MRO資材采購業(yè)務指南
第1條 (目的)
本指南明確規(guī)定了海外法人(以下簡稱“法人”)所發(fā)生的與各種MRO器材購買業(yè)務相關的業(yè)務標準和工作程序及方法，旨在最大限度地提高工作效率。

第2條 (適用范圍)
本指南規(guī)定了法人在進行MRO器材采購申請、采購、庫存管理及貨款支付等相關業(yè)務時的工作程序。

第3條 (用語定義)
1. MRO(Maintenance Repair Operating)器材
雖然不是進行生產(chǎn)時直接需要的物資，但是使公司得以順利運轉(zhuǎn)所需的物資，包括除了原材料以外的所有器材，本公司將其分為Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。
(參照附件1－MRO器材品目分類表)
2． Spare Parts
作為設備維護所需物資，由法人的設備維護部門進行總管。
3． 一般消耗品(非庫存管理品目)
根據(jù)特定部門的購買申請而進行購買的物資。
4． 定期消耗品(庫存管理品目)
有2個以上的部門共同使用，采購部門對總需要量進行統(tǒng)計，事前購買后在MRO共同倉庫進行管理，根據(jù)部門要求進行出庫的物資。

第二章 責任與權限

第4條 (采購申請主管部門)
采購申請主管部門是決定MRO器材規(guī)格和預算的部門，S/P及測量儀由法人設備維護部門，消耗品由法人所有部門負責。

第5條 (采購主管部門)
是決定MRO器材價格及購買企業(yè)的部門，由法人采購部門負責。

第6條 (貨款支付主管部門)
根據(jù)MRO器材入庫憑證向企業(yè)支付貨款的部門，由法人財會部門負責。


第三章 業(yè)務程序

第7條 (執(zhí)行審議及P/R作業(yè))
1． 執(zhí)行審議
1.1. 采購申請負責人應進行以下工作。
1) 了解庫存情況
采購申請負責人根據(jù)各部門各器材適當庫存標準，對于不足部分取得內(nèi)部批準后申請采購。
2) 起草執(zhí)行審議書
① 根據(jù)規(guī)定樣式，起草執(zhí)行審議書，按照報批規(guī)定獲得內(nèi)部批準和管理部門負責人的同意。
但，定期消耗品以“定期消耗品申請書”代替。
② 在執(zhí)行審議書上必須寫明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、預算金額，如為新購買產(chǎn)品，要附上產(chǎn)品說明書和用途說明書。
③ 對于采購部門要求增加預算的在修改了執(zhí)行審議書上的金額后重新報批并取得同意。
3) 采購申請
在執(zhí)行審議書上追加記錄獲審批者批準的P/R號碼后，將執(zhí)行審議書全部復印，交給采購負責人。
4) 在申請部門管理臺帳上進行登記
對于被通知采購的采購件一定要在管理臺帳上進行登記，在從倉庫領收之前一并管理。
1.2. 申請部門審批者應進行以下工作。
1) 審批執(zhí)行審議
在批準執(zhí)行審議(以下包括“定期消耗品申請書”)前一定要先了解申請購買的器材的現(xiàn)況，確認是否適當后再進行批準。
1.3 管理部門負責人應進行以下工作。
1) 對執(zhí)行審議進行協(xié)議
對于已由申請部門審批者批準的執(zhí)行審議書，確認審議書上預算的適當性，決定是否給予批準，進行協(xié)議。
1.4. 緊急申請
由于發(fā)生緊急情況，不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書時，必須由申請部門審批者向采購部門審批者進行通報，在達成口頭協(xié)議后再進行采購，并在第二天內(nèi)填寫執(zhí)行審議書并報批法人長批準后，向采購部門通報。
1.5. 文件保存期限
執(zhí)行審議書及附件需保存5年。

