附件12-2：合同檔案管理制度
合同檔案管理制度 為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作 的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、銷售項目為中心的 資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設(shè)計方案、工 程會議記要、竣工資料（清單見附表2）等。 二、合同檔案管理原則 1、合同檔案實行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、 完全和有效利用。 2、合同管理組負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責(zé)監(jiān)督 指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。 3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作 體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負責(zé)合同文檔管理。 三、合同文檔的移交 1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。 2、合同關(guān)閉后各分公司應(yīng)由指定的網(wǎng)絡(luò)管理員將全套合同資料（交接清單參見附表3） 向合同管理組移交。 3、合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng) 理鑒定，具有長久保存價值的技術(shù)資料向合同管理組移交。 4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形 成規(guī)律。 5、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當(dāng)面清點。以雙方簽字認可后方為完 成交接手續(xù)。 四、合同文檔的管理辦法 1、合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。 2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理 ，并追究相關(guān)人員責(zé)任。 3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計 清單。 4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查 詢、利用工作。 5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱 ，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影 印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。 6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安 全。 7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。 8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。 附1：竣工資料明細表 附2：合同檔案交接清單 附1 竣 工 資 料 明 細 表 |序 號 |資 料 名 稱 | |01 |工程總結(jié)報告 | |02 |驗收報告 | |03 |設(shè)備清單 | |04 |工程圖表 | |05 |設(shè)備產(chǎn)地證明 | |06 |設(shè)備技術(shù)資料 | |07 |工程決算表 | |08 |工程檢測報告 | |09 |用戶使用及評議報告 | |10 |初驗報告 | |11 |其它附件 | 附2 合 同 檔 案 交 接 清 單 合同號： 交接時間： |序 號 |資 料 名 稱 |數(shù) 量 |核 實 | |1 |招標(biāo)文件 | | | |2 |應(yīng)標(biāo)文件 | | | |3 |設(shè)計方案 | | | |4 |合同文本 | | | |5 |二次設(shè)計方案 | | | |6 |工程會議記要 | | | |7 |竣工資料 | | | |8 |其它 | | | 交接人簽名： 接受人簽名：
附件12-2：合同檔案管理制度