東磁ERP_SAP實施方案
東磁集團有限公司 ERP/SAP項目調(diào)查報告 會計 前 言 SAP系統(tǒng)的實施是對企業(yè)所有資源的一種整合，在項目實施之前，SAP系統(tǒng)實施顧問對企 業(yè)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務流程的了解是完全必要的。因此自2002/05/22 日起，按東磁集團ERP-SAP 項目組相關領導的要求，源景科技公司的顧問對東磁集團財務總部、東磁股份有限公司 、東磁進出口有限公司等單位的財務部進行了調(diào)研。此次調(diào)研工作，得到了東磁集團領 導和東磁股份、東磁進出口等公司領導的大力支持，通過調(diào)研，我們就東磁信息化建設 項目的進行有了具體的規(guī)劃意見和建議。現(xiàn)就調(diào)研的相關內(nèi)容匯報如下： |受訪單位/部門 |受訪人/職位/通訊方式 |時間 |主 題 | |東磁集團信息中心|李明主任 |2002/05/2|東磁集團網(wǎng)絡簡介 | | | |2 |各公司現(xiàn)使用系統(tǒng)介紹 | | | |(周三下午|東磁信息化建設初步規(guī)劃 | | | |) | | |東磁集團財務總部|任總監(jiān)（總經(jīng)理助理） |2002/05/2|東磁集團財務總部業(yè)務概況| | | |3 |東磁集團組織結(jié)構(gòu) | | | |(周四上午| | | | |) | | |東磁集團財務總部|栗先生（主辦會計） |2002/05/2|東磁集團財務業(yè)務概況 | | | |4 |東磁股份財務處理流程 | | | |(周四下午| | | | |) | | |東磁進出口公司 |張副總（進出口公司） |2002/05/2|進出口公司財務處理流程 | | |何部長（財務部） |5 |東磁集團公司財務結(jié)算業(yè)務| | | |(周五上午| | | | |) | | 現(xiàn) 狀 東磁集團的組織結(jié)構(gòu)如下圖所示： 　　　　　　　　　　　東磁集團 1. 總部為各管理職能部門，管理企業(yè)的人、財和物。并設有監(jiān)督職能的審計部、總經(jīng)辦等 部門； 2. 財務為集團管理，各子公司的財務人員均為集團會計部委派，直屬集團會計部管理； 3. 集團會計的業(yè)務包括對外收付款、銀行業(yè)務、集團各部門費用的收集及分攤，資金劃撥 ； 4. 集團各部門的日常管理費用，分攤到各子公司，分攤的標準是人工數(shù)、產(chǎn)量等； 5.　東磁股份有限公司擬于在香港上市 6.　公司從95年開始使用安易財務軟件，其中應收明細帳在安易的總帳功能模塊中進行 ，總帳和應付往來明細帳也用安易的總帳功能模塊，但應收和總帳是分離的，在月末 的時候，應收明細帳匯總成一張憑證，再輸入到總帳會計中。安易軟件有13個會計期 間。 7.　總部目前固定資產(chǎn)以計算機、辦公用具，車輛等，安易軟件有固定資產(chǎn)管理模塊， 現(xiàn)用直線法自動記提折舊，但安易的固定資產(chǎn)管理和總長會計分離，需要在月末的時 候匯總安易自動記提的折舊數(shù)據(jù)，再手動地將這張憑證輸入到總長會計中。 8.　總部與分公司使用同一套會計科目表，一級編碼相同，二級以上的編碼不做集中管 理，各分公司單獨管理。 9.　以人民幣為記帳本位幣；集團內(nèi)有較多的關聯(lián)交易。 10. 合并財務報表是總部每月很重要的一項工作，每月分公司在月末進行結(jié)帳，次月5號各 分公司將會計報表上交集團會計部，集團會計部在6號進行簡單的加總合并，7號出總 集團合并報表；外部報表以一級科目出具，對象有財稅、銀行等機構(gòu)。