會計電算化系統(tǒng)操作管理制度
會計電算化系統(tǒng)操作管理制度(樣例) 一、系統(tǒng)使用管理 １、為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴格的控制。 　　２、在會計電算化系統(tǒng)投入運行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權使用 人員及其操作權限,并報單位主管審核批準后在系統(tǒng)內授予其使用權。運行中需要增減使 用人員,按同樣手續(xù)辦理。 　?。?、對各使用人員明確劃分使用操作權限,形成適當?shù)姆止恐?健全內部控制制度 。 　　４、本會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。 　　５、設立“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可用機。 ６、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù) 據(jù)庫文件結構。 ７、出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。 ８、操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內對系統(tǒng)進行操作，負責數(shù)據(jù)的輸入、運算、記帳和打 印有關帳表。 ９、存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復制、核對 和保管。 １０、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止,并采取措施 避免同樣情況再次發(fā)生。 二、上機操作規(guī)程 　?。?、操作人員必須是合法有權使用人員,經(jīng)過培訓合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認可后, 才能上機操作。 ２、操作人員上機操作前后,應進行上機操作登記,必須填寫真實姓名、上機時間、操作 內容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。 ３、操作人員上機前應做好各項準備工作,盡量減少占用機器時間,提高工作效率。 ４、操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。 　?。?、操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。 　?。?、操作人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會計員，則 應保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入前及時反映給憑證編 制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證進行修改， 如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內，任何人不能隨意修 改帳目。 　　７、每次上機工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤 ，應由財務處保管，下次上機備份要與機內數(shù)據(jù)復核無誤后方可開始運行。 　　８、在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止 其他人員越權操作。 ９、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行 為，依照《會計法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴重的要追究法律責任。 三、帳務處理程序 １、帳務系統(tǒng)初始化:在初次建立會計電算化系統(tǒng)時,需要進行系統(tǒng)初始化工作,在會計主 管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。 　　２、帳務系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運行期間，任何對帳務系統(tǒng)的修改變動，必須得到會 計主管的批準。 　?。场⑷粘仗幚恚?　　　　(1)憑證處理: 　　會計電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證 。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規(guī)定編制，對不真實、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不 予受理，對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還，并要求更改和補充。為 適應會計電算化系統(tǒng)的正常運行，編制記帳憑證還必須做到： 　　?。?、機制記帳憑證的編制： 　　機制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單）由計 算機，按有關規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內程序轉到帳務處 理系統(tǒng)進行記帳、編報表等業(yè)務處理。 　　機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及打印 出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。打印出的機制記帳憑證需加蓋制 單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。 Ｂ、手工記帳憑證的編制： 　　手工編制記帳憑證是指會計人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編 記帳憑證需通過帳務處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。 　　手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉帳憑證。 手工編制的記帳憑證必須做到： 　　a.原始憑證必須是合法憑證。 　　經(jīng)濟業(yè)務內容、摘要應規(guī)范化，措詞要確切，其中標準摘要按規(guī)范填寫正確。 　　b.帳戶使用正確。 　　c.借貸方金額相等。 　　　　d.原始憑證同記帳憑證金額一致。 　　　　e.轉帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。 　　對會計分錄的摘要內容必須唯一，即：一種摘要內容，只能對應一個最細的明細科 目，據(jù)此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目。 　　要求摘要內容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業(yè)務的內容。 　　凡能歸入標準摘要的業(yè)務內容，應盡量的使用標準摘要。對于新的業(yè)務內容可按上 述原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。 Ｃ、記帳憑證編號必須連續(xù)。編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽字 蓋章。 　　　Ｄ、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工 作方便，出納人員可以自設備查輔助帳。 　　　　(2)記帳憑證的審核與保管 　　?。?、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴格審核無誤后方可進行登帳處理。 　?。?、操作員每輸入一張憑證，結束前要自審一次無誤后再按結束鍵。 　?。谩⑤斎胗嬎銠C的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字后 方為有效憑證。 　?。摹⒁演斎氲膽{證應在輸入操作完畢裝訂成冊后，交會計檔案資料保管員存檔保管 。 　　　?。?、同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。 　　(3)帳表打印和結帳: 　　Ａ、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應與出納庫存現(xiàn)金核對無誤。 　　　?。?、銀行余額調節(jié)表每月打印一次。 　　Ｃ、科目匯總表、總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。 　?。摹⒃诮Y帳前按有關規(guī)定做好當月各類帳務數(shù)據(jù)和報表的備份工作。 　　　?。?、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進行結帳，系統(tǒng)自動生成下月 期初余額。 Ｆ、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。 (4)會計報表 Ａ、單位應根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確編制或由計算機自動生成會計報表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須 銜接一致。 　　　?。隆媹蟊?、計算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時間打印輸出 ，經(jīng)有關財會負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。 　　　　Ｃ、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求，按會計主管部門的統(tǒng)一設 計和布置。 　　　?。摹挝槐仨氁攒洷P和書面形式上報報表，軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)必須一致， 書面報表必須由機器打印并按規(guī)定由有關人員簽字蓋章。
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