公司文件管理規(guī)定
一、文印室管理規(guī)定 第一條 為了加強(qiáng)公司的文件管理，特制定本規(guī)定。 第二條 公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部傳遞的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件 ，一般不予打印。 第三條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文 件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時， 可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第四條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送，以免影響公司的正常工作。 第五條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有 關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。 第六條 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密 或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得載留任何文件。 第七條 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè) 務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一列行政開支。 第八條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以下罰款，屢教不改或給公司 造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟(jì)損失，處50元以上罰款直至辭退。 第九條 本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。 表23-1 行文表 |保密區(qū)分 |絕對機(jī)密 | | | | | | | | | | 二、文件收發(fā)規(guī)定 第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部 門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印蓋 章。 第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定 ，由專人印制報(bào)送。 第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登 記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。 第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收 人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件 后即時報(bào)送。 第七條 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實(shí)。 表23-2 往來信函記錄表 |類 別 |日 期 | 函 內(nèi) 容 |處 理 人 |回函日期 |回函內(nèi)容 | |去 |來 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 三、公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度 第一條 全公司公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 第二條 外發(fā)函電要求。 1．各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到 收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 2．每天下午××點(diǎn)以前，公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 表23-3 信函寄發(fā)記錄表 業(yè)務(wù)類 公共關(guān)系 采購類 總務(wù)類 |發(fā)函日期 |發(fā)函單位 |文 別|內(nèi) 容 |寄發(fā)單位 |回函日期 |回函內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 第三條 外來郵件管理 1．外來郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)。 2．凡掛號、紙包、包裹單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 3．一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi) 。 4．私人不明平信一律放到（信架）信袋內(nèi)，由個人自取。 5．不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤對；國外 來函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原由 。 6．凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到 收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 第四條 報(bào)刊訂購與收發(fā) 1．報(bào)刊訂購 （1）訂購時間：上半年； 下半年。 （2）訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購的報(bào) 刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認(rèn)無 誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸 口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì) 寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個人。 2．報(bào)刊收發(fā) （1）收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時 登記并要求補(bǔ)缺退任。 （2）收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時分發(fā)、不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊 時間為××小時，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。 四、公司文件管理規(guī)定 （一）總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用， 特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種 文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口 管理。 表23-4 送發(fā)公文登記簿 |日 期 |文 號 |收文單位 |文 別|事 由 |附 件 |附 本 |回涵內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格檔案處理工作一覽表 |部門|表格檔 |聯(lián)數(shù)|負(fù)責(zé) |表格性質(zhì) |完成 |審核 |審核 | | |案名稱 | |職別 | |期限 |職別 |日期 | | | | | |日報(bào) |月報(bào) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； 4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷 份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級； 5．廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和 修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬 稿； 6．經(jīng)廠辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）； 7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚； 8．需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽； 9．文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??； 11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 12．文件打字后，由廠辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況， 對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 （五）文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級 的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全 文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求 限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清 ）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 （六）文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍 1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： （1）上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)； （2）廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng) 導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； （3）廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； （4）廠一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記 錄等； （5）有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果； （6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)發(fā)言材料等； （7）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行 匯報(bào)的提綱和材料； （8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品； （9）工廠日志和大事記； （10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 2．