應收賬款管理制度
醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度 1. 應收賬款控制的兩個重要指標為：信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況 滾動制訂（參見信用額度滾動制訂實行辦法），信用期統(tǒng)一規(guī)定：商業(yè)最高為三個月 ，直銷醫(yī)院最高為四個月。應收帳款采用權責發(fā)生制核算。 2. 分項管理制度： 1、客戶開戶管理： 1. 對于新增客戶，由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè) 執(zhí)照（醫(yī)院為醫(yī)療機構許可證）、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證，經(jīng)各級 業(yè)務經(jīng)理審核后交會計部，會計部就所提供的證照予以復審，合格后予以 開戶，相關信息錄入檔案。 2. 新增客戶原則上不授予信用額度，但業(yè)務部門認為該客戶資信條件良好，可 以賒銷的，應在申請表上填寫信用額度，經(jīng)合格的法人或自然人擔保，銷 售經(jīng)理、銷售副總裁、財務總監(jiān)核決后方可授予信用額度。 2. 客戶檔案管理： 1. 所有客戶均應提供客戶檔案，包括：客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址 、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、法人。 2. 客戶更名時，須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥 品經(jīng)營許可證、稅務登記證、股東構成，并出具由新公司承擔原公司債務 的申明。 3. 客戶更改其它檔案時，必須提供書面通知。 4. 客戶的營業(yè)執(zhí)照（或醫(yī)療機構許可證）、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年 更新存檔一次，時間要求與客戶的年協(xié)議同步。 5. 有關客戶的所有檔案信息、客戶函證、對帳調節(jié)表、其他檔案，全部由應收 賬款會計及時錄入微機，檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。 3. 應收帳款信用額度管理： 3-1、 公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式 ，按季度滾動核定，年度則對所有客戶予以全面修訂。 3-2、 對追加信用額度的申請，由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”，并經(jīng)各級經(jīng) 理、銷售副總核準后交會計部，會計部將結合該客戶的歷史資料和核定額 度予以對照，對超出核定信用額度的客戶報財務總監(jiān)核準。 3-3 臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨，銷售代表寫簽呈，經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈，銷 售副總核準，財務總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。 4. 銷售合同管理： 4-1、 銷售合同由銷售代表整本領用，一次最多2本，交舊領新，領用者對合同的使 用負全責，繳銷合同必須整本交回，作廢合同需聯(lián)次齊全，遺失合同需上 級商業(yè)經(jīng)理簽字確認。交回的合同必須為原件（紅章）。 4-2、 所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字，合同內容必須填寫齊全、清晰，不 得涂改，銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章，否則，合同一律退回。 4-3、 銷售代表發(fā)生變動時，其已領用合同要辦理移交手續(xù)或退回，否則，給公司 造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負全責，并對責任人予以處罰。 4-5、 對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的，由業(yè)務人員在合同空白處醒目加注，否 則視同一般原則處理。 4-6、 合同存根交至會計部后，與計算機中已發(fā)貨合同核對，對合同存根件與傳真 件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂 存檔備查。 5. 銷售發(fā)票管理： 5-1、 依據(jù)合同開具發(fā)票，發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接寄往辦事處；有特殊要求 寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發(fā)票安全。 5-2、 銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。 6、 應收帳款帳務管理： 6-1、 涉及應收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費用要求當日入帳。發(fā)貨、到款日報表、 應收賬款帳齡表等統(tǒng)計報表，每月二十號以前，每三天向相關人員發(fā)送一 次（每月二十日后每天發(fā)送一次）。 6-2、 每月三號之前，會計部將應收帳款帳齡分析表、預警分析表發(fā)往辦事處、業(yè) 務經(jīng)理、省經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的 應收帳款簽字確認，對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應及時反饋給應收帳 款會計。 6- 3、凡帳齡超過半年以上的欠款，由歸管銷售代表負擔其相應利息（按貸款利率） 的百分之八十，另外百分之二十上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔 7. 收貨回執(zhí)管理： 7-1、 從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調撥單、客戶回執(zhí)。 7-2、 從客戶處直接調貨給其他客戶的必須有調入客戶的收條。 7-3、 從公司直接發(fā)貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收全回執(zhí)，會計部簽 收整理保管。 7-4、 所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè)務章或倉儲章，收 貨人簽字并注明日期。 7-5、 其他方式發(fā)貨給客戶的，以運輸郵寄部門的運單為回執(zhí)，由儲運部門保管 存檔。 8. 應收帳款函證管理： 1. 