財(cái)務(wù)管理-費(fèi)用管理類制度
財(cái)務(wù)管理-費(fèi)用管理類制度 1. 總論 摘自《永2003財(cái)（規(guī)）字第0001號(hào)》 一、總則 1. 為有效的降低公司的運(yùn)營成本，提高公司競爭力，加強(qiáng)費(fèi)用的監(jiān)管并明確監(jiān)管人 責(zé)任，嚴(yán)格把好費(fèi)用開支關(guān)，堵塞費(fèi)用開支上的漏洞，切實(shí)把不合理的費(fèi)用支 出壓下來，特制定本制度。 2. 公司費(fèi)用實(shí)行總量控制，分類管理，歸口控制，適時(shí)監(jiān)控的分類分部門的條塊管 理模式。這里的費(fèi)用是一個(gè)管理概念，指公司除商品采購成本以外的所有費(fèi)用 。 3. 各級(jí)費(fèi)用管理的責(zé)任承擔(dān)者，都必須做到責(zé)任內(nèi)容清楚，職權(quán)范圍明確，考核獎(jiǎng) 懲分明，貫徹責(zé)、權(quán)、利三結(jié)合。費(fèi)用管理責(zé)任承擔(dān)者對(duì)所承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任， 要具備下列三項(xiàng)條件：能了解所分管費(fèi)用指標(biāo)的要求和資料來源；能了解所分 管費(fèi)用指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況和計(jì)算依據(jù)；能調(diào)節(jié)、控制所監(jiān)管費(fèi)用指標(biāo)的耗費(fèi) 數(shù)。 二、費(fèi)用報(bào)銷基本要求及原則 4. 報(bào)銷費(fèi)用必須以合理、合法、真實(shí)的憑證為依據(jù)，原始發(fā)票不得臆造、涂改，不 得偽造發(fā)票。 5. 發(fā)生的費(fèi)用必須按規(guī)定分類填寫公司統(tǒng)一的報(bào)銷單據(jù)，不得隨意填寫。 6. 各種原始憑證必須大小寫一致，不得涂改，并注明附件張數(shù)和所屬部門和職務(wù)， 內(nèi)容和項(xiàng)目必須齊全。 7. 原始憑證必須按公司規(guī)定的程序進(jìn)行審核、簽字，相關(guān)手續(xù)必須完備。 8. 出納人員要嚴(yán)格遵守費(fèi)用報(bào)銷制度，認(rèn)真審核各種憑證，對(duì)不合法的原始票據(jù)應(yīng) 拒絕報(bào)銷，檢查封面金額與所附單據(jù)是否相符，并要承擔(dān)責(zé)任，凡不符合規(guī)范 報(bào)支的，按報(bào)支額的15%處以罰款。 9. 各種原始憑證由所屬費(fèi)用項(xiàng)目的相關(guān)配合部門審核并呈報(bào)審批，門店費(fèi)用一律由 門店財(cái)務(wù)主管初審，門店經(jīng)理簽字后方可呈報(bào)總部審批，否則總部不予審批。 10. 各種當(dāng)月費(fèi)用報(bào)銷必須在每月25日前送呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)審批， 防止造成費(fèi)用入帳逾期現(xiàn)象。 11. 分公司副總及副總監(jiān)以上人員費(fèi)用均需公司總裁審批。 12. 各財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)各項(xiàng)費(fèi)用憑證的審核工作，對(duì)不符合公司制度的及越權(quán)審批的 費(fèi)用和支出一律不得報(bào)支。凡在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，將對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)審核人員進(jìn)行處罰 ，并按報(bào)支金額的15％處以罰款。 13. 對(duì)于手續(xù)或填寫不符要求的一律退回修改、補(bǔ)全手續(xù)、重填憑證；對(duì)于不得報(bào)支 的費(fèi)用項(xiàng)目，一律退回拒付；對(duì)于超期申報(bào)的費(fèi)用，根椐規(guī)定進(jìn)行報(bào)支。 14. 責(zé)任明確原則。對(duì)于車船等交通費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、手機(jī)費(fèi)等必須誰發(fā)生誰報(bào)支， 不準(zhǔn)代報(bào)，不準(zhǔn)多人合并報(bào)支，如發(fā)生合并填單，一律以一人標(biāo)準(zhǔn)核報(bào)。施工 制作小組費(fèi)用，由組長負(fù)責(zé)本組報(bào)銷。 