業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù) 責(zé)立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 2．立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件材料 的完整性。 3．要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件 材料，要及時立卷歸檔。 4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（ 室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。 （七）文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有 關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由廠辦機(jī)要秘書和正（副）主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān) 指定的紙廠監(jiān)視銷毀。 五、公司文書管理制度 （一）總則 第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、 電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。 第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。 第五條 文書按下列要點(diǎn)處置或辦理： 1．凡重要事宜的指示、請示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式 進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下 來。 第六條 文書的管理原則規(guī)定如下： 1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。 2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。 （二）文書的收發(fā) 第七條 到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點(diǎn)處置： 1．一般文書予以啟封，分送各部門。 2．私人文書不必開啟，直接送收信人。 3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。 （三）文書的處理 第八條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類： 1．絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。 2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。 表23-7 表格登記單 |圖 表 |聯(lián) |填制單位 |移 送 | |名 稱 | | |單 位 | | |數(shù) | | | |用 | |聯(lián) |式 聯(lián)，第1聯(lián)： | | | |數(shù) | | |途 | |及 |第2聯(lián) | | | |分 | | | | |送 |第3聯(lián) | | | |單 | | | | |位 | | |請印日期 | |需要日期 | |表格編號 | | |表格格式 |依舊格式印刷品 依附樣印刷 |現(xiàn)有存量 | | |請印數(shù)量 | |每月耗量 | |使用年度 | | |需校對否 |需 否 | （七）文書的整理與保存 第三十條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的 文書。 第三十一條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編 輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。 第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部 填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類 是一般的文書，留存各部門保管。 第三十四條 文書的保存年限如下： 1．永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重 要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政 府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2．保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關(guān)文 書，財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。 3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 4．保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部 門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 第三十五條 全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。 第三十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。 機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。 第三十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整 的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 第三十九條 在制度難以執(zhí)行時，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書主管做出裁定。 第四十條 本制度自頒布之日起實(shí)施。 六、公司文書制作制度 第一條 適應(yīng)范圍 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。 發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。 第二條 名義 公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡單事項(xiàng)的文件，應(yīng)以部門的名義簽 署。 第三條 呈交公司經(jīng)理的文件 凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級上報(bào)。各級主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫出意見，注 明需呈報(bào)經(jīng)理的理由，然后上報(bào)。若不需呈報(bào)，則在該文書右上方空白處注明公司部門 的名稱、文號、年月日。 第四條 文書格式 1．公務(wù)文件應(yīng)使用楷書，盡可能簡單準(zhǔn)確。 2．陳述理由和經(jīng)過時，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。 第五條 文件編碼 文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號 碼和年月日，以便處理。 第六條 書寫格式 1．通常在第一行寫文號，第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā) 者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。 2．在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末 尾隔一行處寫下復(fù)審件的號碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。 3．由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱，必要時要寫上號 碼和年月日。 第七條 簽署應(yīng)用 文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個人（或單位） 的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位 的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。 第八條 封簽上的記錄 文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。 1．在用于普通文件的信封上，要寫明送達(dá)單位的名稱，同時在左側(cè)寫上是否加急、 掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。 2．秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一項(xiàng)。 3．必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。 4．機(jī)密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè) 寫明“秘”的字樣。 5．文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。 6．本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容，除有關(guān)機(jī)密的外，簡易的文件可依照第二條進(jìn)行，只要 在封面左下角用小號字印上單位名即可。 第九條 文件用紙 文件所用紙張另行規(guī)定（略）。 第十條 墨水 文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可 辨。 第十一條 文件種類的區(qū)分 部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。 1．提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進(jìn)行廣泛討論。 2．承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。 表23-9 定期報(bào)表發(fā)送記錄 |報(bào)表名稱 |類 別 |報(bào)告提出日期 |份 |呈 送 單 位 | | | | |數(shù) | | | |日 |月 |年 | | | | | |報(bào) |報(bào) |報(bào) | | | | 1．現(xiàn)金收支表 | | | |隔日或翌月1日 |1 |副總經(jīng)理 | | | | |2．營業(yè)報(bào)告表 | | | |隔月初日 |2 |自存 |副總經(jīng)理 | | | |3．