每月還須上報 上級部門（如控股母公司——橫店集團）20多個報表。 11. 主要是對關聯(lián)交易、權益等的合并，集團提供標準EXCEL表下發(fā)各分公司，分公司填完 后送回集團，集團根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)進行手工的合并。利潤因為是核算到部門的，用 部門加總不會產(chǎn)生虛增的情況。 12. 固定資產(chǎn)分公司獨立管理，但是集團有統(tǒng)一編號，固定資產(chǎn)有臺帳，在起用固定資產(chǎn) 的時候會有固定資產(chǎn)卡片。1年做1次以上的全盤，集團內(nèi)部之間有租賃業(yè)務，并且有 自制的固定資產(chǎn)，和外部的租賃業(yè)務很少發(fā)生。 13. 目前集團沒有預算機制，希望SAP系統(tǒng)中有預算功能。目前只是在年終的時候給各分公 司下利潤指標。 14. 目前存在疑問的是：SAP中會計科目的結(jié)構(gòu)是什么樣的，能否靈活地對較低級的會計科 目進行設置？SAP對稅務成本的控制有何優(yōu)點？SAP的售后服務方面提供怎樣的保障？ 15. 集團的資金部負責整個集團的融資工作，直接和銀行、上級主管部門等機構(gòu)溝通，進 行集團的借貸款工作； 16. 集團的審計部起事前幫助和事后審計的作用，如：市場情報系統(tǒng)（了解市場信息）、 價格（供/銷）審核、合同審核、財務審核（票證領用）、法律訴訟、企業(yè)內(nèi)部管理 （全質(zhì)辦、ISO9000等認證體系）； 二.　東磁股份有限公司 1. 組織結(jié)構(gòu)： 2. 東磁股份有限公司擬在香港上市，組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)確定，并且進行了大部分的上市準備工 作。公司有永磁、軟磁、電池和磁材4個事業(yè)部，每個事業(yè)部各有銷供產(chǎn)職能部門，本 次信息化建設，第一階段僅考慮軟磁事業(yè)部；財務科為職員為集團會計部委派的人員 。 3. 軟磁的產(chǎn)品由經(jīng)營部銷售，大部分通過進出口公司出口到國外，也有一部分為國內(nèi)銷售 ； 4. 應收帳款的業(yè)務流程： 5. 出庫單中有一聯(lián)交財務人員保管，在開立稅務發(fā)票后，由財務人員做應收的憑證。產(chǎn)成 品有一個單獨的管理者管理成品的收發(fā)存臺帳，該臺帳和倉庫人員的臺帳進行核對。 6. 輸入了應收憑證之后，月末匯總出應收往來帳報表，但是，沒有進行帳齡分析和信用額 度管理。貨款回籠回到集團總部，再確認是哪個分公司的，在月末的時候集團總部一 次性地劃還給分公司，資金集團管理，但在帳上集團和分公司是分開的。分公司有支 出性的資金帳號。 7. 帳齡需要另外整理，才能給出比較粗的帳齡分析報表。應收帳款逾齡的情況很多，因為 沒有很好的清帳機制和應收帳款的管理軟件，無法精確地進行清帳，所以帳齡的數(shù)據(jù) 不準確。而且對收款條件的執(zhí)行也不是很嚴格。 8. 應收帳款對帳流程： 9. 對駐外的成品倉，往往因為收發(fā)存的數(shù)據(jù)不及時，給應收帳款的管理帶來麻煩。 10. 對贈品，一般以禮品的方式，通過贈送部門領用，作為部門的費用。 11. 退貨時經(jīng)常無法確定是對哪個訂單的退貨，也無法確定是所退貨是從哪出貨的。 12. 銷售的稅務發(fā)票用金穗軟件（財稅部門規(guī)定）開立。應收明細帳用安易軟件管理。 13. 