內(nèi)部控制制度--《電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)》
內(nèi)部控制制度 《電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)》 文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件 文件履歷紀(jì)要頁 |文　件　發(fā)　行　單　位 |文　件　管　制　等　級 | |管理代表 | |□管制文件 |□非管制文件 | |文　　件　　履　　歷　　紀(jì)　　錄 | |版次|修　訂　內(nèi)　容 |核準(zhǔn)|權(quán)責(zé)|編撰|日期 | |0 |第1版（新發(fā)行） | | | | | | | | | | | | 1 總則 1 制定目的 為促使本公司「內(nèi)部控制」（Internal Control）之「電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)」（Electronic Data）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關(guān)單位遵循。 2 適用范圍 凡本公司有關(guān)「內(nèi)部控制」之「電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點(diǎn)， 悉依照本文件之規(guī)范辦理。 3 權(quán)責(zé)單位 信息單位為本文件之權(quán)責(zé)單位，權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)單位授權(quán)，負(fù)責(zé)本文件 之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。 2 電子數(shù)據(jù)處理循環(huán) 1 循環(huán)圖 【見】（資料1）「電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)圖」。 2 循環(huán)作業(yè) 本循環(huán)之各項(xiàng)作業(yè)： 1 組織及職責(zé)作業(yè)（CE101），另訂之。 2 系統(tǒng)開發(fā)及修廢作業(yè)（CE102），另訂之。 3 系統(tǒng)應(yīng)用文書管理作業(yè)（CE103），另訂之。 4 系統(tǒng)使用管理作業(yè)（CE104），另訂之。 5 資料輸出入管理作業(yè)（CE105），另訂之。 6 數(shù)據(jù)處理作業(yè)（CE106），另訂之。 7 檔案及設(shè)備之安全作業(yè)（CE107），另訂之。 8 軟硬件設(shè)備管理作業(yè)（CE108），另訂之。 9 系統(tǒng)復(fù)原及測試作業(yè)（CE109），另訂之。 10 計(jì)算機(jī)機(jī)房管理作業(yè)（CE110），另訂之。 11 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理作業(yè)（CE111），另訂之。 12 其它相關(guān)庶務(wù)管理作業(yè)（CE112），另訂之。 3 附則 1 制修廢與頒布實(shí)施 本文件屬于管理文件，經(jīng)『經(jīng)營會』審議后，呈請董事長核準(zhǔn)承認(rèn)后，交由 權(quán)責(zé)單位頒布公告實(shí)施；修訂或廢止時亦同。 2 編號、版本、日期、頁次／頁數(shù) 本文件之項(xiàng)類、標(biāo)題、編號、版本、實(shí)施日期、公司名稱、文件頁次／頁數(shù) 等項(xiàng)，見本文件之頁首與頁尾。 3 附件 1 相關(guān)資料 （資料1） 「電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)圖」 （資料1） 「電子數(shù)據(jù)處理循環(huán)圖」 |其它相關(guān)| | | |CE101 | | | |循環(huán) | | | | | | | | |←------ |--------|------→ |組織及 | | | | | | | |職責(zé) | | | | | | | | | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE102 | || | |CE107 | | | |系統(tǒng)開發(fā)|←------ |---┼--- |------→ |檔案及設(shè)| | | |及修廢 | | | |備之安全| | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE103 | || | |CE108 | | | |系統(tǒng)應(yīng)用|←------ |---┼--- |------→ |軟硬件設(shè)| | | |文書管理| | | |備管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE104 | || | |CE109 | | | |系統(tǒng)使用|←------ |---┼--- |------→ |系統(tǒng)復(fù)原| | | |管理 | | | |及測試 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE105 | || | |CE110 | | | |資料輸出|←------ |---┼--- |------→ |計(jì)算機(jī)機(jī)| | | |入管理 | | | |房管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE106 | || | |CE111 | | | |數(shù)據(jù)處理|←------ |---┼--- |------→ |網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)| | | | | | | |管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | |↓ | | | | | | | |CE112 | | | | | | | |其它相關(guān)| | | | | | | |庶務(wù)管理| | | | | | | | | | | 作業(yè)程序 1 設(shè)立目的 為因應(yīng)公司長期發(fā)展之需要，指導(dǎo)公司計(jì)算機(jī)化，并規(guī)劃企業(yè)管理與信息應(yīng) 用相結(jié)合之管理信息系統(tǒng)，以期提供實(shí)時正確之信息，協(xié)助決策單位提升管 理績效。 