損益表 | | | |隔月15 |3 |自存 |副總經(jīng)理 |總經(jīng)理 | | |4．資產(chǎn)負(fù)債表 | | | |” |” |” |” |” | | |5． | | | | | | | | | | |6． | | | | | | | | | | |7． | | | | | | | | | | |8． | | | | | | | | | | |9． | | | | | | | | | | |10． | | | | | | | | | | |11． | | | | | | | | | | |12． | | | | | | | | | | | 3．請求，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。 4．報(bào)告，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)。 5．申請，請求對自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請。 第十二條 指示類文件的區(qū)別 公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。 1．指示，對申請、請示及要求的答復(fù)。 2．傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。 第十三條 電文 依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電 文簡短。電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號。重要的電信文書，在發(fā)出電報(bào)的同時 ，還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人。 第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施。 七、公司文書收發(fā)制度 第一條 范圍 本公司文件（本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文 件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。 第二條 統(tǒng)管部門 文書的收發(fā)、分布等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理。 第三條 部門文書責(zé)任者 在部處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。 第四條 文書的收受 對公司外來文書的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函應(yīng)全部拆封，拆封后，以件 為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上用別針別在一起。 收件室將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā) 地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務(wù)部經(jīng)理在對文件及《收文簿》加以審核后，對收件室做出分發(fā)批示。 當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時，如有事務(wù)急需處理，可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作。 第七條 分發(fā) 收件室將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)該在收文簿上蓋印簽收 。 第八條 處部門內(nèi)部文書處理 文書負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印，并遞交有關(guān)部門。 有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對文書負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示，文書負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給 有關(guān)工作人員。 在文書承辦量、分發(fā)量較大的部門，可設(shè)文書整理簿，并據(jù)此處理文件。 第九條 發(fā)送 文書的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)，在特殊必要時亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理。 第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理 文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛、快遞等方式。 文書負(fù)責(zé)人將本部門文件分類別，請示發(fā)送。 第十一條 發(fā)送的處理 總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱（全名） 、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在“發(fā)文簿”上，貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時間投出： 第一次上午十點(diǎn)； 第二次下午三點(diǎn)； 第三次下午五點(diǎn)。 遇有緊急投遞的文書，可不受上述時間限制。 第十三條 郵票的收付保管 郵票購入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在“郵票收付保管明細(xì)表”，并在年末計(jì)算出余 額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對。 第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞 不利用國家郵政，而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函、文書、傳票、小包裹、錢 款以及其他物品的收集和遞送，可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理。 對本公司及各事務(wù)所之間的定期專遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)。 第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作 在發(fā)送定期專遞時，各部門應(yīng)在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容，一式二頁，副頁留存 ，正頁與發(fā)送物品同時放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿，作為發(fā)文單位記錄，可代替 發(fā)文簿，每天進(jìn)行整理清點(diǎn)。對于收文部門，定期專遞收發(fā)文簿，可代替收文簿，每天 進(jìn)行整理清點(diǎn)。 八、公司文書處理制度 （一）總則 第一條 范圍 本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊 有關(guān)手續(xù)。 第二條 定義 本制度所指文書，包括以下內(nèi)容： 1．高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。 2．部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。 3．合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。 4．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。 5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書。 6．往來書信、電報(bào)、任命書、意見書。 7．各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。 其中“1”與“2”項(xiàng)文書的處理，原則上按會議決定處理。 第三條 類別劃分 上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類： 1．機(jī)密文書 （1）絕密。 （2）秘密。 （3）保密。 2．普通文書，即機(jī)密文書以外的文書。 3．其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄 寫物品的。 第四條 適用原則 （二）文書的收發(fā) 第五條 收發(fā) 到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列 原則處置或送發(fā)： 1．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā) 日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有 關(guān)部門有關(guān)人員；文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書，可 以簡化登記手續(xù)。 2．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 第六條 制度時間外的處理 1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng) 立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 2．所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交 收發(fā)室。 第七條 收發(fā)決定 所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。 第八條 設(shè)立信使 在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室 設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。 （三）文書的處理 第九條 處理原則 文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時”，并且明確文書處理的責(zé)任者。 第十條 成文原則 凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶 ，形成“備忘錄”。 第十一條 特例 對那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將 處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。 第十二條 處理手續(xù) 領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。 1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門主管做出報(bào)告，并逐級向上請示 ，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關(guān) 事項(xiàng)。 