2. P/R作業(yè)
2.1. 申請負責人應進行以下工作。
1) 確認器材編碼并進行申請
① 執(zhí)行審議書獲得批準后，根據(jù)產(chǎn)品規(guī)格，在SAP R/3中確認是否存在該器材的編碼。
② 如果不存在，通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(SPARE PARTS為PIMS，消耗品為BCS)，申請新編碼。
(必須輸入事項：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、品牌)
2) 生成P/R
① 申請負責人利用該產(chǎn)品的編碼在SAP R/3填寫P/R。
* P/R管理項目
i) 非庫存品目(在處理GR時GI也同時進行的品目)
消耗性：在Account assignment category中指定為“K”
成本中心選擇與申請者所在部門相關的內(nèi)容。
資產(chǎn)性/投資性： 在Account assignment category中指定為“A，M”。
通過事前生成資產(chǎn)號碼，進行部門資產(chǎn)登記。
ii) 庫存品目(GR與GI分別進行的品目)
消耗性、資產(chǎn)性/投資性：指定為MRO器材用Storage Location。
iii) 共同輸入事項
預算：獲得批準和已達成協(xié)議的執(zhí)行審議書上的預算金額
Plant：申請者所屬部門Plant
申請者：按照“申請者姓名(內(nèi)線電話)”形式輸入。
iv) P/R按照采購部門制定的各器材采購負責人所屬采購小組分類填寫。
② 采購部門要求增加預算的采購件也必須以被批準的價格對P/R進行修改后再執(zhí)行。
2.2. 申請部門審批者應進行以下工作。
1) 批準P/R
確認是否與執(zhí)行審議書的內(nèi)容一致后，在SAP R/3進行批準。
2.3. 采購負責人應進行以下工作。
1) 批準器材編碼并通告
采購負責人每天通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(消耗性器材為BCS)確認新申請的編碼是否有重復，并確認必須填寫事項后，迅速判斷是否予以批準，并將結果用Single通知申請者。
但，根據(jù)法人情況，采購負責人也可根據(jù)申請部門的編碼生成申請直接申請編碼。
* SPARE PARTS由總部的PIMS管理負責人決定是否批準。

第8條 (執(zhí)行審議書的接收與報價工作)
1. 執(zhí)行審議書的接收
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 管理接收明細單
在接收審議書時一定要在執(zhí)行審議書上標明接收日期，并在管理臺帳上進行登記。

2. 報價工作
2.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 要求報價
① 參與企業(yè)數(shù)
原則上應以明確均等的條件向2家以上企業(yè)提出報價請求，但以下情況為例外。
* 作為單一報價處理
i) 專利產(chǎn)品、試用新產(chǎn)品等購買處為特定企業(yè)時
ii) 與本公司共同開發(fā)，需要對外保密時
iii) 為了保證質(zhì)量或因技術研究關系，必須依賴供貨企業(yè)的技術時
* 省略報價單
簽訂單價合同的產(chǎn)品在合同期內(nèi)進行采購時。
② 按產(chǎn)品特性的參與企業(yè)選擇基準
i) 簽訂單價合同的產(chǎn)品
a. 為了決定合同單價，需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對象同時進行。
但，如果其他地區(qū)供貨商所報價格比本地供貨商所報價格低時，可以以此價格為根據(jù)，對本地供貨商的價格進行誘導。
b. 即使單價合同期限為1年，也應在每個季度調(diào)查、了解市場情況。
ii) 未簽訂單價合同的產(chǎn)品
基本上以本地供貨商為對象進行，但如屬以下情況必須與其他地區(qū)的供貨商報價相比較。
a. 在4個月期間價格無變動時
b. 所報價格被提高時
③ 在選擇報價企業(yè)時的優(yōu)先順序
i) 產(chǎn)品品牌(調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫價)
ii) 營業(yè)所及總代理店
iii) 各地代理店及銷售店
iv) 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)
2) 接收報價
報價單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。
3）要求二次報價
① 報價單拆封后如果審批者有進行二次報價的指示，或負責人判斷有協(xié)商的必要時，必須在當天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報價單的要求。
② 此時的報價單提交截止日和最初提交截止日期相同，
但如果屬于協(xié)商報價，則可以提示新的截止日。
4）管理報價
① 如是為了進行市場調(diào)查，馬上開封也無妨，如是為了決定個別價格和選擇供貨企業(yè)，需交給采購部門審批者開封。
② 已提出的報價單不能返還或作廢，要附在相關合同審議書或報告書后，不管是否中標都不得泄露報價內(nèi)容。
2.2. 采購部門審批者應進行以下工作。
1) 對報價進行開封及確認
每日業(yè)務開始和結束時將從采購負責人處接收的報價單一并開封并確認。
2) 決定是否進行二次報價
報價單開封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和提出的基本條件不同，或沒有比執(zhí)行審議書上的預算更低的企業(yè)時，指示進行二次報價。
此時參考第一次報價單決定二次報價提交公司。
2.3. 文件保存期限
報價單和單價合同產(chǎn)品清單等相關文件須保存5年。