確定公司之軟、硬件規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)政策，以保公司之長期發(fā)展及電子數(shù)據(jù)處理之 一致性。 信息單位除依使用單位提出之需求作應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)操作外，應(yīng)規(guī)劃評估 新的計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用，以提升信息系統(tǒng)之效率。 2 組織及職責(zé) 本公司信息單位設(shè)主管、程序設(shè)計(jì)師與系統(tǒng)管理師等。 1 主管 1 依公司政策，研擬短、中、長期計(jì)算機(jī)化作業(yè)之整體規(guī)劃與整合。 2 信息業(yè)務(wù)之規(guī)劃、執(zhí)行、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)及審核。 3 信息處理作業(yè)及控制辦法之?dāng)M訂。 4 所屬人員之管理，訓(xùn)練及考核。 5 與其它單位之業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)與溝通。 6 系統(tǒng)文件、手冊制作規(guī)劃。 7 新系統(tǒng)之評估、規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)。 8 信息單位之預(yù)算編列和執(zhí)行控制。 9 計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)密碼設(shè)定維護(hù)。 10 其它上級交辦事項(xiàng)。 2 程序設(shè)計(jì)師 1 計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)規(guī)劃、分析、與設(shè)計(jì)。 2 應(yīng)用系統(tǒng)程序之開發(fā)、管理和維護(hù)。 3 系統(tǒng)文件，操作手冊之編制，維護(hù)和管理。 4 使用單位之問題排除及軟硬件技術(shù)支持。 5 內(nèi)部新進(jìn)人員計(jì)算機(jī)教育訓(xùn)練。 6 其它上級交辦事項(xiàng)。 3 系統(tǒng)管理師 1 計(jì)算機(jī)安全控制與管理。 2 相關(guān)操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)庫之管理及維護(hù)。 3 數(shù)據(jù)文件與系統(tǒng)程序備份。 4 硬設(shè)備之維護(hù)。 5 機(jī)房計(jì)算機(jī)及相關(guān)外圍之安全與清潔。 6 使用單位之問題排除及軟硬件技術(shù)支持。 7 信息單位相關(guān)資源之維護(hù)管理。 8 其它上級交辦事項(xiàng)。 4 各單位計(jì)算機(jī)使用人員 1 各單位使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之人員，負(fù)責(zé)審查輸入資料之憑證是否合于規(guī)定，并負(fù)責(zé)檢查填 寫，登錄有無錯誤。 2 各單位使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之人員，必需經(jīng)由權(quán)責(zé)單位主管授權(quán)后，始可執(zhí)行應(yīng)用系統(tǒng)之日 常交易資料輸入與更正。 3 嚴(yán)禁員工使用非法或未經(jīng)授權(quán)的應(yīng)用軟件。 控制要點(diǎn) 1 信息單位之人員，是否依職責(zé)完成各項(xiàng)工作。 2 對已提出辭呈之信息單位人員，是否避免允許其離職前接近敏感程序或檔案。 3 員工離職時，該人員以前經(jīng)手的一切文件、磁帶、磁盤及磁盤…等，是否盤點(diǎn)清楚并完作 移交手續(xù)；員工離職后，該員曾接觸之密碼是否做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。 作業(yè)程序 1 系統(tǒng)開發(fā) 1 使用單位對于現(xiàn)行系統(tǒng)功能需要變更或重新開發(fā)系統(tǒng)，應(yīng)提出「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止 申請單」，并將需求內(nèi)容及要點(diǎn)詳列于申請單中，經(jīng)該單位直屬主管提出需 求申請，徑交信息單位處理。 2 信息單位收到申請單后，由單位主管指派資訊工程師處理。 3 系統(tǒng)分析及設(shè)計(jì)信息人員進(jìn)行系統(tǒng)功能之確認(rèn)，并劃分子系統(tǒng)且描述子系統(tǒng)之輸出入規(guī) 格及作業(yè)流程；若該系統(tǒng)開發(fā)后將會影響到其它單位之作業(yè)時，信息單位主 管或資訊工程師須與相關(guān)單位主管討論會簽后，再由信息單位主管決定 自行開發(fā)、外包或購買合法軟件。 4 程序開發(fā)完成后，應(yīng)會同相單位依照各項(xiàng)需求功能進(jìn)行測試，若無問題則相關(guān)單位應(yīng)于 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止申請單」上簽認(rèn)，并執(zhí)行次一階段作業(yè)。 2 系統(tǒng)修改 1 使用單位對于現(xiàn)行系統(tǒng)功能需要變更或重新開發(fā)系統(tǒng)，應(yīng)提出「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止 申請單」，并將需求內(nèi)容及作要點(diǎn)詳列于申請單中，經(jīng)該單位直屬主管提出 需求申請，徑交信息單位處理。 2 信息單位收到申請單后，由單位主管指派資訊工程師處理。 3 資訊工程師依據(jù)修改內(nèi)容及作業(yè)要點(diǎn)進(jìn)行可行性分析，若須修改的內(nèi)容有影響至其它單 位之作業(yè)時，信息單位主管或資訊工程師須與相關(guān)單位管討論會簽后，再由 單位主管決定自行修改、外包或購買。 