應付帳款產(chǎn)生的流程： 14. 各分公司負責自己的采購，目前沒有集團采購。入庫后，檢驗部門在驗收單上注明檢 驗結(jié)果，有特采的處理方式。 15. 關聯(lián)公司之間的調(diào)撥，按發(fā)出公司的價格計價。對外采購一般都是90天付款，付款很 及時。 16. 辦公用品一部分是辦公室主任采購，直接報費用。 17. 公司有1000多供應商，和供應商之間一般不對帳，如某供應商發(fā)生的差異過大時，才 可能對帳，公司僅提供明晰清單，由對方核對。 18. 付款時先列一個審批總額報表給集團，集團將總額轉(zhuǎn)入分公司帳戶，分公司在給供應 商付款，對既是客戶又是供應商的，很少會對沖的。付款的方式主要有：現(xiàn)金支票、 以貨抵帳（年底一次）、轉(zhuǎn)帳支票、匯票、電匯等。 19. 軟磁會計部的出納負責現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳。沒有做現(xiàn)金預測，在入憑證時，對 現(xiàn)金憑證和銀行憑證做特殊標記，以作為產(chǎn)生現(xiàn)金流量表的原始依據(jù)。 20. 軟磁沒有外匯業(yè)務，供應商和客戶的資料會計部門不參與管理。 21. 一般期間費用的報銷流程： 22. 固定資產(chǎn)的取得流程： 23. 按大類對固定資產(chǎn)分類，從而確定使用時間，折舊費分部門，公司間轉(zhuǎn)移有單據(jù)，移 動流程： 清理流程： 24. 為上市做準備，對固定資產(chǎn)已經(jīng)作過全面的評估，對折舊期間也進行了重新的確認， 在建工程中利息不追加，在建的時間不長，結(jié)算時全部資本化，不轉(zhuǎn)費用，大修的情 況較少，不延長折舊期間。 25. 存在帳實不符的情況，主要是帳上漏管的情況。 26. 軟磁有較多的存貨，對積壓的存貨，年末一次性（十一月）處理； 27. 管理部門不考核業(yè)績，只對生產(chǎn)部門進行考核，用制造成本和產(chǎn)出進行比較。期間費 用沒有分部門核算，只分項目核算，目前沒有預算。每月月末依工人數(shù)、資產(chǎn)額等用 手工的方式分攤到制造部門。 28. 料一次性投入。領用物料時，直接歸部門核算，不分產(chǎn)品。用FIFO的計價方式，材料 管理有軟件進行。月末出部門領用金額報表，手工做物料成本憑證，物料的采購單價 變化不大，沒有目標成本，也沒有標準成本，物料在產(chǎn)品成本中約占60%左右。產(chǎn)成品 出庫用全月一次加權平均計價。入庫用實際成本。成本在月末一次性結(jié)算，平時的出 入庫只有數(shù)量，沒有金額，在月末一次性計算金額。 29. 成本項目分為料工費，不能細分到產(chǎn)品品種，只能按一定的標準（約當系數(shù)）分到產(chǎn) 品，希望用標準成本。 30. WIP按月末在產(chǎn)品，盤點資料（統(tǒng)計科盤點在產(chǎn)品數(shù)量），盤出每道工序的量，按約當 產(chǎn)量進行分配WIP和產(chǎn)成品成本。約當系數(shù)對所有產(chǎn)品一樣，月末在產(chǎn)品不多，較穩(wěn)定 。 31. 沒有利潤中心、沒有獲利分析，內(nèi)部訂單沒有，但是都很需要。 32. 模具單獨有倉庫，部門領用按出租收取租賃費，用完后，歸還到模具倉。模具的使用 時間很長，按期間費用核算，軟磁的模具按固定資產(chǎn)。 33. 軟磁會計主要問題：材料會計工作量大，物料部門和財務部門重復工作，沒有分產(chǎn)品 的成本核算，沒有預算及預算管理，無法在系統(tǒng)上進行量本利的分析。