項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃
項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載一) 在過(guò)去幾年期間，企業(yè)開始認(rèn)識(shí)到自己積累的項(xiàng)目管理知識(shí)也是知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并且必須 按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)加以對(duì)待。似乎，項(xiàng)目辦公室這個(gè)概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識(shí) 產(chǎn)權(quán)時(shí)優(yōu)選的方法。因?yàn)檫@些知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以影響業(yè)務(wù)的所有各個(gè)方面，所以項(xiàng)目辦公室 被賦予了額外的責(zé)任，包括項(xiàng)目組合管理以及為戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程提供輸入。項(xiàng)目辦公室可 能負(fù)責(zé)的其它方面包括參照基準(zhǔn)的設(shè)定、工具的管理以及對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)方法的遵守等 。 關(guān)鍵詞：項(xiàng)目辦公室、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略規(guī)劃 隨著企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)公司盈利性的有益影響，目前更加強(qiáng)調(diào)通過(guò)項(xiàng)目辦公室 概念實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的專業(yè)化。在形成這種意識(shí)之后，伴之而來(lái)的是對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦 公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。僅僅通過(guò)在很長(zhǎng)的時(shí)間階段內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目管理并不能夠換取成熟、卓越 的項(xiàng)目管理，而實(shí)際上，這需要通過(guò)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)現(xiàn)。 本篇文章將介紹項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項(xiàng)活動(dòng)： o 確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室控制； o 確定每項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)； o 了解為克服每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)可以采取的緩解措施。 一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來(lái)的定位以及實(shí)現(xiàn)該定位的方法。對(duì)于項(xiàng)目辦公室戰(zhàn) 略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)比確定如何劃歸要簡(jiǎn)單。因?yàn)?，對(duì)于每項(xiàng)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的活動(dòng)，都會(huì)存在一簇抵制力量，他們最初會(huì)認(rèn)為將這 項(xiàng)活動(dòng)從自己負(fù)責(zé)的職能部門拿走會(huì)危及自己的權(quán)利和授權(quán)。 企業(yè)內(nèi)通常使用的項(xiàng)目辦公室包括三種類型： o 職能型項(xiàng)目辦公室：該種類型的項(xiàng)目辦公室在企業(yè)的一個(gè)職能領(lǐng)域或一個(gè)部門（例如： 信息系統(tǒng)）使用。它的主要責(zé)任是對(duì)關(guān)鍵資源庫(kù)進(jìn)行管理，即：資源管理。該種類型的 項(xiàng)目辦公室可以與其它類型的共存。 o 客戶群項(xiàng)目辦公室：該種類型項(xiàng)目辦公室的作用是為了實(shí)現(xiàn)更好的客戶管理和客戶溝通 。具有共性的客戶或項(xiàng)目被歸集在一起，以便提高管理水平并改善客戶關(guān)系。多個(gè)客戶 群項(xiàng)目辦公室可以同時(shí)并存，并且最終可以按照一個(gè)臨時(shí)組織的形式運(yùn)作。實(shí)際上，從 運(yùn)作方式上講，該種類型的項(xiàng)目辦公室看起來(lái)似乎是公司內(nèi)的公司。 o 企業(yè)項(xiàng)目辦公室：該種類型的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于整個(gè)企業(yè)，并強(qiáng)調(diào)企業(yè)和戰(zhàn)略問題，而 不是職能問題。 隨后，本篇文章將著重介紹企業(yè)項(xiàng)目辦公室。 項(xiàng)目辦公室：1950-1990 在過(guò)去將近40年的時(shí)間內(nèi)，項(xiàng)目辦公室（或大型項(xiàng)目辦公室）一直作為客戶群項(xiàng)目 辦公室在運(yùn)作，它的人員配置包括分配到特定項(xiàng)目（通常是大型項(xiàng)目）上工作的項(xiàng)目管 理人員。航空和國(guó)防承包商為了將陸軍、空軍和海軍客戶歸類，而設(shè)立了三個(gè)項(xiàng)目辦公 室。其它一些企業(yè)設(shè)立項(xiàng)目辦公室是為了向大型項(xiàng)目或小型項(xiàng)目提供專門的服務(wù)。 項(xiàng)目辦公室這種方法的基本思想是通過(guò)設(shè)立一個(gè)專門服務(wù)于客戶的組織拉進(jìn)與客戶 的關(guān)系。為此，項(xiàng)目辦公室成為組織內(nèi)的組織，它可以作為一個(gè)“實(shí)實(shí)在在”的組織或一 個(gè)“虛擬” 組織存在，并為特定客戶服務(wù)。這些所謂的項(xiàng)目中，多數(shù)實(shí)際上是投資巨大的大型項(xiàng)目 ，通常會(huì)涉及連續(xù)多年的政府投資。