15. 費(fèi)用最低原則。若為同性二人同時(shí)外省出差，住宿費(fèi)根據(jù)級(jí)別按單人標(biāo)準(zhǔn)核報(bào)。 若為長期外出（如現(xiàn)場制作、支援），除特殊情況外，一律乘坐公交車。 16. 費(fèi)用劃分原則。對(duì)外省出差，住宿費(fèi)單獨(dú)填制“差旅費(fèi)”單據(jù)；交通費(fèi)及市外補(bǔ)貼 在同一“差旅費(fèi)”單據(jù)上填列，市外補(bǔ)貼以出差時(shí)間滿12小時(shí)起計(jì)算。 17. 費(fèi)用清晰原則。各報(bào)銷單據(jù)上必須注明所屬部門。差旅費(fèi)必須明確填寫所屬日期 及業(yè)務(wù)內(nèi)容，交通費(fèi)寫明出差地點(diǎn)、時(shí)間、乘坐線路和車費(fèi)，對(duì)于統(tǒng)一票價(jià)的 車票，寫明核報(bào)金額。嚴(yán)格保管各類費(fèi)用憑據(jù)，不得以其他單據(jù)代替；手機(jī)費(fèi) 必須寫明報(bào)銷月份和手機(jī)號(hào)碼和職務(wù)；業(yè)務(wù)招待費(fèi)必須寫明招待客戶，陪客人 員姓名。否則一律退回不得報(bào)支。 18. 費(fèi)用申請(qǐng)?jiān)瓌t。業(yè)務(wù)招待必須事先申請(qǐng)，根椐權(quán)限經(jīng)部門經(jīng)理或主管總監(jiān)審批后 方可使用，未經(jīng)審批的一律不得報(bào)支，如有特殊原因，必須事先電話請(qǐng)示。凡 招待本公司職工的費(fèi)用，原則上不得報(bào)支，如有特殊原因必須經(jīng)申請(qǐng)審批后使 用。 19. 費(fèi)用上限原則。凡手機(jī)費(fèi)額定報(bào)支在150元以上的人員，一律不得使用充值卡號(hào) 。對(duì)于外省出差的通訊費(fèi)超支部分，在核定標(biāo)準(zhǔn)5倍以下的，30%由個(gè)人負(fù)擔(dān)， 70%由公司報(bào)銷，并提供漫游電話清單；超過核定標(biāo)準(zhǔn)5倍以上的，一律由個(gè)人 承擔(dān)。 20. 及時(shí)報(bào)支入帳原則。 21. 為保證財(cái)務(wù)核算的正確性、及時(shí)性，費(fèi)用報(bào)支原則上當(dāng)月費(fèi)用當(dāng)月報(bào)支，因出差 等原因，超出報(bào)支日期的應(yīng)寫明情況，否則按下列標(biāo)準(zhǔn)： 22. 費(fèi)用發(fā)生后，15天內(nèi)按照費(fèi)用全額報(bào)銷； 23. 費(fèi)用發(fā)生后，22天內(nèi)按照費(fèi)用全額80％報(bào)銷； 24. 費(fèi)用發(fā)生后，30天內(nèi)按照費(fèi)用全額60％報(bào)銷； 25. 費(fèi)用發(fā)生后，37天內(nèi)按照費(fèi)用全額40％報(bào)銷； 26. 費(fèi)用發(fā)生后，45天內(nèi)按照費(fèi)用全額20％報(bào)銷； 27. 費(fèi)用發(fā)生45天后，全額不得報(bào)銷。 28. 當(dāng)月25日前費(fèi)用一律在當(dāng)月30日前報(bào)支，凡存在逾期費(fèi)用全額入帳的，財(cái)務(wù)人員 承擔(dān)補(bǔ)交或追回不應(yīng)予以報(bào)銷的部分。 29. 特殊情況：手機(jī)電話費(fèi)報(bào)支一律按公司標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，當(dāng)月費(fèi)用次月報(bào)支。 30. 預(yù)申報(bào)原則。 31. 各職能部門和分公司對(duì)數(shù)額較大或由于特殊原因而未支付的當(dāng)月費(fèi)用，應(yīng)由各經(jīng) 辦人員將詳細(xì)清單在每月25日前交財(cái)務(wù)部備案，財(cái)務(wù)部據(jù)此作為費(fèi)用預(yù)提，對(duì) 未在財(cái)務(wù)部備案的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒付。 三、費(fèi)用開支計(jì)劃及監(jiān)管責(zé)任 32. 公司各職能中心、各分公司、各部門、各門店必須在每月底根據(jù)下月工作計(jì)劃制 定本部門費(fèi)用開支預(yù)算，由財(cái)務(wù)中心匯總備案，經(jīng)公司辦公會(huì)議或總裁審批， 即為公司當(dāng)月的費(fèi)用開支預(yù)算，并下達(dá)各部門費(fèi)用開支指標(biāo)。 33. 