特定實例的工作因素。 第八節(jié) 如何進(jìn)行工作成績考核會見 綜述 工作成績考核會見是在工作周期結(jié)束時召開的員工與管理人員之間的會議，會議是為 了通知員工管理人員對他或她的工作成績?nèi)绾卧u價并且制定在即將到來的周期改進(jìn)工作 成績的行動步驟。會見進(jìn)行的有效程度往往確定工作成績信息是否體現(xiàn)了動機和發(fā)展的 目的。在會見中管理人員應(yīng)使員工安心并表達(dá)盡可能多的支持和維護(hù)。這個會議應(yīng)該告 訴員工前一周期他或她的成績被怎樣評價并且提供支持評價的執(zhí)行事故。管理人員還應(yīng) 該獲得員工有關(guān)執(zhí)行事故的消耗，這些事故可能在最初的評價中未被察覺或者是超過了 適合較低成績的員工所掌握的情況。這樣，由于在會見中得知的信息的結(jié)果管理人員的 評價有時可能會改變。 一旦工作成績的評價確定并傳達(dá)了，會議剩下的部分就應(yīng)集中于在即將到來的周期里 改進(jìn)工作成績的辦法。管理人員應(yīng)該盡可能堅決地表達(dá)他或她對員工能夠改進(jìn)的信心。 隨后雙方應(yīng)一起來確定為了提高工作成績而將采取的行動步驟。例如，管理人員可以讓 員工加入書寫交流過程。員工可以答應(yīng)在把報告提交各管理人員之前修改幾次。這些行 動應(yīng)該記錄下來并且在即將到來的工作周期中貫徹到底以保證雙方盡可能多地為提高員 工的工作成績作出貢獻(xiàn)。 進(jìn)行有效的工作成績考核會見當(dāng)然是不容易的。然而，調(diào)查顯示有效的考核會見能夠 產(chǎn)生更高水平的員工工作成績，并且明顯地對員工與管理人員之間的溝通有貢獻(xiàn)。本節(jié) 的余下部分提供了幫助管理人員更有效的進(jìn)行工作成績考核會見的方針。這些方針集中 圍繞著怎樣準(zhǔn)備會見、怎樣有效的溝通和怎樣組織會見本身。通過遵循這些方針和在工 作成績管理培訓(xùn)中獲得的一些實踐，管理人員將能夠進(jìn)行有效的員工工作成績考核會見 。 員工工作成績考核會見的策劃 工作成績考核是否有效部分取決于管理人員和員工雙方所作的會見前準(zhǔn)備工作的數(shù)量 和質(zhì)量。當(dāng)雙方花時間去收集和分析信息、交換意見和策劃步驟時，他們是在為將有助 于提高工作崗位成績的生產(chǎn)性會議鋪墊基礎(chǔ)。雙方在分擔(dān)責(zé)任中他們知道期望什么和怎 樣準(zhǔn)備好會見會議。 管理人員的責(zé)任 收集所有有關(guān)的信息包括考核表和文件。 完成評級表。 至少提前一個星期確定正式考核的時間；避免取消。 策劃“中立的”和秘密的會議地點；排除室內(nèi)的自然障礙物。 制定你的討論提綱。 員工的責(zé)任 收集所有有關(guān)的信息如工作筆記。 完成自我考核。 確認(rèn)考核日期、時間和地點。 帶上全部有用的資料、文件和你要討論的意見。 會見時有效的溝通 管理人員為什么需要密切注意如何組織會見和怎樣溝通信息有三個主要原因。首先， 任何溝通都意味著建立關(guān)系。會議是管理人員對于員工的看法和設(shè)想的主要表達(dá)方式。 員工對信息如何反應(yīng)對于管理人員也很重要。對于反饋表示無關(guān)緊要、不熱心或敵對態(tài) 度的員工在會見后也會顯示出工作成績的少許進(jìn)步。 其次，員工通過溝通積極的和消極的信息判斷管理人員怎樣評價或褒貶工作。如果積 極的信息給出很少，員工很可能推斷沒有評上優(yōu)秀工作。如果消極信息被掩蓋，于是員 工很可能會認(rèn)為工作成績問題是次要的。 第三，由于管理人員代表整個機構(gòu)，因此員工們常常假設(shè)他們的看法反映了機構(gòu)的評 價。會見中的生硬對待可能被歸結(jié)為機構(gòu)的評價或特點。 管理人員必須在會見中能夠有效的傳達(dá)并不經(jīng)評判。記住會見的目標(biāo)是幫助員工增強 實力并減小弱點。積極地傾聽結(jié)合公開看法能夠大大地有利于減少沖突。此處有一些有 幫助的忠告。 對管理人員的忠告 以積極的態(tài)度進(jìn)入準(zhǔn)備狀態(tài)。 用描述你自己的感覺、想法、行為、反應(yīng)的“我”的言辭勝于可解釋為責(zé)備的“你”的言 辭。例如：“我覺得你對接到的某些任務(wù)不愉快，”而不是“如果你不喜歡我給你的什么任 務(wù)你就說。” 避免會使別人心煩的語言。避免評判的語言、評價術(shù)語和直呼其名。