2．如果文書中涉及的事項(xiàng)，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一 致意見再行事。 3．在具體處理時，如果認(rèn)為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需 要一定的時間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對方的意見。 4．如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應(yīng)聽取其他 部門的處理意見。 第十三條 防止拖延 文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書的處理延遲或停 頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。 第十四條 重要文書的保管 機(jī)要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管 。 文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的 醒目位置。 （四）文書的制作 第十五條 用紙的規(guī)格 制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。 第十六條 字句 文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。 第十七條 文體 全部文書一律采用書面文體。 第十八條 復(fù)印 絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明 包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。 第十九條 署名 在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。 1．代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全 部署名“董事會代表”。 2．對外廣告及宣傳，采用公司名稱。 3．除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。 不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。 （五）文書整理 第二十條 編寫符號 各種文書都必須按整理的要求編寫符號，表示文書的類別，再按符號編輯數(shù)字符號， 給各文書排序，以便于檢索。 第二十一條 文書的符號與編號按下列規(guī)定使用： 1．表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝室，用“制、 工”表示。 2．文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。 3．各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號。 4．同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“- ”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號按年度更新。 第二十二條 填寫文書登記簿 所有文書的符號與編號都必須填寫在“文書登記簿”上。 第二十三條 整理 文書處理完結(jié)之后，按文書的符號與編號進(jìn)行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻 閱的歸為一類進(jìn)行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效 用還沒有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。 第二十四條 保管 文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定 的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管。 （六）文書的送發(fā)與交接 第二十五條 主管部門 全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接， 由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)。 第二十六條 絕密與親啟文書 絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈” 字樣的印章。 第二十七條 轉(zhuǎn)交郵寄予面呈 送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“ 可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在的情況下留下文書，囑咐由指 定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交 的文書”。 第二十八條 填寫送發(fā)登記簿 所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。 對于“面呈”文書，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事 人簽名蓋章。 （七）文書的存檔與廢除 第二十九條 存檔 由本公司總部的行政室，按文書的整理符號與編號進(jìn)行編輯歸檔。 第三十條 編輯 行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號的文書，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊，存入 檔案。會計(jì)文書則按會計(jì)年度編輯成冊。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯， 只需按年度匯集成冊。 第三十一條 分編標(biāo)準(zhǔn) 存檔文書按部門，以文書的符號獨(dú)立分編成冊。 第三十二條 保存期限 保存期限按下列規(guī)定確定： 1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計(jì)及會計(jì)文書 ，以及員工人事勞資文書，都?xì)w為“永久保存”文書。 2．保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書 、違約書、往來公文、復(fù)命書、報(bào)告書和重要往來信函等等，可以保存十年。 3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒必要保存十年的文書，可保存五年 。 第三十三條 廢除 保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書，應(yīng)及時予以廢除或銷毀。廢除必須 經(jīng)有關(guān)部門合議，報(bào)總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。 如果對廢除沒有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷毀。 九、公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范 第一條 主管部門 本公司所有外來文書，都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一接受。 第二條 處理方法 文秘室按下列規(guī)定處理所到達(dá)的文書： 1．把公司文書與私人文書區(qū)分開來。 2．由文秘室直接開啟送達(dá)的公司文書，并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā) 日期。 3．對于送達(dá)各部門且不能開啟的，估計(jì)涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書，以及絕密文書 ，只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。 第三條 登記 凡符合下列規(guī)定的文書，都必須做好登記。 1．在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要的文 書，或者夾帶重要物品的文書。 2．專人傳遞送達(dá)的文書， 3．標(biāo)有“絕密”或“親啟”字樣的文書。 第四條 電報(bào)、快遞文書 文秘室必須優(yōu)先處理電報(bào)、特快專遞類文書，不得拖延。 第五條 公休日到達(dá)的文書 凡下班后、或者缺席工作時間以外到達(dá)的文書，一律由值班留守人員接收，于此后第 一個工作日早晨移交文秘室。 第六條 分發(fā) 文書的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行： 1．寫給各部門的文書，經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門的主管。 2．重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人 不在的情況下，囑托部門主管轉(zhuǎn)交。領(lǐng)取文書者必須在登記簿上簽名蓋章。 3．文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。 4．私人信件直接分送本人（在特殊情況下也可由代理者領(lǐng)取），在必要情況下，讓 領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章。 第七條 回復(fù) 各部門在接到文書時，應(yīng)給文秘室一個回復(fù)，表示那些需要回復(fù)的文書已經(jīng)收到。 第八條 退回 分送給各部門的文書，如果出現(xiàn)差錯，或不是所在部門接收的文書，應(yīng)直接退回文秘 室，再由文秘室處理。 第九條 電報(bào)電話記錄 收到電報(bào)后在“文書登記簿”上做好登記，接到電話后填寫“電話記錄傳票”。但普通的 電話不必記錄。 十、公司重要文件保管處理規(guī)定 第一條 范圍 本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行。 第二條 種類 重要文件分為以下四種，分別處理。 1．最重要文件（日常用）。 2．最重要文件（非日常用）。 3．一般重要文件（日常用）。 4．一般重要文件（非日常用）。 其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是 指其重要程度輕于前者的文件。 日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常 用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。 第三條 保管場所 在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的 性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。 1．地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對于公司特別重要的材料。 2．各業(yè)務(wù)部門保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文件。 