公司對(duì)各種費(fèi)用分類管理，并根據(jù)費(fèi)用特性和公司實(shí)際情況進(jìn)行定額和定率管理 ，各級(jí)責(zé)任人員對(duì)管理權(quán)限內(nèi)的費(fèi)用負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，并同績效考核掛鉤。公司 同時(shí)授予副總裁、分公司總經(jīng)理、各職能中心總監(jiān)對(duì)計(jì)劃內(nèi)費(fèi)用開支的審批相 關(guān)權(quán)限。 34. 公司費(fèi)用開支預(yù)算留有彈性，并根據(jù)實(shí)施情況調(diào)整或變更授權(quán)。 35. 審批權(quán)限及程序：凡公司費(fèi)用開支預(yù)算內(nèi)審批程序?yàn)椋?36. 費(fèi)用由當(dāng)事人或費(fèi)用發(fā)生部門申請(qǐng)；并確保真實(shí)性、合理性。 37. 主管部門經(jīng)理或門店經(jīng)理審查確認(rèn)；并確保真實(shí)性、合理性。 38. 財(cái)務(wù)部門審核審批流程的完整性、是否超預(yù)算等； 39. 對(duì)大額支出及超預(yù)算部分由總裁、副總裁、 職能中心總監(jiān)或分公司總經(jīng)理審批； 40. 出納檢查單據(jù)的完整性和合法性； 41. 付款。 42. 凡公司預(yù)算外開支，一律最后報(bào)總裁審批或授權(quán)副總裁審批。 四、人工費(fèi)用管理 43. 人工費(fèi)用包括所有人員基本工資（包括級(jí)差）、獎(jiǎng)金、促銷費(fèi)、飯貼、勞動(dòng)保險(xiǎn) 費(fèi)等支出。 44. 人事部門確定各崗位的工資標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各門店、各經(jīng)營實(shí)體進(jìn)行定編定崗，對(duì)各部 門、各門店基本工資、飯貼、勞動(dòng)保險(xiǎn)費(fèi)進(jìn)行總包干，即不能超過所定數(shù)額， 超過定額的需說明理由，并向分管副總裁申報(bào)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。 45. 各分公司根椐總部獎(jiǎng)金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)及考核規(guī)定，人事行政部制定審核各部門獎(jiǎng)金分 配方案，由人力資源中心審批存檔。獎(jiǎng)金政策應(yīng)能結(jié)合銷售額、毛利率或毛利 額等實(shí)行浮動(dòng)性總額控制。 46. 財(cái)務(wù)管理中心、信息管理中心總監(jiān)對(duì)本中心和分公司職能人員所發(fā)生的人工費(fèi)用 ，負(fù)第一責(zé)任；各分公司總經(jīng)理對(duì)（除上述兩個(gè)職能部門外）分公司范圍內(nèi)人 工費(fèi)用負(fù)第一責(zé)任；其它職能中心總監(jiān)對(duì)本中心發(fā)生的人工費(fèi)用負(fù)有第一責(zé)任 ，并對(duì)各分公司對(duì)口職能部門所發(fā)生的人工費(fèi)用負(fù)監(jiān)控責(zé)任；人力資源中心總 監(jiān)和分管副總裁對(duì)公司全部人工費(fèi)用負(fù)有總額控制責(zé)任。負(fù)第一責(zé)任人員應(yīng)在 工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放表等人工費(fèi)用支出表上簽字確認(rèn)。 47. 人力資源部門編制工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放表等人工費(fèi)用報(bào)表時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按部門編制且各 分公司格式統(tǒng)一，準(zhǔn)確計(jì)算出各經(jīng)營實(shí)體真實(shí)的人工費(fèi)用。人力資源中心對(duì)格 式的統(tǒng)一性負(fù)責(zé)，分公司人事行政部對(duì)金額的正確性負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)準(zhǔn)確計(jì)算個(gè) 人所得稅。分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)審核各核算單位人工費(fèi)用是否超出計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)， 并及時(shí)上報(bào)總部財(cái)務(wù)管理中心。 