經(jīng)常，人們?cè)谝粋€(gè)項(xiàng)目上一干就干10-15年。 項(xiàng)目辦公室的人員各有自己獨(dú)特的職責(zé)分工，但是，基本上作為一個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì) 在運(yùn)作。項(xiàng)目辦公室的每一位成員可能需要承擔(dān)兩種不同的責(zé)任：主要責(zé)任和次要責(zé)任 。這里講的次要責(zé)任包括，在項(xiàng)目辦公室其他人員被調(diào)離項(xiàng)目、離開公司或生病時(shí)，作 為這些人員的后備。 因?yàn)橥ǔ？蛻糁Ц端匈M(fèi)用，所以當(dāng)時(shí)項(xiàng)目辦公室的人數(shù)并不十分重要。技術(shù)和進(jìn) 度比成本要重要的多。客戶希望給項(xiàng)目辦公室分派多余的人員。與分派兼職人員承擔(dān)全 職工作所帶來(lái)的人手不足風(fēng)險(xiǎn)相比，分派全職人員承擔(dān)項(xiàng)目辦公室的工作所發(fā)生的人員 冗余成本被視為是微不足道的小筆開支。僅有項(xiàng)目辦公室的人員接受過(guò)項(xiàng)目管理培訓(xùn)并 真正了解項(xiàng)目管理。在整個(gè)組織內(nèi)部，項(xiàng)目辦公室橫向運(yùn)作，被視為是利潤(rùn)中心，而傳 統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。 在80年代，軍隊(duì)和政府部門的成本意識(shí)增強(qiáng)。隨著項(xiàng)目辦公室之外的人員開始接受 項(xiàng)目管理培訓(xùn)，項(xiàng)目辦公室的人員配置被消減。企業(yè)開始要求職能部門經(jīng)理更好地了解 項(xiàng)目管理并與項(xiàng)目經(jīng)理一起對(duì)項(xiàng)目的成敗負(fù)責(zé)。 項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載二) 項(xiàng)目辦公室：1990-2000 90年代伊始的經(jīng)濟(jì)蕭條對(duì)白領(lǐng)階層造成嚴(yán)重的影響。管理層對(duì)效率和效力的追求迫使他 們開始認(rèn)真地對(duì)待非傳統(tǒng)管理技術(shù)（例如：項(xiàng)目管理）。項(xiàng)目管理開始擴(kuò)展到非項(xiàng)目驅(qū) 動(dòng)的領(lǐng)域。項(xiàng)目管理所創(chuàng)造的價(jià)值曾經(jīng)被視為僅適用于航空、國(guó)防和重型施工行業(yè)。此 時(shí)，人們意識(shí)到這些也適用于其它行業(yè)。公認(rèn)的項(xiàng)目管理優(yōu)勢(shì)（參見Kerzner, 2000）包括： o 在保證質(zhì)量的情況下，可以在更短的時(shí)間內(nèi)使用更少的資源完成更多的工作； o 利潤(rùn)率增加； o 對(duì)范圍變更實(shí)現(xiàn)更好的控制； o 運(yùn)作更加高效、有效； o 客戶關(guān)系進(jìn)一步改善； o 能夠更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和更好地解決問題； o 適用于多種項(xiàng)目（無(wú)論項(xiàng)目規(guī)模大小）； o 質(zhì)量提高； o 權(quán)力爭(zhēng)斗的現(xiàn)象減少； o 信息分享得到改善； o 企業(yè)能夠更好的做出決策； o 業(yè)務(wù)量增加，企業(yè)更加具有競(jìng)爭(zhēng)力； o 成為一個(gè)方案提供者，而不再局限于簡(jiǎn)單的部件供應(yīng)商。 隨著項(xiàng)目管理的價(jià)值開始凸現(xiàn)，管理層認(rèn)識(shí)到它會(huì)對(duì)企業(yè)利潤(rùn)產(chǎn)生非常巨大的有利 影響。這導(dǎo)致管理層得出兩項(xiàng)重要的結(jié)論：為獲得可持續(xù)性項(xiàng)目管理發(fā)展，項(xiàng)目管理必 須融入到企業(yè)的激勵(lì)機(jī)制內(nèi)并與之相匹配；企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理作為一個(gè)職業(yè)的認(rèn)可，是實(shí) 現(xiàn)績(jī)效最大化的關(guān)鍵。 對(duì)項(xiàng)目管理專業(yè)的認(rèn)可，促使很多企業(yè)將項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的項(xiàng)目管理專業(yè)人士認(rèn)證作 為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，并促使企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目辦公室概念的重要性。企業(yè)開始對(duì)將由項(xiàng)目辦公室 監(jiān)管的各項(xiàng)關(guān)鍵項(xiàng)目管理活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真斟酌，考慮的內(nèi)容包括： o 項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃； o 項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定； o 項(xiàng)目管理指導(dǎo)； o 持續(xù)改進(jìn)； o 問題解決熱線； o 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔的保存； o 方法和標(biāo)準(zhǔn)； o 培訓(xùn)和教育； 這里的每項(xiàng)活動(dòng)都各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。其中多數(shù)缺點(diǎn)都可以歸因于對(duì)項(xiàng)目辦公室承擔(dān) 新職責(zé)的強(qiáng)大抵制。 為簡(jiǎn)便起見，抵制水平可以根據(jù)下述定義歸為三類：低風(fēng)險(xiǎn)、中等風(fēng)險(xiǎn)和高風(fēng)險(xiǎn)。 o 低風(fēng)險(xiǎn)：很容易被組織接受，權(quán)力平衡變化很小。幾乎對(duì)企業(yè)文化沒有影響。 o 中等風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)文化對(duì)此有些抵制，權(quán)力平衡可能會(huì)發(fā)生變化?？梢栽诮谕ㄟ^(guò)較少的 努力克服抵制。 o 高風(fēng)險(xiǎn)：存在強(qiáng)大的抵制，一些權(quán)力關(guān)系肯定會(huì)發(fā)生變化。