3．地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。 4．各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。 5．現(xiàn)場保管（在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上級對現(xiàn) 場保管有特別指示的時候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采用相應(yīng)的方法保管。 第四條 分類保管期限 各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定。 對前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文 件更應(yīng)如此。 第五條 重要文件的另行保管 重要的賬票或文件，在沒有其他材料可以替代時，即在確認(rèn)除原件外沒有其他可以反 映其內(nèi)容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時，需將該件做出表示其內(nèi)容 的特別標(biāo)記，辦理另置安全場所保管的有關(guān)手續(xù)。 第六條 保管的主管部門 重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)實(shí)施，倉庫內(nèi)文件的整理保管由總務(wù) 部門承擔(dān)。 各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門?？?務(wù)部在安置文件時應(yīng)考慮到平時的使用頻率。 第七條 搬運(yùn)、收藏時間 將各業(yè)務(wù)主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時須 遵照執(zhí)行。 1．正常情況下文件處理完結(jié)時。 2．在特別緊急危險(xiǎn)時。 3．在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時， 第八條 倉庫內(nèi)的保管位置 收藏文件在倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門決定。在搬運(yùn)、收藏文件時要 注意準(zhǔn)確無誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大，保管場所不足時，應(yīng)預(yù)先與 總務(wù)部協(xié)商，要求給予增加或變更保管場所。 第九條 銷毀處理 對于保管期滿的文件，總務(wù)部門在征求業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。 第十條 向公司外轉(zhuǎn)移 對于重要文件，在公司沒有特別命令時原則上不允許攜帶搬運(yùn)至公司以外。 分公司及工廠的文件，在無特別命令時除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿 文件處理方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門。 十一、文書檔案立卷歸檔制度 （一）總則 第一條 為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。 第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值 的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存 ）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材 料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 （二）文件材料的收集管理 第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本 部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被 轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第六條 一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動 的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽 字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)旅費(fèi)。 2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦 理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)銷會議費(fèi)用。 第七條 各部門專（兼）職文書的職責(zé) 1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文 件材料。 2．認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月份前 應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3．承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用 文件材料登記手續(xù)。 （三）歸檔范圍 第八條 重要的會議材料包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡 報(bào)、會議記錄等。 第九條 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材 料。 第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 第十一條 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。 第十二條 本公司反映主要職能活動的報(bào)告總結(jié)。 第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。 第十四條 信訪工作材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 （四）平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書 集中統(tǒng)一保管。 第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類 目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。 第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理， 送交本部門專（兼）職文書歸卷。 第二十二條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存 文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 （五）立卷案卷質(zhì)量要求 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔 案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不 同的價值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文 件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕 密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒 有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在 針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī) 定執(zhí)行。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批 復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形 成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正 面的右上角，背面的左上角打印頁號。 第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。 卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立 卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式。 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要 求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法 裝訂。 第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以 案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。 十二、公司檔案管理辦法 第一條 依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本 辦法。 第二條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文 書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關(guān)部門管理，以便 于及時利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價值的 文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。 第三條 公司辦公室設(shè)立專門的檔案工作，受上級部門檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管 理公司的文書、科技（部分）檔案，其任務(wù)是： 1．收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案； 2．積極開展檔案的提供利用工作； 3．進(jìn)行檔案鑒定； 4．進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)； 5．保管部分科技檔案； 6．認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識， 掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。 第四條 歸檔 歸檔的文書包括： 1．公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。 2．公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎 懲以及全公司的規(guī)章制度）。 3．公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。 4．