質(zhì)量體系編寫表格-文件及資料管理程序
普源科技有限公司 編 號 COP 5.1
程 序 文 件 版 本 01
文件名稱：
文件及資料管理程序 責(zé)任部門 DCC
制定日期 02.01.04
頁 次 1/5
責(zé)任部門負(fù)責(zé)人： 品質(zhì)系統(tǒng)代表：


版 號 修 訂 內(nèi) 容 日期
01
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02.01.04


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門 GM QMR QM SS HR AD PD PC PE PI ST EN MM
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1、目的
1.1 本程序文件敘述控制文件的制作、發(fā)放、更改及作廢方法。
2、概述
2.１ 控制文件包括程序文件、工作指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件、外來文件及電腦資料。
2.2 所有的品質(zhì)文件統(tǒng)一由文控中心（DCC）發(fā)行管理。
2.3 QMR及各部門應(yīng)鑒別有關(guān)控制文件和非控制文件的區(qū)別，用[控制文件分配總表]進行管理，[控制文件分配總表]由QMR制定和更新，交由文控中心保存。
2.4 DCC負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確保所有陸續(xù)刪改之控制文件能分配到已持有控制文件的部門手中，更新其手上擁有的舊控制文件。
2.5 控制文件和需批核的非控制文件及表格，需經(jīng)文件上有關(guān)負(fù)責(zé)人批核后才可分發(fā)。
2.6 [品質(zhì)手冊]之管理方法在本身文件內(nèi)敘述。
3、職責(zé)
3.1 QMR負(fù)責(zé)建立程序文件，并透過定期的管理評審和內(nèi)部審核去檢討其有效及可行性。
3.2 程序文件的使用部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)有效執(zhí)行要求內(nèi)容；并負(fù)責(zé)建議文件更改，去表達系統(tǒng)的真正運作情況。
3.3 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定工作指示書，并確保其有效運用。
3.4 工程部負(fù)責(zé)制定及管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件（如圖紙、etc……）。
3.5 工程部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理外來文件和于軟件內(nèi)儲存的文件。
4、程序
4.1 程序文件的格式。
4.1.1第一頁的格式包括：
A：程序文件名稱
B：編號、版號、頁次（第 頁/共 頁）
C：責(zé)任部門負(fù)責(zé)人，QMR文件確認(rèn)的簽署
D：更改資料；包括版號、日期及更改內(nèi)容簡述
4.1.2 其它頁次的內(nèi)容包括以上的B項。



4.1.3 程序文件的段落格式：
A：目的
B：概述
C：職責(zé)
D：程序
E：記錄及表格
4.2 [工作指導(dǎo)書]的格式。
4.2.1 [工作指導(dǎo)書]的每頁須有文件編號、頁次及版號。
4.2.2 [工作指導(dǎo)書]名稱須寫于第一頁，而文件確認(rèn)簽名可于第一或最后一頁。
4.3 品質(zhì)文件的發(fā)放及確認(rèn)
4.3.1 COP文件由QMR制定并負(fù)責(zé)與COP相關(guān)部門負(fù)責(zé)人取得共識，[工作指導(dǎo)書]由PE或責(zé)任部門自行制定，確認(rèn)及負(fù)責(zé)，所有的品質(zhì)文件，由文控中心（DCC）統(tǒng)一管理。
4.3.2 QMR作成[控制文件分配總表]，表上列明控制文件之種類及持有各復(fù)印控制之部門名單，每份品質(zhì)文件之控制版本的分配可依[控制文件分配總表]之持有部門進行分配，所有品質(zhì)文件的原版由文控中心保管以作日后復(fù)印。文件的原版為負(fù)責(zé)人或其上司親筆簽名或蓋印以區(qū)別于復(fù)印文件。
4.3.3 [文件清單]由DCC負(fù)責(zé)人作成，每份文件的名稱、編號、版號、責(zé)任部門及發(fā)行日期均需詳細(xì)記錄于[文件清單]上。
4.3.4 所有與品質(zhì)有關(guān)之控制文件（除原版外），需蓋上[受控文件]字樣，暫定文件需蓋上[暫定文件]字樣并注明暫定條件。
4.3.5蓋上[參考文件]字樣文件，只能用作參考，不可在生產(chǎn)中使用，所有已被取代之品質(zhì)文件應(yīng)蓋上[作廢]字樣。
4.3.6 QMR或文控中心及有關(guān)各部門應(yīng)保存所有關(guān)于品質(zhì)文件之控制版本，記錄有關(guān)品質(zhì)文件之修改內(nèi)容，內(nèi)容修改可參考新制訂或更改文件之程序進行，修改內(nèi)容應(yīng)包含：
A：有關(guān)曾經(jīng)刪改版數(shù)
B：發(fā)出之日期及列明最后刪改時情況，以方便追蹤
4.3.7 作廢及取消的控制文件，記錄及資料需即時撤出或毀滅，以免誤用，若需保留其作廢