還不要試圖用極 端的言辭，如“總是”、“唯有”。 在你回答或作出反應(yīng)之前要搞清說了什么，特別是如果你聽到了會使你心煩的信息時 。例如，“我是否可以理解為你說的是在道路修理工程上我的管理是粗心大意的？”往往 當(dāng)我們花時間去搞清時我們就減少了誤解。在說之前花時間考慮你的回答。始終控制你 的情緒。 解釋為什么更改工作成績是必要的。例如：“當(dāng)你比隊伍的其他成員晚三天提交大工 程的工作時其效果是：一，在可能作修改前我們都不得不等待；二，其他團隊成員會失 敗和憤怒；三，我們面臨因遲交報告而被取消的危險；四，你把我放到了不得不對你說 你的時間管理有問題的位置。” 仔細(xì)地積極地傾聽員工的觀點。使用這樣的言辭，“那很有趣兒，告訴我更多的，”或 “那個意見請給我講得更詳細(xì)些，”這會鼓勵員工不隱瞞地發(fā)表意見。 通過給人你的專心關(guān)注（不許間斷）表示你整個陷入了與員工的會見中。當(dāng)員工講話 時保持目光接觸，表示你在傾聽。保持令人愉快的表情和不拘束的身體姿勢。 盡可能建設(shè)性地介紹消極的信息。記住，目標(biāo)是通過解釋需要改變什么和怎樣改變來 幫助員工改變他或她的行為或工作。 避免引入這樣的問題，“你為什么總是遲到？”“你不能管好你的時間嗎？”“你真的認(rèn) 為那種方法會起作用？” 盡可能熱情地介紹積極的信息。詳細(xì)說明什么做得特別好。用不可能被誤解的言辭詳 細(xì)說明并強調(diào)你的贊揚。 通過詢問這樣的內(nèi)容取得員工的意見，比如“你怎樣看我們能改善形勢？”“我怎樣能 幫助你發(fā)展專業(yè)？”“這個意見你怎么看？” 同情員工。說“我理解你的感受”并不意謂“我同意你所做的”。如果員工們得到了他們 的管理人員對他們的理解，員工們會更愿意努力改變他們的能力和弱點。 第九節(jié) 如何通過開發(fā)計劃提高員工工作成績 員工開發(fā)計劃幫助員工和管理人員將成績考核的結(jié)果轉(zhuǎn)化成來年的改進(jìn)行動計劃。這 個計劃應(yīng)該在工作成績考核會見結(jié)束時完成。它在員工工作成績考核表的末尾。 管理人員應(yīng)該與員工討論主要實力、改進(jìn)的方面以及提高成績所采取的行動。員工和 管理人員都應(yīng)該評論員工在某個工作職務(wù)或職責(zé)的執(zhí)行中所需要的改進(jìn)、員工應(yīng)該學(xué)習(xí) 的新的工作職務(wù)以及有益于員工的專業(yè)發(fā)展機會。 在附錄C中，提供了一個表格它可用做幫助員工和管理人員施行開發(fā)計劃的工作表。 正如你能看到的，有一列讓管理人員表述問題或新工作職務(wù)并且為了說明為什么重要而 解釋論及的項目怎樣影響部門。此外，有一個空格讓員工表述他或她對同一個問題的看 法或提出附帶的有關(guān)事項或建議。管理人員和員工討論了表格的頭一頁后，他們應(yīng)該一 起制定改正問題和貫徹新思想的行動計劃。表格背面的開發(fā)行動列應(yīng)該用來敘述員工和 管理人員關(guān)于頭一頁上論及的問題將要做什么。怎樣行動及何時實行應(yīng)在下兩個列里詳 細(xì)說明。 上述表格僅應(yīng)看作幫助制定員工可以提高工作成績的行動計劃的指南。 第十節(jié) 怎樣使成績管理脫離政治 正如先前在本手冊第III節(jié)所提及的，許多政治因素時常導(dǎo)致管理人員歪曲工作機構(gòu) 的工作成績評價報告的準(zhǔn)確性。某些這種因素可能是管理人員故意誤報，因為他們想就 別的事情對員工實行報復(fù)，因為他們想很快從他們的單位得到個人提升，因為他們已經(jīng) 說過只有有限人數(shù)的員工可以得到高的評價，等等。很不幸，這種誤報影響降低了工作 成績報告的價值，以至它沒有很好地服務(wù)于任何目的。 沒有容易的辦法去減小政治因素在工作成績考核上的影響。然而，調(diào)查顯示在這樣的 機構(gòu)里評價趨向于更精確： 1. 高管理層支持精確的工作成績報告的評價并且當(dāng)評價他們自己的下屬時不施加政治手段 。 2. 管理人員相信工作成績管理方法是一個必要的有價值的方法。 3. 機構(gòu)樂意培訓(xùn)并指導(dǎo)它的管理人員使用并維護(hù)員工工作成績管理系統(tǒng)。 4. 考核由管理人員和他們的員工公開討論。 為了使工作成績考核的精確性非常高，應(yīng)以極大的關(guān)注把這些因素放入員工工作成績 管理系統(tǒng)。