第9條 (決定報價及選擇供貨企業(yè))
1. 決定價格
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 決定內(nèi)定價
① 以從前購買價格和(非)定期市場調(diào)查為依據(jù)決定，不能對外泄露。
② 在決定內(nèi)定價時，需考慮購買數(shù)量的多少、交貨的難易度、交貨期的長短、運輸?shù)冉灰讞l件。
③ 內(nèi)定價不得超過申請部門擬定的預算，如果預算不夠，需提出計算內(nèi)定價的依據(jù)，向申請部門提出增加預算的要求。
2) 合同及價格協(xié)商
在將報價單開封后，即使最低報價低于內(nèi)定價，根據(jù)采購負責人或采購部門審批者的判斷，也可以進行價格協(xié)商。
但，貨款支付基準和交貨期須符合要求報價時提出的條件。
1.2. 采購部門審批者應進行以下工作。
1) 對于以下產(chǎn)品直接參與合同及價格協(xié)商。
① 需簽訂單價合同的產(chǎn)品
② 有必要事前進行儲備的產(chǎn)品
③ 雖然單價很低但總金額很高
④ 其他以相關公司為對象的購買

2. 選擇供貨企業(yè)
為了使依據(jù)價格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè)，必須符合以下“交易企業(yè)基本條件及資格”
2.1. 交易企業(yè)基本條件及資格
1) 根據(jù)本公司評估標準，被登記為可交易企業(yè)的企業(yè)。
2) 對于定購產(chǎn)品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質(zhì)量的企業(yè)。
3) 擁有或租賃了履行供貨所需設施的企業(yè)。
4) 根據(jù)相關法令的規(guī)定，獲得了許可、認可、執(zhí)照或符合相關資格條件的企業(yè)。
5) 如為需對安全進行檢測的企業(yè)時，需通過相關機構的檢測。
6) 未被發(fā)現(xiàn)有賄賂集團內(nèi)職員的行為，不是由有過受賄經(jīng)歷的退職人員經(jīng)營的企業(yè)。
7) 在價格、質(zhì)量、交貨期等方面信譽良好的企業(yè)。
8) 具有適當水平的技術實力、管理能力、競爭力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。
9) 財務結構及經(jīng)營者意識結構良好的企業(yè)。
2.2. 交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況
以下情況即使不能滿足交易企業(yè)基本條件及資格，在得到部門負責人的批準后可作為例外處理。
1) 由于緊急情況無法事前對企業(yè)進行評價的新交易企業(yè)。
2) 專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè)。
但在這種情況，采購負責人得在最初進行交易后1年內(nèi)對該產(chǎn)品的一般化和
發(fā)掘代替品做出努力，并將結果報告給審批者，保存記錄。
3) 需要保密的產(chǎn)品、共同開發(fā)產(chǎn)品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術時。

第10條 (合同審議書)
1. 合同審議書
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1）起草合同審議書
根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書，附上執(zhí)行審議書副本、報價單、個別合同
書（已標明合同條件的），并依據(jù)報批規(guī)定獲得批準。
※ 追加附件
① 如從前有過購買記錄
須附上相關合同審議書的副本(包括P/O號碼,最終選定企業(yè)，支付價格等)。
② 如為單價合同品目
須附上單價合同清單中相關部分的復印件
2）在管理臺帳上登記
對于已獲批準的審議件將其登記在管理臺帳上，在產(chǎn)品入庫及付款前進行一并管理。
3) 記錄P/O號碼
P/O獲得批準后，在合同審議書上追加記錄獲批的P/O號碼。
1.2. 采購部門審批者應進行以下工作。
1) 批準合同審議書
① 與執(zhí)行審議書的內(nèi)容相比較，審查合同審議書的內(nèi)容是否適當后批準。
② 利用SAP R/3確認是否有過購買紀錄
③ 利用SAP R/3了解該器材的庫存情況，避免發(fā)生庫存過多的情況。
2) 單價合同書的管理
如屬簽訂單價合同的產(chǎn)品，同時檢查相關個別單價合同書的管理狀態(tài)。
1.3. 文件保存期限
合同審議書及附件須保存5年。

第11條 (P/O)
1. P/O
1.1. 采購負責人應進行以下工作。
1) 在P/O生成前確認必備事項
A. 已被批準的合同審議書
B. 由申請部門生成并被批準的P/R
2) Purchasing Master Data作業(yè)
① 合同(Contract)管理

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