FHC.GL.025檔案管理制度ok(doc)
檔 案 管 理 制 度 1. 總 則 第一條 為建立科學規(guī)范的檔案管理體系，為公司開發(fā)和經(jīng)營管理提供準確、全面、可靠的信息 ，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、GB/T 50328 -- 2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和省檔案局（DB37/T180- 93）《企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》，結(jié)合公司實際，制定本制度。 第二條 本制度適用于公司的工程檔案、文書檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、合同檔案、客戶檔案 、會計及人事檔案等十五類檔案的管理。 第三條 檔案資料可以是文字資料、圖紙資料、音像資料、磁盤資料和圖片資料等。 第四條 檔案管理堅持及時、真實、齊全、清晰、手續(xù)完備、安全可靠的原則。 2. 職 責 第五條 營銷管理部負責客戶檔案的立卷、歸檔和管理，并將入住客戶檔案移交物業(yè)公司管理。 第六條 人事部門負責人事檔案的立卷、歸檔和管理。 第七條 財務(wù)管理部負責財務(wù)檔案的立卷、歸檔和管理。 第八條 檔案室負責其它檔案的立卷、歸檔和管理，并負責協(xié)助、指導各部門檔案材料的收集。 整理和歸檔。 第九條 各職能部門負責職責范圍內(nèi)需存檔資料的收集、整理、送交。 3. 立卷歸檔 第十條 歸檔范圍見附錄《公司文件資料分類、歸檔范圍的規(guī)定》。 第十一條 歸檔要求 １、上級來文：經(jīng)授權(quán)人簽署傳閱辦理意見，傳閱后連同辦結(jié)的資料一同送交檔案 室登記存檔。 2、公司的上報材料和發(fā)放的文件，由發(fā)文單位將簽署齊全的擬稿紙和原件送交檔 案室登記存檔。 3、技術(shù)圖紙資料由發(fā)放單位在發(fā)放的同時，送交檔案室登記存檔。 4、凡歸檔的文件資料，應(yīng)是原件，并要求書寫材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整， 圖樣清晰，一律用碳素水或藍黑墨水書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久的書寫工具 。 5、凡歸檔的圖紙，必須符合國家制圖標準，會簽手續(xù)齊全。 6、重要設(shè)備、儀器開箱時，相關(guān)部門必須通知檔案室派人共同參加開箱，檢查接 收隨機文件材料并及時歸檔。 7、歸檔的聲像材料必須是原版，應(yīng)詳細注明內(nèi)容、時間、地點、人物、攝像人。 8、移交文件資料時，交接雙方應(yīng)清點核實無誤，并在移交目錄上簽字。 第十二條 歸檔時間 1、企業(yè)基礎(chǔ)管理文件資料于次年三月份前向檔案室移交。 2、工程建設(shè)文件資料，在工程竣工驗收交付使用前向檔案室歸檔。 4. 檔案的管理 第十三條 檔案管理 1、檔案室在接收檔案后，應(yīng)進行分類、立卷、編號、建賬、建卡、入庫，妥善保存 。 2、對有密級的檔案單獨組卷、登記，專柜保管。 3、為確保檔案的安全，應(yīng)設(shè)獨立檔案庫房。庫房內(nèi)要有防火、防盜、防潮、防鼠、 防曬、防蟲、防塵、防高溫的措施；庫房中應(yīng)具有防磁、防震的柜架及箱盒，以便妥善 保管錄音、錄像帶、軟盤、縮微膠卷等。 4、存入微機、電子媒體的歸檔材料應(yīng)加密并備份，要注意防磁、防靜電、防病毒。 5、對檔案資料要進行科學管理，做到分類清楚，編排規(guī)范，代號正確，規(guī)格一致， 檢索工具完備，以利查找利用檔案。 6、檔案室應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 7、檔案人員要熟悉所保管檔案的內(nèi)容，積極開展咨詢服務(wù)工作，并及時、準確地作 好檔案的庫存、收進、移出、鑒定、銷毀、利用數(shù)字和利用效果的記錄和統(tǒng)計工作。 第十四條 保密要求 1、檔案工作人員要認真學習貫徹《保密法》，嚴格執(zhí)行保密制度，養(yǎng)成良好的保密習 慣。 2、檔案工作人員不準隨意摘抄機密文件、資料，談話不準涉及檔案中的內(nèi)容。 第十五條 檔案的鑒定與銷毀 1、由公司領(lǐng)導組織有關(guān)部門和檔案室人員組成鑒定小組，對需鑒定的檔案進行直接 的價值鑒定，做出鑒定結(jié)論，由檔案室執(zhí)行。 2、鑒定小組是具體鑒定、審定組織。它的任務(wù)是：調(diào)整密級，確定保管期限和批準 銷毀無保管價值的檔案，并提出檔案鑒定情況的報告。 3、檔案不僅有現(xiàn)實使用價值，而且具有長期工作參考和歷史憑證作用。保管期限分 為：永久、長期、短期三種。 4、對確定銷毀的檔案經(jīng)復審后，編制檔案銷毀清冊，履行批準手續(xù)，指定二人以上 進行監(jiān)銷，注明銷毀時間、地點、方式、銷毀清冊存檔，永久保存。 5. 檔案借閱和傳遞 第十六條 借閱檔案要求 1、企業(yè)檔案主要供本公司利用，一般不外借。特殊情況下，外單位人員來本公司查 閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準方可查閱，但不許借離檔案室。 2、本公司正式職工，因工作需要，可到檔案室利用無密級的檔案，對有密級的檔案 ，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準方可利用。 3、一般情況下，只許在檔案室內(nèi)查閱檔案。特殊情況下，需經(jīng)分管領(lǐng)導同意，可在 辦理借閱手續(xù)后借出檔案副本，每人限借三本，正本一概不借出。 4、檔案借出期為二周，到期未用完，必須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。 5、借閱期間，應(yīng)精心愛護檔案，不得轉(zhuǎn)借、拆卷、抽頁、涂改，歸還時要嚴格檢查 ，以確保檔案完整。若有遺失，需寫明情況報分管領(lǐng)導酌情處理。 6、借閱檔案后，需填寫檔案借閱登記本和利用效果登記本。 第十七條 檔案轉(zhuǎn)遞 1、檔案轉(zhuǎn)遞移交應(yīng)列明移交目錄，交接雙方在核對無誤后在交接記錄上簽字。 2、人事檔案的轉(zhuǎn)遞必須由任免文件或調(diào)動審批表等依據(jù)，并經(jīng)認真鑒別清理，按《 人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項目登記，嚴密包裝、封印后，以機密件發(fā)出。 附件：《公司文件資料分類、歸檔范圍的規(guī)定》 附件 公司文件資料分類、歸檔范圍的規(guī)定 1.根據(jù)國家建設(shè)部《城市建設(shè)檔案分類大綱》、省檔案局《企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》等 有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，對公司所有檔案的收集分類、歸檔范圍及保管期限的劃分 作出規(guī)定。 2.公司檔案分類、歸檔范圍及保管期限見《檔案分類編號方案》和《檔案分類、歸檔范 圍表》 3.公司檔案保管期限分為永久、長期、短期。黨政工團文書檔案保管期限永久為50 年以上，長期為16～50年，短期為15年以下；建筑工程文件檔案保管期限長期為該工程 的使用壽命，短期為20年以下。 4.保管期限從文件歸檔的第二年的1月1日算起。 5.表中的“重要文件”指方針政策性或重大問題，具有依據(jù)性、科學性、歷史性價值 大的文件資料，“一般文件”指一般事物的說明，對企業(yè)有利用價值的文件資料。
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