為了明確公司債權，會計部以每年6月末、12月末應收賬款余額為基準，分 兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準日60天內回函，函證要求客戶蓋財 務專用章，如往來帳在業(yè)務部門核算的可由業(yè)務部門蓋章，但必須注明欠 款構成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發(fā)貨（貨 款在此期間已結清的除外）。 2. 醫(yī)院的應收帳款，一季度發(fā)函證一次，予以債權確認，若不能在次季度30 日內蓋財務專用章或院公章確認的停止供貨。 3. 會計部在函證截至10日內依據(jù)回函情況整理匯總，上報財務總監(jiān)，并以此確 定需對帳的客戶。 9. 退貨管理： 1. 客戶提出退貨時，銷售代表必須提出書面退貨申請，經(jīng)銷售經(jīng)理批準后方可 退貨。退貨帳務處理流程見附表。 2. 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫，并按退貨管理流程轉移原始憑整。 3. 公司發(fā)至客戶，客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品，應由儲運部門接收，聯(lián)系銷 售代表后進行相應處理。 4. 退貨入庫后，會計部依據(jù)退貨申請、內部退貨轉帳憑證等處理帳務，需要換 貨的由營銷綜合辦負責按規(guī)定辦理，業(yè)務員在事先未經(jīng)任何領導書面同意 ，私自以任何方式換貨，處于額度的罰款，造成損失的全額賠償。 5. 客戶退貨，經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇站殖鼍叩耐硕愖C明，并按稅后退貨 總額的20%處罰。若在退貨30天內不能取得退稅證明，稅款全部由經(jīng)管人 員負擔，半年內取回退稅證明，銷售人員簽呈，銷售經(jīng)理核準后，財務部 門將所扣稅額返還。 6. 凡屬非質量原因退貨的，按無稅退貨額的百分二十處罰，其中責任人負擔罰 款的百分之八十，主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔罰款的百分之二十。 10. 調貨管理： 因故需從客戶處調出公司產(chǎn)品的，必須事先寫簽呈報主管經(jīng)理審批，在 調出貨物的同時，向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務蓋章確認的無稅 扣款證明，不能取得上述資料時，調出貨物的稅款由經(jīng)管人員負擔。調 出貨物直接銷售給另一客戶時，經(jīng)管業(yè)務員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和 合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調貨，調貨人員負全責， 11. 應收帳款對帳管理： 11- 1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應收帳款負全責。負責與客戶日常對賬是經(jīng)管 銷售人員的責任，對帳的流程和方法可參照“對帳流程及簡要方法”。 出現(xiàn)差錯及時反饋會計部。 11- 2、會計部將依據(jù)半年一次的函證結合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷 史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對帳的客戶。 3. 銷售人員發(fā)生變動時，必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下，逐戶確認應收帳款，辦 理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù)，隨意接受應收帳款，所發(fā)生的一切 損失（包括協(xié)助對帳差旅費）由接管人員和主管經(jīng)理負責（各負擔50% ）。 4. 上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質疑，需會計部派人抽查對帳的 ，可書面申請，會計部視情況安排對帳。 5. 會計部前往客戶處對帳的，銷售人員必須陪同，對帳結果需填寫“對帳調 節(jié)表”，對帳雙方加蓋財務專用章，如對方帳務全部在業(yè)務核算，可蓋 業(yè)務章或公章，但必須加以備注原因，陪同的銷售人員、對帳會計簽 字，事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。 6. 經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調整憑證的，必須在30天內交會計部，否 則，先扣責任人款項進行平帳，再根據(jù)所提供資料調整。已對過帳的 會計期間的帳務不再重復對帳。 12. 銷售折扣管理： 12-1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議，會計部將及時計算出銷售折扣，并在銷售發(fā) 票中扣除或季度后返還（可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條）。 12-2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折 扣等相關信息。 12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監(jiān)批準。 13. 到款及其他費用： 13- 1、銷售人員自客戶處取得匯票后，應在十日之內郵回公司會計部，否則由銷售人 員負擔超期部分的利息（按銀行同期逾期貸款利率）。 13- 2、銷售人員應及時掌握客戶破損及帳務處理情況，并向對方索要破損證明，破損 證明應為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單，載明品種、數(shù)量、金額 ，并加蓋財務專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位，不允許累計計算。 13- 3、一次性破損金額（售價）達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司 的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。 14、清欠與訴訟 14-1、 銷售代表對自己管轄之內的客戶欠款，認為以自己的能力已很難清回貨款 的，可書面申請（附件10）并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠 人員清欠。 14- 2、專職清欠仍無結果的情況下，應由清欠專員會同原銷售人員和上級經(jīng)理共同 提出訴訟解決的請求（附件10），由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解 決。 14- 3、經(jīng)清欠無結果，造成呆壞帳損失，由責任人負擔呆壞帳金額的百分之二十。 15. 權限 以上業(yè)務處理的其他核決權限均參照每年公司的核決權限表。 16. 本制度由公司會計部、銷售部負責解釋。
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