電算化管理制度
( 會 計 電 算 化 工 作 程 序 圖 注 1、圖中③為直接上機填制記帳憑證，④則為審核人員上機審核記 帳憑證，⑥為打印已在電腦中記帳的已審核記帳憑證，并及時 粘貼原始憑證，經(jīng)核對無誤后，整理存檔； 2、會計人員主要分工為制單、審核和檔案管理人員； 3、各工作人員根據(jù)各種規(guī)章制度要求，并本著會計工作職業(yè)道德 要求認真執(zhí)行相關工作。 ( ( 帳 務 流 程 圖 ( ( 會計報表系統(tǒng)業(yè)務流程圖 ( ( 會計電算化管理制度 一、電算化崗位責任 根據(jù)財稅部門有關電算化管理規(guī)章制度及公司的管理核算特點，為穩(wěn)妥高效地開展會計 電算化工作，公司財務部設置以下工作崗位： ← 財務經(jīng)理 對公司電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應用項目進行決策，領導 各財務人員高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定地開展會計電算化工作。 ← 會計主管 1、積極配合財務經(jīng)理的工作，制訂公司電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度等，為財務經(jīng)理 提供相關決策依據(jù)； 2、根據(jù)公司特點合理設置電算化工作崗位，正確分配系統(tǒng)各級操作人員的使用權限 ，組織協(xié)調(diào)好各財務人員開展各項具體的會計電算化工作； 3、經(jīng)常檢查各項電算化工作的執(zhí)行情況和結(jié)果，嚴格執(zhí)行責任制對各崗位人員責任 的約束條款。 ← 系統(tǒng)管理 1、參與制訂公司會計電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度； 2、執(zhí)行對操作人員的管理和對計算機檔案管理的職責； 3、對系統(tǒng)軟硬件的日常運行進行維護，及時排除系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的各種故障，確保 系統(tǒng)正常穩(wěn)定地運行。 ( ( 會計電算化管理制度 ← 檔案管理 1、及時備份系統(tǒng)中各種帳表數(shù)據(jù)，并分類編號存檔，數(shù)據(jù)備份至少 做一次硬盤備份和兩次軟盤備份； 2、對打印輸出的憑證、帳簿、報表等應及時裝訂存檔； 3、對系統(tǒng)軟硬件相關的光盤、磁盤、使用手冊等資料進行分類編號， 妥善保管。 ( 成本、計劃管理 1. 配合財務經(jīng)理及會計主管、系統(tǒng)管理人員工作，保證電算化日常工作正常進行； 2. 制訂財務計劃，管理控制成本，對公司經(jīng)濟活動進行準確而及時的財務分析，為財 務經(jīng)理決策提供依據(jù)； 3. 為會計主管提供崗位責任制的考核依據(jù)。 ( 系統(tǒng)操作 1. 根據(jù)會計主管、系統(tǒng)管理人員對本崗位工作的具體安排、要求開展工作； 2. 及時準確地輸入、打印輸出各種記帳憑證、帳簿、會計報表； 3. 及時準確為領導查詢所需的各種財務數(shù)據(jù)； 4. 正確使用權限內(nèi)系統(tǒng)中的各種功能。 ( ( 會計電算化管理制度 ( 審 核 1. 審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續(xù)齊全； 2. 審核系統(tǒng)操作人員輸入的記帳憑證，確保系統(tǒng)記帳憑證的制作質(zhì)量； 3. 審核系統(tǒng)內(nèi)總帳與明細帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡； 4. 審核會計報表是否與相關總帳金額一致平衡。 ( 資金管理 1. 負責銀行、現(xiàn)金出納崗、收入、往來崗的日常管理； 2. 負責流動資金的日常核算管理； 3. 負責每日制印收入日報表及現(xiàn)金日報表； 4. 負責對門票、發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)的日常管理。 ( ( 會計電算化管理制度 二、會計帳表的初始化 1. 每個獨立核算的會計單位只能在系統(tǒng)內(nèi)設立一套帳。新套帳必須經(jīng)財務部經(jīng)理、主 管會計同意后方能在電算化系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)“）內(nèi)設立。 2. 設置會計科目時，必須按照現(xiàn)行財務制度規(guī)定并結(jié)合公司實際情況來設置各級會計 科目的名稱及編碼；同時應本著利于簡化核算、便于各種會計報表從電腦帳中自 動取數(shù)的原則，合理適當?shù)貙Σ糠挚颇吭O置輔助核算功能。 3. 會計科目一經(jīng)設定并已正式運用于系統(tǒng)中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避 免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂；因核算需要而需新增的會計科目則可在系統(tǒng)中增設。 