48. 開展促銷活動(dòng)時(shí)，促銷費(fèi)發(fā)放方案必須先經(jīng)由財(cái)務(wù)部同意，分公司總經(jīng)理審批后 方可開展。人力資源部門負(fù)責(zé)實(shí)施執(zhí)行，以加強(qiáng)對(duì)人工費(fèi)支出的控制。促銷費(fèi) 開支由營銷部統(tǒng)計(jì)銷售數(shù)據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核后交人事行政部統(tǒng)一編制，編制完 畢后返營銷部審核確認(rèn)。 五、物流費(fèi)用管理 49. 費(fèi)用內(nèi)容： 物流費(fèi)用包括 50. 運(yùn)雜費(fèi)用：指門店之間的商品調(diào)撥費(fèi)用和配送費(fèi)用等，包括：送貨車輛的通行費(fèi) 、停車費(fèi)、燃料費(fèi)等；外叫人力車、機(jī)動(dòng)車費(fèi)用。 51. 保管費(fèi)用：包括外倉租金、內(nèi)倉租金、倉庫人工費(fèi)用以及其他有關(guān)倉儲(chǔ)支出等。 52. 由于物流費(fèi)用受銷售情況影響較大，公司對(duì)物流費(fèi)用依據(jù)銷售變化情況實(shí)行定率 管理，各分公司物流部門負(fù)責(zé)管理所屬物流費(fèi)用，應(yīng)提高效率，有效降低物流 費(fèi)用，各分公司物流部門經(jīng)理對(duì)所屬各類物流費(fèi)用發(fā)生負(fù)有第一責(zé)任， 物流管理中心是物流的綜合管理部門，負(fù)責(zé)整個(gè)集團(tuán)物流開發(fā)和資源整合。 物流管理中心總監(jiān)應(yīng)對(duì)所有發(fā)生的物流費(fèi)用負(fù)有最終監(jiān)管責(zé)任。 53. 自有車輛按照物流管理中心的規(guī)定進(jìn)行規(guī)范管理，對(duì)購買的燃料財(cái)務(wù)上必須進(jìn)行 列帳處理，并根據(jù)每月實(shí)際耗用數(shù)進(jìn)行核消；購燃料必須開具增值稅發(fā)票，并 按規(guī)定進(jìn)行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。長期外叫車輛應(yīng)簽訂合同， 所有合同均需物流管理中心確認(rèn)及備案，并交付一定數(shù)量的押金，并交分公司 財(cái)務(wù)部備案。 54. 分公司外借倉庫的租賃合同，必須經(jīng)物流管理中心總監(jiān)、集團(tuán)總裁審批，報(bào)財(cái)務(wù) 管理中心備案后實(shí)施。 55. 物流部對(duì)車輛的管理必須符合物流管理中心的車輛管理要求。 56. 物流部在掌握車輛維護(hù)、用車、油耗情況基礎(chǔ)上，制定當(dāng)月車輛費(fèi)用開支計(jì)劃。 57. 油費(fèi)報(bào)銷，需由駕駛員在發(fā)票背面注明行車起訖路程，由車輛管理人員根據(jù)里程 表、耗油標(biāo)準(zhǔn)、加油時(shí)間、數(shù)量、用車記錄復(fù)核，經(jīng)物流部經(jīng)理簽字驗(yàn)核。 58. 對(duì)車輛實(shí)施中大維修前須提出書面報(bào)告，說明原因和預(yù)計(jì)費(fèi)用，報(bào)銷時(shí)在發(fā)票上 列明詳細(xì)費(fèi)用清單，由物流部根據(jù)車輛維修情況復(fù)核，經(jīng)物流經(jīng)理簽字驗(yàn)核。 59. 駕駛員行車補(bǔ)助在工資中列支發(fā)放。 六、廣告費(fèi)用管理 60. 費(fèi)用內(nèi)容：包括各類媒體廣告及宣傳性支出，DM、展臺(tái)等支出以及應(yīng)向廠方可收 部分的收入。 61. 營銷管理中心根據(jù)批準(zhǔn)年度銷售計(jì)劃制定各分公司年度廣告收支計(jì)劃和成本預(yù)算 ，經(jīng)總裁審批后交連鎖管理中心及財(cái)務(wù)管理中心備案。 62. 連鎖管理中心根據(jù)營銷部門的年度支出計(jì)劃和成本預(yù)算，籌劃傳播途徑，分解廣 告費(fèi)用并報(bào)公司總裁審批。 63. 各分公司營銷部根據(jù)年度廣告收支計(jì)劃，制訂每月廣告收支計(jì)劃，由分公司總經(jīng) 理審批，交財(cái)務(wù)部備案；分公司連鎖部負(fù)責(zé)籌劃傳播途徑，分解廣告費(fèi)用。注 ：廣告回收計(jì)劃必須詳細(xì)到供應(yīng)商、品類交財(cái)務(wù)部掛應(yīng)收，應(yīng)收廣告費(fèi)必須得 到供應(yīng)商確認(rèn)。 