市場管理部行政管理制度
1. 總則 1. 為規(guī)范管理，建立行政管理的標準和程序，結合市場管理部實際情況，制定本制度。 2. 人力資源中心負責行政事務的規(guī)范化管理，市場管理部人力資源科負責具體實施。 3. 本制度適用于各市場管理部內勤人員，市場外勤人員參照執(zhí)行。 2. 辦公紀律 1. 著裝要求 1. 工作期間,員工應保持著裝整潔、大方。男員工穿襯衣、系領帶、著西裝長褲，穿正規(guī) 皮鞋；女員工著裝要求大方得體、正式莊重，與辦公環(huán)境協(xié)調，著正規(guī)皮鞋（夏季 可穿不露趾皮涼鞋）、穿絲襪，不得穿無袖、低胸服裝。 2. 周五可穿休閑裝、涼鞋，但不得穿超短裙、透視裝、背心、短褲、拖鞋等不得體裝束 （孕婦除外）。有重要會議或會見客戶時，要求員工著職業(yè)裝。 2. 辦公環(huán)境 1. 人力資源科負責辦公區(qū)整體布局。辦公區(qū)要求整潔美觀、布局合理。不得堆放有礙美 觀、衛(wèi)生的物品。不得亂扔紙屑，隨地吐痰。 2. 員工下班或外出時，要求清理桌面物品及文件，將重要資料鎖入抽屜。 3. 工作紀律 1. 工作時間不得在辦公區(qū)大聲喧嘩、不得串崗、閑聊，不得吃零食、嚼口香糖，不得閱 讀與工作無關的書刊和處理私人事務等。 2. 同事之間以職務或姓名相稱。 3. 禮貌熱情接待來訪客人，不允許與其爭吵或態(tài)度冷漠、無禮等。 4. 接聽電話時應使用規(guī)范用語，如“你好！某某市管部/科”“請問您找誰？”“請稍等！” 等。 5. 嚴禁在辦公區(qū)內吸煙。 3. 電話、傳真、復印及計算機管理 1. 電話管理 1. 撥打公務電話時應稍加構思，長話短說，不得超過15分鐘，超出部分費用自理。 2. 工作時間原則上不準撥打私人電話，確有需要，須經(jīng)部門負責人批準，填寫《私人電話 登記表》（格式見SZ300201），并按實繳付電話費用。接聽私人電話時間不超過3分 鐘。 3. 嚴禁撥打非工作用途的聲訊電話。 4. 人力資源科每月定期打印長途話費清單備查。 2. 傳真管理 1. 傳真機應專人保管，嚴禁業(yè)務外傳真。 2. 下班時，應將傳真機設為自動傳真模式。 3. 復印管理 1. 復印機由人力資源科指定專人保管，登記使用，其它人員未經(jīng)允許不得自行開機。 2. 不得擅自復印機密文件和個人資料。 4. 計算機管理見《資訊管理制度（市場管理部）》。 4. 郵寄管理 1. 人力資源科負責公務郵寄管理。 2. 公務郵寄分平信、掛號信、包裹、特快專遞及中鐵快運等。 1. 平信、掛號信：一般合同、信件、委托書、證明等函件資料類； 2. 包裹：名片、產(chǎn)品、樣品等一般物品類； 3. 特快專遞：小型燈箱片、案件材料、車輛證件、經(jīng)銷協(xié)議、銀行匯票及其它特殊、 緊急情況下需特快專遞郵寄的物品等； 4. 中鐵快運：大型燈箱片等。 3. 郵寄原則上不保價。價值3000元以上的貴重物品，根據(jù)實際情況申請保價金額，由人 力資源科審核，總經(jīng)理審批。 4. 各市場及人力資源科必須設置郵件收發(fā)登記記錄，詳細記錄往來函件收發(fā)情況，以備 查詢。 5. 嚴禁以公務名義寄發(fā)私人郵件。 5. 名片管理 1. 名片由人力資源中心統(tǒng)一設計和印制。 2. 市場管理部名片印制申請資格：主管以上(含主管)員工；業(yè)務代表、終端督導、超市代 表、客戶代表等市場外勤人員。 3. 印制名片須提前15個工作日申請，每人每次限印一盒。 4. 市場管理部人力資源科填寫《名片印制申請表》（格式見SZ300201），市場管理部總經(jīng)理 審核，人力資源中心審批。 5. 人力資源中心行政部將名片郵寄至市場管理部，由人力資源科負責人簽收，并在1個工 作日內傳真至人力資源中心行政部備案。 6. 每盒名片原則上使用期限不少于一個季度。 7. 員工離職，其名片必須退回，由市場管理部人力資源科負責銷毀。 6. 報刊管理 1. 為豐富員工業(yè)余文化生活，市場管理部可根據(jù)當?shù)厍闆r按每年三報二刊的標準訂閱報 刊。 2. 訂閱的報刊應具有知識性、合法性、嚴肅性，并對市場管理部實際工作有一定幫助。 3. 人力資源科負責報刊收集、整理、保管。 4. 市場管理部可定期將過期報刊進行變賣處理，變賣收入及時入賬。 7. 