合同簽訂及管理規(guī)范
合同簽訂及管理規(guī)范 概述：合同協(xié)議是我公司與供應(yīng)商商務(wù)合作的重要法律依據(jù)，其中規(guī)定的條款限定了 我公司和供應(yīng)商的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系。合同協(xié)議中規(guī)定的返利政策是我公司核算返利重要 依據(jù)，相關(guān)條款簽訂內(nèi)容的合理性和條款詞義表達(dá)的清晰唯一性，直接關(guān)系到我公司的 合法權(quán)益，同時(shí)直接關(guān)系到我公司內(nèi)部管理的科學(xué)性，規(guī)范性，條理性。為了充分保證 我公司的權(quán)利，規(guī)范我公司內(nèi)部管理，避免不必要的法律糾紛，合同協(xié)議的簽定程序和 合同協(xié)議條款簽定標(biāo)準(zhǔn)必須遵守相應(yīng)的規(guī)定和規(guī)范。 （一）合同簽定簡(jiǎn)單流程 （二）需要簽定書面合同協(xié)議的范圍 1．年度合作常規(guī)性合同，只要供應(yīng)商與我公司產(chǎn)生商務(wù)往來，就必須簽定年度合同 ； 2．只要存在對(duì)年度合同某些條款需做追加做補(bǔ)充說明的，就必須簽定補(bǔ)充協(xié)議書； 3．供應(yīng)商承諾給予我公司廣告支持（包含所有形式的廣告，如：外墻廣告，媒體廣 告等），而在年度合同中未體現(xiàn)相應(yīng)條款的，必須簽定相應(yīng)廣告支持協(xié)議書； 4．我公司收取門店開張進(jìn)場(chǎng)費(fèi)（新店開張贊助費(fèi)），每年有收費(fèi)指標(biāo)旗艦店進(jìn)場(chǎng)費(fèi) ，必須與供應(yīng)商簽定場(chǎng)地費(fèi)支付協(xié)議書 5．我公司收取展臺(tái)，燈箱等道具制作費(fèi)用，必須與供應(yīng)商簽定道具委托制作協(xié)議書 6．臨時(shí)搞階段促銷活動(dòng)，供應(yīng)商給我公司特別的返利政策，此情況需簽定促銷活動(dòng) 協(xié)議書（包含特價(jià)機(jī)信息） 7．供應(yīng)商承諾給予我公司庫(kù)存商品價(jià)格保護(hù)，當(dāng)零售價(jià)下調(diào)時(shí)，給我公司相應(yīng)庫(kù)存 商品價(jià)格補(bǔ)貼，此情況，我公司需與供應(yīng)商簽定庫(kù)存調(diào)價(jià)補(bǔ)差確認(rèn)書（保價(jià)協(xié)議 書）。 （三）合同內(nèi)容清晰性規(guī)定 1．合同簽訂盡可能采用我公司提供的合同模板。如采用我公司合同模板，合同中可 變動(dòng)條款需通過營(yíng)銷總監(jiān)審核，確認(rèn)條款內(nèi)容詞義表達(dá)清晰，毫無歧義之后，方 可簽字蓋章； 2．合同如采用供應(yīng)商提供的模板，營(yíng)銷總監(jiān)需對(duì)合同每個(gè)條款進(jìn)行詳細(xì)審核，確認(rèn) 合同合理之后，并且確認(rèn)條款內(nèi)容詞義表達(dá)清晰，毫無歧義之后，方可簽字蓋章 。 （或者由專人對(duì)合同的合法有效性，合同內(nèi)容詞義的唯一性進(jìn)行審核） （四）合同有效期間規(guī)定 1．除了空調(diào)類合同可跨自然年度進(jìn)行簽訂之外，其他品類家電或者手機(jī)的合同一律 限制在一個(gè)自然年度內(nèi)進(jìn)行簽訂，不能跨自然年度確定合同有效期限。 2．空調(diào)類合同有效期限一率控制在上年度的9月份至下年度的8月份；其他品類家電 或者手機(jī)合同有效期限一律控制在一個(gè)自然年度的1月份至12月份之內(nèi)。 3．如有供應(yīng)商在一個(gè)自然年度的中途開始與我公司合作，那么第一份合作協(xié)議的有 效性只能終止到本自然年度的12月份，以后的合作協(xié)議按自然年度跨度進(jìn)行簽訂。 （五）合同簽訂時(shí)間規(guī)定 1．在合同有效期到期之后至簽訂下期合同的過渡期，必須在一個(gè)月之內(nèi)完成簽訂臨 時(shí)補(bǔ)充協(xié)議； 2．下期正式合同必須在上期合同到期之后的3個(gè)月之內(nèi)簽訂完成。 3．如未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成正式合同簽訂，將停止付款。 4．未簽訂正式合同，但急需申請(qǐng)貨款的特殊情況，需要做出申請(qǐng)，表明特殊情況和 做出相應(yīng)的保證，并通過營(yíng)銷總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字確認(rèn)，方可給予結(jié)款。 5．經(jīng)雙方確認(rèn)好的合同，在雙方全部蓋章確認(rèn)完畢的當(dāng)天，即時(shí)提交一份給相關(guān)對(duì) 口的返利結(jié)算員。 （六）增加操作品牌規(guī)定：供應(yīng)商在執(zhí)行年度合同過程中，增加新的品牌商品，必須簽 訂補(bǔ)充協(xié)議，對(duì)新增的品牌商品的返利政策的各種規(guī)定作補(bǔ)充說明。