公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要。 5．國際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報(bào)告和會談紀(jì)要等文件材料。 6．公司各部門的發(fā)文。 7．其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。 8．外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。 第五條 歸檔要求 1．歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件 內(nèi)容進(jìn)行歸檔。 2．在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。 3．案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、 長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。 4．按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。 5．全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目 錄。 第六條 檔案借閱 1．借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔 案室查閱的，要經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)。 2．借閱時間，一般檔案最長不超過十天，密級檔案最長不超過一周。 3．借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、 畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。 4．借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。 十三、公司檔案管理制度 第一條 管理部門 1．文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如 因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文 書管理部門以影本歸檔。 2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定， 總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報(bào)送總管理處。 第二條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點(diǎn)收： 1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。 2．文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。 3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。 4．與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 5．有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后， 將文件歸檔處理。 第三條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： 1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2．右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。 3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一 。 第四條 檔案分類 1．檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級 分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若 干小類。 2．檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，三級分類不夠應(yīng)用時須在第三級之 后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 3．同一“小類”（或細(xì)類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多， 一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次 ”編號，以便查考。 4．每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并 以每一案一個“目次”編號為原則。 5．檔號的表示方式如下 A A ——B B C C D ——E E 其中 A A 為經(jīng)辦部門代號，B B 為大類號，C C 為小類號，D 為檔案卷次，E E 為檔案目次。 第五條 檔案名稱及編號 1．檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為 原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 2．各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件 多少，及增長情形斟酌決定。 3．檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及 其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4．檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增 補(bǔ)之用。 5．檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應(yīng) 事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第六條 檔號編寫 1．新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為 此來編列檔號。 2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。 3．檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其 主要類別，再編列檔號。 4．檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。 第七條 檔案整理 1．歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 2．檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則； （4）董事會及股東會紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動產(chǎn)所 有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。 2. 10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料； （4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。 3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。 4．1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第九條 檔卷清理 1．檔案管理人員應(yīng)隨時擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時， 依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄 表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā) ）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。 第十條 調(diào)卷程序 1．各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)其部 門主管核準(zhǔn)后向管檔人員調(diào)閱。 2．檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。 3．在檔案室當(dāng)場借閱者，免填“調(diào)卷單”。 4．檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由檔案管 理人員留存?zhèn)洳椤?第十一條 調(diào)卷管理 1．“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào) 閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 2．調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報(bào)明原因，請管 檔人員負(fù)責(zé)處理。 3．調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)變 更調(diào)卷登記，不得私自授受。 4．調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門 主管同意。 十四、公司檔案借閱規(guī)定 第一條 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級以上的檔 案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。 第二條 案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 第三條 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第四條 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁 、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》，追究 當(dāng)事人責(zé)任。 第五條 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 第六條 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離 檔案室。 第七條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。 第八條 本規(guī)定自××××年××月××日起實(shí)施。 ----------------------- 來 去 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2 ^2 1 1 ^2 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2
公司文件管理規(guī)定