64. 廣告費(fèi)的回收由營銷部相關(guān)業(yè)務(wù)員負(fù)直接責(zé)任。 65. 財(cái)務(wù)部憑廣告成本預(yù)算和應(yīng)收計(jì)劃進(jìn)行支付，沒有應(yīng)收計(jì)劃、超出預(yù)算和應(yīng)收未 完成的，財(cái)務(wù)部有權(quán)停止付款。 具體詳見第八章有關(guān)條款 七、租賃費(fèi)用管理 66. 租賃費(fèi)，僅指營業(yè)場地租賃費(fèi)，各門店租賃支出和各供應(yīng)商租賃攤位以及店面轉(zhuǎn) 租、展示廳等租賃收入，不包括倉庫租賃費(fèi)、辦公租金。 67. 連鎖管理中心根據(jù)公司發(fā)展需要負(fù)責(zé)門店的開發(fā)工作，包括選址、租賃費(fèi)的談判 工作等；行政部負(fù)責(zé)審核合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、合法性；租賃辦公場所和賣場經(jīng) 營用地、分公司的經(jīng)營場地租賃合同，店面轉(zhuǎn)租、設(shè)立展示廳等合同和協(xié)議， 必須經(jīng)連鎖管理中心總監(jiān)、集團(tuán)總裁審批，租賃合同最終由總裁簽訂。 68. 合同簽定后原件必須交行政部統(tǒng)一管理，并由分公司財(cái)務(wù)部、分公司人事行政部 、分公司連鎖管理部、財(cái)務(wù)管理中心備案。 69. 合同簽訂后，租賃費(fèi)的支出由人事行政部按合同負(fù)責(zé)支出審核；對(duì)于無合同的， 一律退回。財(cái)務(wù)部承擔(dān)復(fù)審工作，對(duì)于不符合同要求的一律拒付。 八、辦公費(fèi)用管理 70. 辦公費(fèi)用包括水電費(fèi)、固定電話費(fèi)、移動(dòng)通訊費(fèi)、辦公租金、辦公用品、其他行 政辦公費(fèi)等。 71. 公司對(duì)辦公費(fèi)用原則上實(shí)行預(yù)算責(zé)任包干制，總部各職能中心總監(jiān)，各分公司總 經(jīng)理對(duì)所屬單位發(fā)生的辦公費(fèi)負(fù)第一責(zé)任，各分公司人事行政部門對(duì)所屬分公 司發(fā)生的辦公費(fèi)用負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，行政部對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司發(fā)生的辦公費(fèi)用負(fù)有 監(jiān)管和控制責(zé)任。 72. 水電費(fèi)。由行政部根據(jù)門店面積、季節(jié)變化制定各部門的控制標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于超過標(biāo) 準(zhǔn)的，由該部門自行分解承擔(dān)。標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整由部門提出申請(qǐng)，行政部最終審批 。水電費(fèi)必須開具增值稅發(fā)票，供財(cái)務(wù)作為抵扣入帳。 73. 固定電話費(fèi)。由行政部制訂使用標(biāo)準(zhǔn)，原則上與門店大小、銷售直接掛鉤；對(duì)于 超過標(biāo)準(zhǔn)的，由該部門自行分解承擔(dān)。標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整由部門提出申請(qǐng)，行政部最 終審批。 74. 移動(dòng)電話費(fèi)。由行政部制訂各崗位的核報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，由使用人提出申請(qǐng)，各分公司人 事部按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審核執(zhí)行。通訊費(fèi)涉及漫游費(fèi)造成超過標(biāo)準(zhǔn)的，根據(jù)出差事實(shí) ，按公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。 75. 辦公租金。分公司根據(jù)公司發(fā)展需要負(fù)責(zé)辦公場所選址、租賃費(fèi)的談判工作等； 行政部負(fù)責(zé)審核租金的合理性、合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、合法性；租賃合同最終由 總裁簽定。合同簽定后原件必須交行政部，...
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