4 系統(tǒng)修改完成后，得會同相關(guān)單位依照各項(xiàng)需求功能進(jìn)行測試，若無問題則請相關(guān)單位 主管于原「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止申請單」上簽名，并進(jìn)行應(yīng)用軟件更新作 業(yè)。 3 系統(tǒng)廢止 1 當(dāng)信息單位或使用單位發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)已不合時宜欲終止時，應(yīng)填具「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止 申請單」，并將其原因詳列于申請單中，經(jīng)各單位主管簽核后，交由信息單 位處理。 2 信息單位收到申請單后，由單位主管指派資訊工程師處理。 3 資訊工程師依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)容及作業(yè)要點(diǎn)進(jìn)行分析，若該系統(tǒng)牽涉到其它單位時，信息單位 主管或資訊工程師須與相關(guān)單位主管討論并會簽意見。 4 資料備份 系統(tǒng)開發(fā)／修改完成后，須將原始程序及檔案備份至磁帶或磁盤…等備份媒體 上，并將備份的內(nèi)容及備份媒體的編號，記錄在「原始程序及相關(guān)檔案備份 紀(jì)錄表」內(nèi)。 5 作業(yè)期限 信息單位依大、小型系統(tǒng)分別訂工期，并依工期進(jìn)行程序之新增及修改，若 有多項(xiàng)需求同時申請時，信息單位得依其重要性適時調(diào)整其工期，并記錄在 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止進(jìn)度管制表」內(nèi)。 6 其它 1 未經(jīng)許可，所有軟件嚴(yán)禁拷貝。 2 系統(tǒng)外包廠商開發(fā)、修改及維護(hù)時，其所訂合約應(yīng)妥善保管。軟件版本如有更新時，應(yīng) 將舊版刪除或加以管理，并將處理情形做成記錄備查。 3 系統(tǒng)上線前均應(yīng)逐一測試。 4 系統(tǒng)測試時，非經(jīng)許可不可用線上實(shí)際之資料，須在測試區(qū)進(jìn)行測試，待測試完成后， 再正式開放給使用者使用。系統(tǒng)測試完成上線時，應(yīng)知會主要使用單位。 5 系統(tǒng)開發(fā)時，須撰寫相關(guān)數(shù)據(jù)文件及文件，并留存?zhèn)洳椤?6 系統(tǒng)修改時，須將相關(guān)文件一并隨之修改，并留存?zhèn)洳椤?7 信息單位須制作操作手冊，并隨程序之修改更新之，并留存?zhèn)洳?，且由信息單位教?dǎo)使 用者如何使用新系統(tǒng)。 控制重點(diǎn) 1 應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、修改、廢止，是否依規(guī)定進(jìn)行申請、驗(yàn)收及廢止程序。 2 原始程序及相關(guān)檔案是否依規(guī)定進(jìn)行備份，并完成紀(jì)錄。 3 應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、修改是否依時限完成。 4 應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、修改、廢止等之相關(guān)合約、檔案及文件有無妥善保管。 5 外購軟件是否合法。 相關(guān)資料 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止申請單」、「原始程序及相關(guān)檔案備份紀(jì)錄表」、 「系統(tǒng)開發(fā)／修改／廢止進(jìn)度管制表」等。 作業(yè)程序 1 信息單位自行開發(fā)之系統(tǒng)，應(yīng)具備「系統(tǒng)應(yīng)用說明書」，其內(nèi)容應(yīng)依下列大綱敘述： 1 系統(tǒng)功能介紹。 2 檔案說明。 3 事務(wù)作業(yè)流程圖。 4 系統(tǒng)模塊架構(gòu)表。 5 程序名稱一覽表。 6 操作說明。 2 信息單位所有文書或檔案，應(yīng)指派專人保管存盤。 3 系統(tǒng)或程序變更時，相關(guān)文書或手冊應(yīng)隨即更新抽換。 4 所有系統(tǒng)文書之保管人于離職前，應(yīng)依人事管理相關(guān)規(guī)定作業(yè)，并于完成離職手續(xù)后方 可離職。 控制重點(diǎn) 1 系統(tǒng)應(yīng)用文書之編制應(yīng)按照既定之標(biāo)準(zhǔn)。 2 確保所有系統(tǒng)說明文件均已按照既定之標(biāo)準(zhǔn)編制，足以供系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員維護(hù)現(xiàn)有系統(tǒng)。 相關(guān)資料 「系統(tǒng)應(yīng)用說明書」等。 作業(yè)程序 1 系統(tǒng)使用控制 1 所有新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用者，須依其工作職掌以「系統(tǒng)使用需求申請／變更表」向信息單 位提出建置計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別碼之申請，該項(xiàng)申請須經(jīng)權(quán)責(zé)單位主管核準(zhǔn)為之 。 2 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用者如有職務(wù)調(diào)動或離職，該項(xiàng)人事異動應(yīng)知會信息單位取消或更改其計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)使用識別碼。 3 個人之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用識別碼及密碼不得告知或提供他人使用，密碼如有外泄，應(yīng)即更 換其密碼。 4 個人之計(jì)算機(jī)使用者注冊文件，應(yīng)不定期由專人復(fù)核以確保使用者確實(shí)存...
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