為克服抵制，需要強(qiáng)有力的 高級(jí)管理層的領(lǐng)導(dǎo)和支持。 項(xiàng)目辦公室的職責(zé)各異。同樣，兩個(gè)項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的同樣的職責(zé)可以具有不同的 風(fēng)險(xiǎn)水平。圖1說(shuō)明了項(xiàng)目辦公室特定職責(zé)的典型風(fēng)險(xiǎn)水平。對(duì)潛在的執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估 是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作。如果首先執(zhí)行低風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)，可能會(huì)更加容易獲得對(duì)建立項(xiàng)目辦 公室的支持。圖1內(nèi)列出的低風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)都是支持項(xiàng)目管理近期工作的運(yùn)作層面上的活動(dòng)， 而高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)與戰(zhàn)略規(guī)劃職責(zé)關(guān)系更加密切。 [pic] 低風(fēng)險(xiǎn) o 指導(dǎo) o 標(biāo)準(zhǔn) o 培訓(xùn) o 干系人管理 中等風(fēng)險(xiǎn) o 戰(zhàn)略規(guī)劃 o 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔 o 持續(xù)改進(jìn) o 執(zhí)行失敗報(bào)告 高風(fēng)險(xiǎn) o 生產(chǎn)能力規(guī)劃 o 基準(zhǔn)比較分析 o 信息分發(fā) o 可行性研究的制定 項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載三) 項(xiàng)目辦公室：2000-至今 隨著21世紀(jì)的來(lái)臨，項(xiàng)目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項(xiàng)目辦 公室執(zhí)行的多數(shù)活動(dòng)沒有發(fā)生變化，但項(xiàng)目辦公室又被賦予了兩項(xiàng)新的使命：項(xiàng)目辦公 室負(fù)責(zé)保管所有與項(xiàng)目管理有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。 當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動(dòng)，而不是著重于某個(gè)客 戶。項(xiàng)目辦公室搖身一變，變?yōu)樨?fù)責(zé)控制項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織 內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升，這種職責(zé)的轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨。 在過(guò)去10年期間，項(xiàng)目辦公室?guī)?lái)的收益已經(jīng)越發(fā)一目了然，這包括： o 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化； o 公司決策，而不是部門決策； o 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）； o 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息； o 消除或減少公司各門各派的數(shù)量； o 運(yùn)作更加高效、有效； o 對(duì)重組的需求減少； o 占用高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少； o 工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際； o 未來(lái)接班人的發(fā)展。 所有這些收益都直接或間接與項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)， 項(xiàng)目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個(gè)干系人分發(fā)信息。這些工具包括 企業(yè)項(xiàng)目管理局域網(wǎng)、項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。因?yàn)轫?xiàng)目管理和企 業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng) 當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室作為項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工 具和過(guò)程。這些信息可以通過(guò)四個(gè)信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個(gè)信息系統(tǒng)都可以 通過(guò)公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。 掙值測(cè)量信息系統(tǒng)幾乎是所有項(xiàng)目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以 下兩個(gè)問題：項(xiàng)目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項(xiàng)目未來(lái)的結(jié)果。 該系統(tǒng)可以獲取或計(jì)算工作活動(dòng)的計(jì)劃值和實(shí)際值、實(shí)際成本、成本和進(jìn)度偏差（ 以小時(shí)或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時(shí)間以及完工百分比和趨勢(shì) 。 