4. 轉(zhuǎn)換會計年度時，應于新會計年度開始后的20日內(nèi)完成年初轉(zhuǎn)帳的工作，對結(jié)轉(zhuǎn)后 的年初余額試算平衡、對帳無誤后，新會計年度電腦帳方可使用。對于已成功結(jié) 轉(zhuǎn)的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂。 5. 套帳初始化工作完成后，應根據(jù)現(xiàn)行財務制度規(guī)定并結(jié)合公司實際情況，及時在電 子報表系統(tǒng)中編制《利潤及利潤分配表》、《資產(chǎn)負債表》、《財務狀況變動表》、《 管理費用明細表》等基本會計報表以及公司內(nèi)部管理需要而要求編報的各種明細 表等，并設定各種報表從系統(tǒng)取數(shù)的公式單元和批處理命令等。各種報表格式及 公式單元、批處理命令等一經(jīng)設定，不得隨意修改。 ( ( 會計電算化管理制度 三、日常帳務處理 1. 經(jīng)濟業(yè)務原始憑證經(jīng)審核后應于兩日內(nèi)編制記帳憑證，并輸入系統(tǒng)，填制憑證時， 應規(guī)范簡要填寫摘要。 2. 當日所有原始憑證都輸入系統(tǒng)后，審核人員應及時審核記帳憑證，發(fā)現(xiàn)問題應及時 修改，確保當日輸入的憑證都正確無誤。 3. 記帳憑證經(jīng)審核、修訂無誤后，即應打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相 對應的原始憑證裝訂，以備存檔。 4. 記帳憑證經(jīng)審核、打印輸出后，制單人員應及時在系統(tǒng)中記帳，記帳憑證未打印出 之前，不得記帳。 5. 當日憑證都輸入、審核、記帳后，應及時查詢打印當日現(xiàn)金收支情況日報表，以便 于及時掌握現(xiàn)金收支狀況。 6. 月末所有原始都已輸入系統(tǒng)并已記帳后，應及時運用系統(tǒng)匯總功能，對所有已記帳 憑證進行匯總，并打印輸出匯總表；同時運用對帳、試算平衡等功能，核對各科 目總帳、明細帳與輔助核算帳等，帳帳核對無誤后，即可開始編制當期會計報表 。 7. 各種基本會計報表應于該會計期后五日內(nèi)編制完成并報出。會計報表報出之前應認 真與系統(tǒng)有關帳簿、憑證進行核對，如帳表不符，應及時查找原因，并進行相應 調(diào)整，直至帳表一致。其他輔助報表則應于核對無誤后在該會計期后十日內(nèi)編報 完畢。 8. 經(jīng)過層層核對，確認帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認當期發(fā)生的所有經(jīng) 濟業(yè)務已全部反映在系統(tǒng)帳中，則可由財務主管對當期會計帳結(jié)帳。結(jié)帳后，則 不可也不能修改當期會計數(shù)據(jù)。 ( ( 會計電算化管理制度 四、系統(tǒng)各級操作員權限分工 |序 號 |使用功能權限 |權限運用人員 |備 注 | |1 |財務分工 |1 |表中“權限使用人員”數(shù)| | | | |碼的代表意義如下： | | | | |( 1—會計主管 | | | | |( 2—系統(tǒng)管理人員 | | | | |( 3—系統(tǒng)操作人員 | | | | |( 4—資金管理人員 | | | | |( 5—審核人員 | | | | |( 6—成本管理人員 | | | | |( 7—檔案管理人員 | | | | | | | | | |上列崗位中，一名工作| | | | |人員最多可擔任三個，| | | | |但制單、制表和審核崗| | | | |位不可由一人兼任；出| | | | |納和資金管理不可由一| | | | |人兼任。 | |2 |建帳、科目初始設置 |1、2、3 | | |3 |期初余額管理 |1、2、3 | | |4 |制單、匯總、記帳 |1、3 | | |5 |憑證審核 |1、5 | | |6 |對帳、試算平衡 |1、3、5 | | |7 |結(jié)帳、恢復記帳前狀態(tài) |1、2 | | |8 |自動轉(zhuǎn)帳定義、生成 |1、3 | | |9 |查詢、打印 |1、3、5、6 | | |10 |數(shù)據(jù)備份、恢復 |1、2、7 | | |11 |刪除以前年度數(shù)據(jù) |1、2 | | |12 |重建帳、帳套參數(shù)調(diào)整 |1、2 | | |13 |上機日志 |1、2 | | |14 |銀行現(xiàn)金管理 |1、4 | | |15 |計劃管理 |1、6 | | |16 |項目管理 |1、3、5 | | |17 |部門管理 |1、3、5 | | |18 |匯率管理 |1、3、5 | | |19 |單位往來 |1、3、5 | | |20 |個人往來 |1、3、5 | | |21 |報表初始化 |1、2、3 | | |22 |編制報表 |1、3 | | |23 |報表審核 |1、5 | | |24 |報表修改 |1、5 | | ( ( 會計電算化管理制度 五、會計電算化檔案管理 ( 會計電算化檔案定義 主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序等， 并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運行 中的全套文檔資料。 ( 檔案管理任務 1. 收集和整理應存檔的會計資料； 2. 保管和利用好會計檔案； 3. 遵守會計檔案的保存期限。 ( 檔案管理內(nèi)容 一、會計憑證的收集、整理和存檔 1. 收集齊全應存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊 全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些 必不可少的核算資料； 2. 與負責憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)； 3. 應每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應按適當厚度 統(tǒng)一裝訂； 4. 認真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應填列完整清晰，以便于查閱。 ( ( 會計電算化管理制度 二、會計帳簿的收集、整理和存檔 1. 各業(yè)務日或各月的會計帳簿可由業(yè)務經(jīng)辦人在當期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù) 據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務經(jīng)辦人負責維護； 2. 會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳等都統(tǒng)一打 印輸出，并整理裝訂； 3. 檔案管理人員在與業(yè)務經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時，應認真檢查帳簿是否有殘缺 、遺漏，確定無誤后，應對所有帳簿進行歸類、編號，妥善保存； 4. 會計帳簿封面應書寫規(guī)范，應填項目都應填列齊全清晰。 三、會計報表的收集、整理和存檔 1. 各會計期的會計報表可由各業(yè)務經(jīng)辦打印輸出，并負責保管； 2. 會計年度終了，各業(yè)務經(jīng)辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員； 3. 檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應對會計報表分類編號歸檔； 4. 會計報表封面應書寫規(guī)范，應填項目都應填列齊全清晰。 四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔 1. 每月結(jié)帳前，各會計主管都應對會計數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后， 再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全； ( ( 會計電算化管理制度 2. 備份軟盤應由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理； 3. 備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封； 4. 備份軟盤應裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備 份的軟盤應存放于不同的地點。 ( 檔案的保管和利用 1. 只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經(jīng)財務經(jīng)理 、會計主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務經(jīng)辦人簽字認可后，才能作為正式的書面檔 案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保 存； 2. 會計電算化檔案發(fā)生缺損時，應重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明 此種情況并簽字，經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理人員簽字認可后歸檔； 3. 查閱已存檔的會計核算資料應填寫《檔案查閱登記表》，查閱時不得在會計檔案上 做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)； 4. 對于存儲在硬盤上的會計...
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