希望起用標準 成本核算，并對部門進行成本管理和預算控制。 三.　進出口公司 1. 組織結(jié)構(gòu)： 2. 進出口業(yè)務流程： 進口： 出口： 3. 進出口公司是一個獨立的法人公司，除了替集團內(nèi)部的公司進行進出口業(yè)務，也有小部 分的代客戶代理進出口物品。 4. 適用貿(mào)易公司的會計制度，主要是對應收帳款和費用的管理。 5. 分公司和進出口公司之間是實際的買賣交易關系，但是，賣給進出口公司的價格和客戶 的價格一樣，經(jīng)過進出口公司不會產(chǎn)生價差。進出口公司的利潤主要來自出口退稅。 進出口公司有權利改變價格，但是產(chǎn)生的差額由出貨公司承擔。 6. 進出口公司沒有自己的庫存，是典型的貿(mào)易公司業(yè)務，所以在財務上也有很強的貿(mào)易公 司性質(zhì)。 7. 用人民幣為本位幣，主要的業(yè)務外幣有美圓、歐圓、港幣等，在進出口公司內(nèi)將外幣兌 換成人民幣，再和集團內(nèi)部公司結(jié)算，匯率一般以月末的匯率為依據(jù)，一個月變動一 次。 8. 有寄售品，倉庫委托別人管理。寄售只有在實現(xiàn)銷售后才和出貨公司結(jié)算。 9. 結(jié)算方式主要有LC和TT，TT較多，應收款進出口公司負責，有帳齡分析。有簡單的信用 額度管理，有很少的分期收款，沒有現(xiàn)金折扣。 10. 進出口公司進行獨立的成本核算，起成本主要是期間費用，如電話費、展費、運費、 保險費和銷售費用等。 11. 外匯結(jié)轉(zhuǎn)采用逐筆結(jié)轉(zhuǎn)的方式進行，月末一次性結(jié)算匯兌損益，匯兌損益由出貨公司 承擔。 12. 應收帳款分客戶、業(yè)務員、發(fā)貨部門、商品代碼、回籠期間、收匯時間等進行分析， 在收款清帳時按金額采用逐筆核銷的方式單筆進行， 13. 進出口公司現(xiàn)使用4個系統(tǒng)，宏橋——應收帳款的管理（含清帳），安易帳務系統(tǒng)，國家 出口退稅系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)。對應收帳款的管理是重點，但目前的系統(tǒng)打印很不方 便，要先導入Excel，再打印，對應收的核銷（清帳）功能不完善。 14. 主要問題點有：沒有預測和預算管理（目前是收付實現(xiàn)制），銷售分析不全面，清帳 功能沒有，對帳齡分析有待加深； 改 善 從調(diào)研的結(jié)果，可以看到，東磁集團的信息化建設在財務方面有以下幾個方面有待加強 ： 1. 免重復工作，提高效率。 正如我們所看到的一樣，目前，在采購、銷售和財務部門有一些工作是重復的，不但 浪費了人力物力，也降低了效率，增加了出錯的幾率。例如，成品倉出庫之后，對客 戶產(chǎn)生應收帳款，目前，需要有應收帳款會計臺帳和產(chǎn)成品管理臺帳兩邊同時進行跟 進，再結(jié)合成品倉三個部門進行帳務核對。在保證數(shù)據(jù)準確的前提下，卻無形中給成 品倉增加了工作量，因為需要對兩個臺帳提供數(shù)據(jù)，而且，人工的數(shù)據(jù)傳遞比較容易 出現(xiàn)錯漏。在系統(tǒng)實施后，倉庫管理、銷售管理、財務管理變成了一個無機的整體， 牽一發(fā)而動相關，只要成品倉一出貨，在財務上，將自動地產(chǎn)生相應的會計憑證。原 來需要三方合作的工作，現(xiàn)在變成一方的簡單動作。數(shù)據(jù)自動傳遞，成倍地增加了效 率，使物料帳和財務...
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