第二個(gè)信息系統(tǒng)為風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲(chǔ)存與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān) 的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報(bào)告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的所有當(dāng)前和歷 史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別文件（通過(guò)使用模板文件）、風(fēng)險(xiǎn)定 性和定量評(píng)估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。項(xiàng)目管理辦公室 將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報(bào)告并檢索日常項(xiàng)目管理所需要的信息 。通過(guò)使用風(fēng)險(xiǎn)管理模板文件，每個(gè)項(xiàng)目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告，用以定期匯報(bào)使 用，并且能夠針對(duì)特殊要求編制特殊報(bào)告。該信息與失敗報(bào)告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息 系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個(gè)系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。 圖2 [pic] 項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載四) 執(zhí)行失敗信息系統(tǒng) 項(xiàng)目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責(zé)。這里講的失敗可以 是整個(gè)項(xiàng)目的慘敗，也可以是項(xiàng)目某些試驗(yàn)的失敗。該系統(tǒng)必須識(shí)別失敗的原因并提出 消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問題或由于與分包商 的交互作用問題造成的。 項(xiàng)目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對(duì)失敗進(jìn)行驗(yàn)證。失敗的驗(yàn)證 工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任。失敗報(bào)告可能會(huì)暴露額外的更加嚴(yán)肅的問題。首先 ，人們擔(dān)心報(bào)告失敗情況可能會(huì)對(duì)與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會(huì)存 在阻力。其次，一個(gè)大型企業(yè)的各個(gè)部門都有單獨(dú)的記錄失敗情況的程序，可能不愿意 在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義 。第四，項(xiàng)目辦公室可能需要依賴其他部門及時(shí)提供準(zhǔn)確的完整信息。 失敗報(bào)告必須說(shuō)明失敗的項(xiàng)目、征兆、失敗時(shí)的條件、以及采取糾正性措施所需要 的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對(duì) 項(xiàng)目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項(xiàng)目辦公室可以簡(jiǎn)單的作為一個(gè)守門員，即：為匯報(bào)每 個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，規(guī)范一個(gè)適用于整個(gè)公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫(kù)。這可以成為項(xiàng)目完成時(shí) ，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)審查會(huì)的一部分內(nèi)容。 下述的例子值得我們思考：一個(gè)航空企業(yè)內(nèi)的兩個(gè)部門經(jīng)常會(huì)因?yàn)橥稑?biāo)同樣的政府 項(xiàng)目而互相競(jìng)爭(zhēng)。每個(gè)部門都單獨(dú)進(jìn)行研發(fā)工作，而且很少交流信息。其中一個(gè)部門在 一項(xiàng)研發(fā)項(xiàng)目上工作了六個(gè)月時(shí)間，但是最終以失敗告終。之后不久，該部門得知一年 前與自己競(jìng)爭(zhēng)的兄弟部門也進(jìn)行過(guò)同一個(gè)項(xiàng)目，最后也沒有取得好的成果。因?yàn)闆]有交 換失敗信息，所以導(dǎo)致例子內(nèi)所述的關(guān)鍵資源的浪費(fèi)。 每個(gè)人都意識(shí)到需要在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)建立一個(gè)儲(chǔ)存失敗信息的信息系統(tǒng)。但是， 總會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，即：有些人會(huì)將此視為權(quán)利的喪失。其他人擔(dān)心自己的名字會(huì)與失 敗聯(lián)系在一起。將該職責(zé)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的總體風(fēng)險(xiǎn)水平為低或中等水平。 事后分析（項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析） 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的記錄 如果項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)需要集中匯總在一個(gè)地方，則項(xiàng)目辦公室必須形成和掌握事后分 析的技能。召開項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析會(huì)時(shí)，必須考慮四個(gè)關(guān)鍵問題： o 哪些作對(duì)了？ o 哪些做錯(cuò)了？ o 可以針對(duì)未來(lái)提出什么建議？ o 何時(shí)，向誰(shuí)，如何分發(fā)信息？ 必須詢問的問題可以參照?qǐng)D3內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目的目標(biāo)自上而下確 定，而用以評(píng)估項(xiàng)目衡量指標(biāo)的事后分析卻按照相反的方向自下而上進(jìn)行。在底層，即 基層，從...
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