辦公用品管理 1. 辦公用品分為易耗性辦公用品和耐耗性辦公用品。 1. 易耗性辦公用品是使用期短，一次性耗費的辦公用品。具體分為易耗性個人辦公用品和 易耗性公用辦公用品兩類。 2. 耐耗性辦公用品是長期使用的辦公用品。具體分為耐耗性個人辦公用品和耐耗性公用辦 公用品兩類。 3. 易耗性個人辦公用品實行崗位定額使用制度，其中總經(jīng)理標準為40元/季，部門負責人 (包括市場負責人)為30元/季，職員為15元/季。 4. 耐耗性辦公用品實行限量使用、以舊換新制，原領用的未核銷或繳回時，不發(fā)放同類用 品。員工離職，須退還所領用的耐耗性辦公用品，如有損壞，由人力資源科視具體情 況要求給予賠償。 2. 公用辦公用品由部門負責人或市場負責人簽字領用，專人保管。 3. 辦公用品實行季度計劃申購制度。 1. 人力資源科根據(jù)相關標準審核員工及部門季度申領計劃，將個人申領辦公用品費用控制 在標準內，將公共辦公用品費用控制在合理范圍內。 2. 人力資源科按照總經(jīng)理批準的申購計劃指定專人采購、保管、發(fā)放、分品種驗收登記入 帳。 4. 人力資源科負責每月對庫存辦公用品進行盤點，編制辦公用品收、發(fā)、存月報表，財務 科負責監(jiān)督執(zhí)行并予以審核。 8. 租房管理 1. 辦公租房必須簽訂租賃合同或協(xié)議，按公司規(guī)定的標準執(zhí)行。 2. 員工房租按公司規(guī)定標準執(zhí)行，超標部分費用自理。 9. 公務車輛管理 1. 維修保養(yǎng) 1. 車輛維修保養(yǎng)實行申請審批、定點維修制度。 2. 司機應及時掌握車輛運行情況，確需修理時，填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》（格式見S Z300201），凡單項維修保養(yǎng)費用在1000元以下的，經(jīng)人力資源科審查，財務科審核 并報總經(jīng)理審批后安排定點維修；單項維修保養(yǎng)費用在1000元（含1000元）以上的 需提供3家以上報價及歷次大修理記錄，報營銷中心、人力資源中心審核，總經(jīng)理助 理審批。維修完畢后由司機、財務科及人力資源科負責人驗收，簽字確認。 3. 出車途中需進行維修，須總經(jīng)理同意，并在返程后辦理相關手續(xù)。 4. 司機行車時要實行“三檢”：即在出車前、行駛中及收車下班前要對車輛進行例行檢查 。由于使用不當造成部件損壞，經(jīng)鑒定屬實，司機承擔全部修理費用。 5. 司機應建立車輛維修保養(yǎng)檔案，記錄車輛保養(yǎng)、故障、維修、證件辦理、審驗及保險 等情況，每年應對汽車費用進行統(tǒng)計分析。 6. 人力資源科每周至少檢查一次車輛狀況，包括機油、剎車油、方向油、輪胎、水箱、 儀表、燈光、剎車及發(fā)動機等，填寫《車輛狀況檢查表》（格式見SZ300201），并記 錄留存。 2. 保險 1. 市場管理部車輛應在當?shù)赝侗＃侗ｋU種可為：車輛損失險、第三者責任險、乘客座 位責任險、司機座位責任、全車盜搶險、前后擋風玻璃單獨爆裂險、無過錯損失補 償險、中國境內險等。投保金額根據(jù)實際情況確定。 2. 人力資源科原則上選擇二家以上保險公司，對資質條件、理賠條件及保險費率進行比 較后，報營銷中心、人力資源中心及總經(jīng)理助理審批。 3. 用車管理 1. 用車資格 1. 部門經(jīng)理以上人員業(yè)務需要； 2. 接送公司客戶及深圳總部來人； 3. 部門經(jīng)理以上人員出差，可派車到車站碼頭（或機場）接送； 4. 總經(jīng)理上下班可派車接送，總經(jīng)理訪問經(jīng)銷商及到所轄區(qū)域內考察指導工作； 5. 員工家庭出現(xiàn)突發(fā)意外事件，可派車予以幫助； 6. 其它情況（如攜帶重要物品、現(xiàn)金、不易攜帶物品或時間緊迫、交通不便等特殊情況 ），須由部門負責人和總經(jīng)理簽批。 2. 公務車輛由人力資源科統(tǒng)一管理和調度。實行定人定車制度，嚴禁任何人（包括總經(jīng) 理）私自駕車。 3. 司機或其他人員未經(jīng)批準擅自動用車輛，否則每次處以500元的罰款，情節(jié)嚴重者予以 開除，因司機違章或其他人員私自動用車輛造成車輛、財產(chǎn)損失或交通事故，由當 事人全額賠償。 