行政辦公規(guī)范管理制度
版本：A (編號:QT-XZ-WJ-2004-002) 目 錄 1. 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 …………（3---4） 2. 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 …………（5---6） 3. 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 …………（7---7） 4. 第四章 語言規(guī)范 …………（8---8） 5. 第五章 嚴禁事項及行政辦公要求 …………（9---9） 6. 第六章 公文管理制度 …………（10-12） 7. 第七章 印章管理制度 …………（13-14） 8. 第八章 辦公物品管理制度 …………（15-16） (9) 第九章 會議管理制度 ………… （17-18） (10)第十章 保安及保潔管理制度 …………（19-21） (11)第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 …………（22-24） (12)第十二章 保密管理制度 …………（25-27） (13)第十三章 車輛管理制度 …………（28-31） (14)第十四章 文件管理與控制制度 …………（32-33） (15)第十五章 相關(guān)表格 …………（34-45） 行政辦公規(guī)范管理制度 概述：是對企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語 言和行為等基礎(chǔ)性事項進行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之 一； 設(shè)計依據(jù)：（1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng)； （2）體現(xiàn)嚴謹?shù)霓k公紀律； （3）體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識； （4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 1. 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 1. 工牌 （1）上班時間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； ※第二條 工裝： （1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。 （2）工裝分春、秋工裝各一套； （3）凡進入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里； （5）員工工裝由部門負責(zé)人向行政部申請，財務(wù)部領(lǐng)取； （6）員工負責(zé)定時自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無損，如有破 損或丟失，自行購買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織 購買； （7）不得在工作時間外穿著工裝（具體情況可另定）； （8）工裝費用由公司承擔(dān)，員工在離職時： 1. 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個月的承擔(dān)工裝費用的100%，工裝歸員工所 有； 2. 員工自收到工裝后，在本公司工作三個月到六個月的承擔(dān)工裝費用的50%，工裝歸員工 所有； ③員工自收到工裝后，在本公司工作六個月到一年的承擔(dān)工裝費用的20%，工裝 歸員工所有； ④員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條 儀表——端莊、整潔 （1）頭發(fā)：——員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長； （2）指甲：——指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色 ，不宜戴假甲； （3）胡子——不留胡須，應(yīng)經(jīng)常修剪； （4）口腔——保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品； （5）面部——女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香 味濃烈的香水），男性職員應(yīng)保持面部清潔； （6）服飾——清潔、方便 a> 男性職員——在工作場所必須著西裝，打領(lǐng)帶； ①襯衫：顏色白、灰、淡藍為主——襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢； ②領(lǐng)帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)； ※領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳； b> 女性員工 ※在工作場所著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗； （7）員工工作時不得穿大衣或過分臃腫的服裝； （8）鞋子應(yīng)保持清潔（以黑色為主），如有破損應(yīng)及時修補； 第四條 姿勢和動作——保持優(yōu)雅 （1）站姿——兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直 ，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。 在會見客戶或出席儀式時的站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸 前； （2）坐姿——坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸 或向后伸，或俯視前方； ※要移動椅子的位置時，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐； （3）走姿——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動；②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、 不跨步、不跑步； 第二章員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點頭行禮表示致意； 二、 握手時的禮儀： （1）目視對方眼睛； （2）握手時脊背要挺直，不彎腰低頭； （3）要大方熱情，不卑不亢； （4）伸手時同性間應(yīng)先向地位低或年紀輕的； （5）異性間女性應(yīng)先向男性伸手； 三、 出入房間的禮貌： （1）進入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進； （2）進入后，回手關(guān)門，不能大力，粗暴； （3）進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話； （4）如有急事要打斷說話，也要看住機會。而且要說：“對不起，打斷您們的談 話”； 四、 遞交物件時 （1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對方的方向遞上去； （2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著； （3）至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己； 五、 走通道、走廊時要放輕腳步 無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲 說話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行 。 六、 物品和設(shè)備使用 （1）公司的物品不能野蠻對待，挪為私用； （2）及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關(guān)閉； （3）借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處； （4）工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品； （5）公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱； （6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等； 七、 電話使用 （1）電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡； （2）通話時先問候，并自報公司、部門； （3）對方講述時要留心聽，并記下要點； （4）未聽清時，及時告訴對方； （5）結(jié)束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話簡； （6）隨時準備紙和筆； （7）通話簡明扼要，不得在電話中聊天； （8）對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交 給能夠處理的人； （9）在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人； （10）工作時間內(nèi)，不得打私人電話； 八、會議——注意 （1）提前到會場做好準備，并將手機調(diào)整到帶震狀態(tài)； （2）領(lǐng)導(dǎo)入會時，應(yīng)起立示意； （3）會議中不準隨便出入，若有急事請假，要放輕腳步，輕輕離開； （4）他人發(fā)言時，要注意凝聽，且不得在下面小聲討論，防止語言、表情作出不 禮貌的表現(xiàn)； 九、 接待工作 （1）在規(guī)定的接待時間內(nèi)，不缺席； （2）有客戶來訪，馬上起來接待，并讓座； （3）來客多時以序進行，不能先接待熟悉客戶； （4）對事前已通知來的客戶，要表示歡迎； （5）應(yīng)記住常來的客戶； （6）接待客戶時應(yīng)主動、熱情、大方、微笑服務(wù)； 十、 介紹和被介紹 （1）無論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹，應(yīng)該對介紹負責(zé)； （2）直接見面介紹的場合下，應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者； ※ 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時，可 把本公司的人介紹給別的公司的人； （3）把一個人介紹給很多人時，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定； 男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女 性年輕可先把女性介紹給男性； 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的： 一、 辦公桌：桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無關(guān)物品。（私人皮 包、報紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈； 二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈30度貼墻（或貼卡座屏風(fēng)）放置； 三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開時椅子須調(diào)正貼桌放好； 四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼； 五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角； 六、 提包/手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴禁隨意放置； 4. 語言規(guī)范 一、 交往語言： （1）致敬打招呼——你好！XX您好！您早！早上好！早！XX早！ （2）請求協(xié)助或詢問——請、請問、請您、勞駕您； （3）表示感謝——謝謝！多謝！ （4）打擾別人——對不起！很抱歉！ 二、 電話語言： （1）總機接轉(zhuǎn)電話（鈴響最多不得超過三次）：您好！高倫公司； （2）分機轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！XX部，我是XX； （3）替人接轉(zhuǎn)電話：您好！XX部，對不起，XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達嗎？ 三 、接待語言： （1）您好！ （2）能為您做點什么嗎：有什么可以幫您的嗎？ （3）請登記！ （4）請稍候！ （5）請坐！ （6）請允許我先通報一聲； （7）對不起； （8）我立即去聯(lián)系； （9）打擾您一下！ （10）好的或行； （11）我?guī)湍蚵犚幌?，待會給您回復(fù)； 5. 行政辦公管理要求 一、 嚴禁在上班時間、辦公區(qū)進餐； 二、 嚴禁在整個工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙； 三、 嚴禁上班時間吃零食； 四、 嚴禁工作時間串崗，大聲喧嘩、談笑； 五、 嚴禁工作時間看報紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等； 六、 嚴禁參加會議時無故早退、交頭接耳等； 七、 嚴禁工作時間講臟話、粗話、開玩笑、叫小名等； 八、 會議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，使用會議室要與行政部聯(lián)系確定，用后及時清 理干凈，關(guān)好電源、鎖門； 九、 講究衛(wèi)生、維護環(huán)境的清潔不準隨地吐痰、倒水、不準亂扔紙屑、雜物； 十、 堅持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電； 十一、 上班時間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無關(guān)的事情，不將 個人情緒帶到工作中去，認真履行工作職責(zé)； 十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào),禁止女性 穿低胸等過于暴露衣裝及穿拖鞋上班； 十三、 工作時間不得因私事打公司長途電話，不得在公司電腦上發(fā)私人郵件；凡以公司名 義發(fā)出的郵件須本人上級主管審核、報行政部批準（特殊情況除外）； 十四、 不得隨意使用其他部門的電腦，私客未經(jīng)相關(guān)人員批準，不準使用公司電腦； 十五、 謹慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要 及時歸還原處； 十六、 愛護環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦公室的安靜； 十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、不指點、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人， 不故意損壞公物，不拉幫結(jié)派，不做有損團結(jié)的事； 十八、 接待來訪和業(yè)務(wù)洽談，請在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區(qū)停留； 十九、 接待客人時面帶微笑，與賓客談話時站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話 ，不爭辯； 二十、 因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須通知行政部； 二十一、 無工作需要，不要擅自進入機要地，研發(fā)技術(shù)室、財務(wù)室等、檔案室、會議室、 接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十二、 愛護辦公財產(chǎn)，正確操作辦公設(shè)備設(shè)施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。（ 如內(nèi)部公文正反打印等） 二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關(guān)好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴格遵守公司各項規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念：公文管理制度是對企業(yè)文書進行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、信息化管理的專 項制度； 設(shè)計依據(jù)： （1）貫徹執(zhí)行公司各項決議和指令； （2）記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的全部信息； （一）公文的范圍 1. 內(nèi)部公文： 是指公司內(nèi)各部門、部門與部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進行的往來文 書，分為上行文（如：請示、報告、提案等）、下行文（如：命令、決定、指令、通 知、章程、制度、公告）、平行文（協(xié)作單、勞動合同）。 2. 外部公文： 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會團體或個人等外界進行往來的 文書，大致可分為經(jīng)濟類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等； （二）公文的寫作 1. 寫作要求： 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準確規(guī)范。 2. 格式要求： 1. 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾； 2. 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒； 三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負責(zé)。 （三）公文的存檔和編號 1. 分內(nèi)部公文（N）和外部公文（W）； 2. 公文發(fā)文時編號： QT-N（W）-部門-年代號（04）-次序號 如：行政部文件編號（內(nèi)部）QT-N-XZ-年代號-001 3. 科目代碼號： 1. 公文——G； 2. 文件——W； 3. 會議紀要——H； 4. 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位——X； 5. 合同——T； 6. 資料——z； 7. 其它—...
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