或取消文件及資料應(yīng)作如下標(biāo)示。
A：注上[作廢]或[取消]字樣
B：在某情況下（如法律要求等）須保存已作廢，取消及過了保存期的文件和資料，必須集中保存，并附上適當(dāng)標(biāo)示和需保存期限。
4.3.8 每份COP的第一頁有COP使用部門的[簽收記錄]，此記錄表示使用部門收到COP最新版本的受控文件，明白內(nèi)容并愿意執(zhí)行要求，物料清單（BOM）的簽收亦記錄于物料清單上的第一頁，上其它的[工作指導(dǎo)書]（WI）的簽收則記錄于[文控部發(fā)文簽收表]上。
4.4 新制定或更改文件程序
4.4.1有關(guān)品質(zhì)文件，可由各責(zé)任部門人員決定更改并填寫[新發(fā)行/變更通知書]，COP文件的[新發(fā)行/變更通知書]須由QMR簽核，其它品質(zhì)文件的[新發(fā)行/變更通知書]由各責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人簽核。若因產(chǎn)品設(shè)計、材料或編號等工程變更，則由工程部填寫[工程更改]（ECN），由工程部負(fù)責(zé)人審核后，交文控部作管制發(fā)行處理。
4.4.2 若經(jīng)指定人員批核，在批核時應(yīng)獲得提供有關(guān)相應(yīng)資料注上更改要求，更改后的文件須按以上4.3方法分發(fā)至各受控文件的持有人手上。
4.4.3 [新發(fā)行/變更通知書]內(nèi)容包括發(fā)行/修改理由，修改詳細(xì)內(nèi)容。
4.4.4 新發(fā)行/變更文件應(yīng)在生效期前傳送到有關(guān)部門。
4.4.5 QMR及各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理被取消的文件，將[新發(fā)行/變更通知書]與該次被取消的舊版共同保管以便追溯之前的版本不需要再保管。
4.5 外來文件之管理
4.5.1 當(dāng)有外來文件由供應(yīng)商或客戶交來，工程部負(fù)責(zé)人隨即檢討其內(nèi)容，以決定是否可用作標(biāo)準(zhǔn)，若認(rèn)為有需要，工程部負(fù)責(zé)人制定資料于外來文件上；
4.5.2 以上確認(rèn)的外來文件須以類別（物料、產(chǎn)品）分開依次存檔，并記錄于[文件清單]上。
[文件清單]上有文件或物料/產(chǎn)品編號、收件日期或版號，[文件清單]由文控部保存。
4.5.3 一旦收到外來文件的最新版號，DCC負(fù)責(zé)人須于[文件清單]上“附注”欄項上（作廢），以表達該舊文件已被新版本取代。而新版本文件資料可登記于清單的最后空行。
4.5.4 舊文件隨即撕毀或蓋（作廢）印章。

4.5.5 所有外來文件原稿存檔于指定File內(nèi)連同[文件清單]更新資料，由DCC統(tǒng)一發(fā)行管理。
4.5.6 外部購入的各類基準(zhǔn)規(guī)格，必須有負(fù)責(zé)人簽名，才能發(fā)行使用。如無負(fù)責(zé)人簽名的則作為參考資料使用。
4.6 軟件資料之管理
公司暫無軟件資料需管理，如有需要時，可按以下執(zhí)行。
4.6.1 行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保證電腦軟件的控制，資料的準(zhǔn)確，相容安全。
4.6.2 行政部提供軟件各品質(zhì)記錄File，加上新資料或更改舊資料，該密碼表由負(fù)責(zé)人確認(rèn)。
4.6.3 行政部負(fù)責(zé)人制定一份[品質(zhì)記錄程式清單]，敘述公司品質(zhì)記錄程式內(nèi)的資料內(nèi)容。
4.6.4 當(dāng)軟件資料有更新時，軟件使用者有責(zé)任通知受影響的資料使用人。
4.6.5 為確保電腦資料得到保證，行政部有定期的資料儲存（Backup）。
5、記錄及表格
5.1 控制文件分配總表 (FM-MR-0511-06)
5.2 新發(fā)行/變更通知書 (FM-MR-0512-01)
5.3 文控部發(fā)文簽收表 (FM-DC-0513-08)
5.4 文件清單 (FM-DC-0514-01)
5.5 工程更改 (FM-EN-0515-05)

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