請幫助避免歪曲成績評價的誘惑并鼓勵其他人報告精確的工作成績信息。 附錄 A 職務(wù)調(diào)查表 1．姓名（姓、名、中間首字母） 社區(qū)號□□□-□□-□□□ |2．職位官銜 |9．標(biāo)準(zhǔn)工時 | | |至 ； | | | | | |每周總工時： | | |； | | | | | |如果有輪流換班，請說明 | | |； | | |每周調(diào)用/備用時間，如果有 | |3．通常工作職稱 | | |4．部門/代理處 | | |5．公司/局 | | |6．工作地點/電話號碼 | | |7．直接管理人的姓名/官銜 | | |8．雇用情況（檢出一個） |10．你收到過特殊貨幣補貼或津貼嗎| |永久專職□ 永久兼任□ |？ | |臨時□ 專項□ |有□ 沒有□ 如果有，請列出 | |臨時兼任□ 政府□ | | |其他（序列） | | |。 | | |11．請用一兩句話指出你的工作目的： | |， | |為高級文書速記員提供書記支持；幫助行政辦公室的資金運作 | |。 | |12．詳細(xì)描述你執(zhí)行的職務(wù)，使用分別編號的句子。從你覺得是最重要的工| |作部分的任務(wù) | |或職責(zé)開始。用你自己的話使敘述足夠清楚以便讓與你工作不同的人能明白| |你做什么 | |。如果需要請另加附頁。 | |百分比（%）工時 |執(zhí)行的工作 |此空不填寫 | |40% |1．我接電話，回答來電者的問題， |1，7 | | |把電話分轉(zhuǎn)給指定的人員。 | | |20% |2．我處理直接索賠憑單（DCV）和購|3，1 | | |買訂單（PO）作為給賣主的支付。 | | |10% |3．我接待來訪者并把他們引薦給適 |4 | | |當(dāng)?shù)娜藛T。 | | |3% |4．我?guī)椭鶄€出納的管理人。 |2，1 | |3% |5．我為管理人打?qū)懕締挝坏匿N售備 |1 | | |忘錄。 | | |1% |6．我打?qū)懡o部門領(lǐng)導(dǎo)和本市其他官 |1 | | |員的信件。 | | |3% |7．我根據(jù)需要復(fù)制DCV、PO、發(fā)票、|1 | | |信件、備忘錄等。 | | |3% |8．我依據(jù)帳目把DCV和PO歸檔。 | | |3% |9．我調(diào)查DCV、PO、過其發(fā)票等的質(zhì)|3，1 | | |詢。 | | |2% |10我依據(jù)管理人的授權(quán)用電話訂購供|7 | | |應(yīng)品（食品、辦公用品）。 | | 附錄 B 員工工作成績?nèi)罩?填寫指南：使用這份表格記錄整個工作周期的員工工作成績調(diào)查。填入顯示日期、工作 成績概述和能力水平的內(nèi)容。 員工 工作周期 . 職務(wù) . |日期 |工作成績概述 |能力水平 | | |經(jīng)調(diào)查的 |不滿意 |稱職 |超過預(yù)期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附錄 C 開發(fā)計劃 姓名 管理人 . 職位 職稱 . 部門/局 日期 . |管理人員填寫部分 | |需要改進(jìn)的方面 | |需要改進(jìn)的工作職務(wù)/職責(zé)；新的或 |這些項目怎樣做或如何影響部門 | |擴展的工作職務(wù)/職責(zé)；專業(yè)開發(fā) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |員工填寫部分 | |需要改進(jìn)的方面 | |期望改進(jìn)的工作職務(wù)/職責(zé)；新的或 |擬定需要改進(jìn)的原因以及對部門的影| |擴展的工作職務(wù)/職責(zé)；專業(yè)開發(fā) |響。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | （表格背面） |管理人員填寫部分 | |開發(fā)行動 |怎樣做 |何時做 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |員工填寫部分 | |開發(fā)行動 |怎樣做 |何時做 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 說明： . 開發(fā)計劃協(xié)議：雙方一致同意上面概述的計劃、它的條款、如何做以及計劃何時實施。 員工簽名 日期 管理人簽名 日期
員工工作成績管理系統(tǒng)。