如增加的品牌 商品因沒有合同作為核算返利依據(jù)，而造成漏算、少算應(yīng)收返利的情況，相關(guān)業(yè)務(wù) 員需承擔(dān)完全責(zé)任。 （七）補(bǔ)充協(xié)議、臨時(shí)協(xié)議管理 1．補(bǔ)充協(xié)議、臨時(shí)協(xié)議包含以下幾類： A．對(duì)年度合同某些條款進(jìn)行追加做補(bǔ)充說明的補(bǔ)充協(xié)議書 B．廣告支持協(xié)議書 C．場(chǎng)地費(fèi)支付協(xié)議書 D．展臺(tái)委托制作協(xié)議書 E．特價(jià)促銷活動(dòng)協(xié)議書（包含特價(jià)機(jī)信息） F．庫(kù)存調(diào)價(jià)補(bǔ)差確認(rèn)書（保價(jià)協(xié)議書） G．臨時(shí)促銷協(xié)議書 2．以上我公司相關(guān)部門與供應(yīng)商談判簽訂的協(xié)議書，必須在雙方全部蓋章確認(rèn)完畢 的當(dāng)天，即時(shí)提交一份給相關(guān)對(duì)口的返利結(jié)算員。 3．在財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)返利、補(bǔ)差和費(fèi)用時(shí)發(fā)現(xiàn)只有已收數(shù)據(jù)而沒有應(yīng)收數(shù)據(jù)，帳上體現(xiàn)多 收的情況，經(jīng)核實(shí)是因?yàn)闃I(yè)務(wù)部沒給財(cái)務(wù)提供相關(guān)的協(xié)議，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部未掛相關(guān) 的應(yīng)收款項(xiàng)，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整體產(chǎn)生混亂不準(zhǔn)確，或者供應(yīng)商手頭有經(jīng)過我 公司確認(rèn)的協(xié)議，而財(cái)務(wù)部卻沒有留存此協(xié)議，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算返利不準(zhǔn)確。此情 況一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)完全有理由懷疑相關(guān)業(yè)務(wù)員手頭存在某些補(bǔ)充協(xié)議、臨時(shí)協(xié)議 未提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部有權(quán)利委托公司審計(jì)監(jiān)察委員會(huì)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)員進(jìn)行審查。 （八）合同簽字蓋章規(guī)定 1．所有的年度合同，必須經(jīng)過營(yíng)銷總監(jiān)級(jí)別以上（含總監(jiān)級(jí)別）人員簽字，所有補(bǔ) 充協(xié)議、臨時(shí)協(xié)議、特價(jià)機(jī)協(xié)議等協(xié)議書，必須經(jīng)過部門經(jīng)理級(jí)別以上（含部門 經(jīng)理級(jí)別）人員簽字，再由財(cái)務(wù)合同章保管人員蓋章后，此合同方可成效； 2．合同章保管人發(fā)現(xiàn)合同未經(jīng)過相關(guān)人員簽字，或者合同未體現(xiàn)簽定時(shí)間，合同保 管人將不予蓋章。 3．所有具備法律效力的合同協(xié)議書必須加蓋合同章，只蓋業(yè)務(wù)章的合同協(xié)議一律視 同無效。 （九）合同協(xié)議歸檔保管 1．所有合同協(xié)議一律一式四份，我公司與供應(yīng)商各兩份； 2．我公司返利結(jié)算員和行政管理中心各一份，業(yè)務(wù)員不留存合同協(xié)議原件，可復(fù)印 留存?zhèn)浒福?3．返利結(jié)算員對(duì)自己負(fù)責(zé)的品類品牌合同協(xié)議進(jìn)行保管，按業(yè)務(wù)部門以一定順序編 號(hào)整理成冊(cè)，并在電腦中進(jìn)行登記，對(duì)合同的主要信息及條款進(jìn)行匯總登記成為 電子文檔，利于查詢。 4．合同保管人員手頭保管的合同協(xié)議，以及業(yè)務(wù)員手頭的合同協(xié)議復(fù)印件不得隨意 提供給他人查閱，已到期執(zhí)行完畢的合同協(xié)議，合同保管人員不得丟棄，必須歸 檔，整理成歷史文檔進(jìn)行封存。 5．業(yè)務(wù)員需要了解全面詳細(xì)的合同政策可以向相關(guān)返利結(jié)算員提出要求，返利結(jié)算 員提供相應(yīng)的合同政策。 6．任何需要復(fù)印年度正式合同的要求，必須提供書面申請(qǐng)，說明復(fù)印合同用途，并有主 管部門經(jīng)理簽字確認(rèn)方可進(jìn)行復(fù)印 ----------------------- 合同文本歸檔 雙方蓋章 合同審批通過，我方代表簽字 雙方達(dá)成共識(shí)，擬訂合同 我方與供應(yīng)商談判
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