4. 未經(jīng)市場管理部總經(jīng)理同意，司機不得私自將車輛交他人駕駛，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即開除 。由此造成事故、損失，由當事人全額賠償。 5. 公務用車由人力資源科負責人統(tǒng)一調度登記備查，用車人須在《行車登記表》（格式見 SZ300201）上簽名。私事用車須由申請人填寫《派車申請單》（格式見SZ300201）， 由人力資源科負責人審核，總經(jīng)理審批后方可派車。 6. 無出差任務時（包括下班后），司機應將車輛停放在指定的停車點，并檢查車輛安全 后方可離開。特殊情況下需停放在其它地方時，應由人力資源科負責人批準。否則 ，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即開除，并承擔由此而造成的一切后果。工作時間內（因公出差除 外），原則上司機應在指定地點待命，保證隨叫隨到。 7. 公務車輛實行定點加油制度。原則上在市場管理部所在市區(qū)內行駛的車輛不使用現(xiàn)金 加油，長途行駛在市外需加油的可按實際需要適量加油，但必須有同車人在發(fā)票背 面簽字證明。 4. 事故處理 1. 發(fā)生交通事故，司機應立即向當?shù)亟煌ü芾聿块T和保險公司報案，在協(xié)助做好事故現(xiàn)場 處理工作同時。將事故情況（時間、地點、車輛、相關人員、傷亡、損失情況等）報 告人力資源科負責人及總經(jīng)理。嚴禁私自同肇事方私下交易，否則由此產(chǎn)生的一切后 果由其本人承擔。 2. 人力資源科應盡快向保險公司辦理保險索賠工作。 3. 因公出差發(fā)生交通事故，根據(jù)交通管理部門鑒定的事故雙方責任比例，由司機承擔除保 險公司賠款外的相應損失及罰金。 4. 司機因違章行駛或證件不全被罰款的，費用不予報銷，違章造成的后果由司機負責。 10. 安全管理 1. 市場管理部應樹立、強化全員防范意識，做好安全保衛(wèi)工作，發(fā)現(xiàn)異常情況應及時查 問、上報。 2. 員工下班時應進行辦公設備、設施的檢查。鎖好文件柜、保險柜和辦公室門窗。 3. 員工必須妥善保管市場管理部的專用鑰匙，不得擅自配制或轉交他人。妥善保管使用 市場管理部的貴重物品，如有損壞或遺失，須照價賠償。 4. 注意防火、防盜，嚴禁攜帶危險物品到公司，嚴格遵守各項消防安全管理規(guī)定。 5. 員工必須熟記火警電話“119”，熟悉走火通道及出口位置，熟悉滅火器具的使用方法。 如發(fā)生火警，無論程度大小，必須采取以下措施： 1. 保持鎮(zhèn)靜，不可驚慌失措； 2. 呼喚附近的同事援助并報告市場管理部總經(jīng)理； 3. 直撥火警電話“119”，清楚地說出火警地點、燃燒物質、火勢情況及單位名稱、本人姓 名； 4. 在不影響人員安全疏散的情況下，把火警現(xiàn)場的所有門窗關閉，切勿使用電梯，要從 樓梯上下。 6. 市場管理部應根據(jù)實際情況制定相關的應急方案。 11. 禮品管理 1. 市場管理部因工作關系所收取的禮品，應上交人力資源科登記保管。 2. 貴重禮品處理須上報人力資源中心批準，人力資源科每月公布禮品上交及使用情況， 保證禮品上交及使用的真實性和合理性。 12. 執(zhí)行監(jiān)督 1. 人力資源科負責行政管理制度的執(zhí)行與監(jiān)督，如出現(xiàn)疏于檢查、處罰不公、徇私舞弊 等現(xiàn)象，將追究人力資源科相關人員責任。 2. 對違紀行為納入該員工考核，視情節(jié)輕重給予相應的行政處罰。 13. 附則 1. 本制度由人力資源中心制定并負責解釋。 2. 本制度自2002年4月1日起施行，凡與本規(guī)定相抵觸的制度，同時廢止。 3. 各市場管理部根據(jù)實際情況，依據(jù)本制度制定實施細則。 ----------------------- |制度編號 |行政管理制度 |版本號 |第 5 頁 | | |（市場管理部） | |共 5 頁 | |SZ300200 | |2002年第1版 | | | | |擬稿： |審核： |審批： |簽發(fā)： |
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