內(nèi)部控制制度
內(nèi)部控制制度 《采購及付款循環(huán)》 文件管制等級(jí)：　□管制文件　□非管制文件 文件履歷紀(jì)要頁 |文　件　發(fā)　行　單　位 |文　件　管　制　等　級(jí) | |管理代表 | |□管制文件 |□非管制文件 | |文　　件　　履　　歷　　紀(jì)　　錄 | |版次|修　訂　內(nèi)　容 |核準(zhǔn)|權(quán)責(zé)|編撰|日期 | |0 |第1版（新發(fā)行） | | | | | | | | | | | | 1 總則 1 制定目的 為促使本公司「內(nèi)部控制」（Internal Control）之「采購及付款循環(huán)」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本 文件，俾利各相關(guān)單位遵循。 2 適用范圍 凡本公司有關(guān)「內(nèi)部控制」之「采購及付款循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點(diǎn)，悉 依照本文件之規(guī)范辦理。 3 權(quán)責(zé)單位 資材、財(cái)會(huì)單位為本文件之權(quán)責(zé)單位，權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)單位授權(quán)，負(fù)責(zé) 本文件之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。 2 采購及付款循環(huán) 1 循環(huán)圖 【見】（資料1）「采購及付款循環(huán)圖」。 2 循環(huán)作業(yè) 本循環(huán)之各項(xiàng)作業(yè)： 1 請(qǐng)購作業(yè)（CP101），另訂之。 2 采購作業(yè)（CP102），另訂之。 3 進(jìn)口作業(yè)（CP103），另訂之。 4 驗(yàn)收作業(yè)（CP104），另訂之。 5 與合約不符作業(yè)（CP105），另訂之。 6 付款作業(yè)（CP106），另訂之。 7 差異分析作業(yè)（CP107），另訂之。 3 附則 1 制修廢與頒布實(shí)施 本文件屬于管理文件，經(jīng)『經(jīng)營會(huì)』審議后，呈請(qǐng)董事長核準(zhǔn)承認(rèn)后，交由 權(quán)責(zé)單位頒布公告實(shí)施；修訂或廢止時(shí)亦同。 2 編號(hào)、版本、日期、頁次／頁數(shù) 本文件之項(xiàng)類、標(biāo)題、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、公司名稱、文件頁次／頁數(shù) 等項(xiàng)，見本文件之頁首與頁尾。 3 附件 1 相關(guān)資料 （資料1） 「采購及付款循環(huán)圖」 （資料1） 「采購及付款循環(huán)圖」 |預(yù)算 | |CP101 | | | | | | |------→ |請(qǐng)購 | | | | | | | | | | | | | || | |├--- |--------|---┐ | | | || | |↓ | |↓ | | | || | |CP102 | |CP103 | | | || | |采購 | |進(jìn)口 | | | || | | | | | | | || | |├--- |--------|---┘ | | | || | |↓ | | | | | || | |CP104 | | | | | || | |驗(yàn)收 | | | | | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |↓ | | | | | || | |是否合格| |否 | |CP105 | || | | |------→ | |------→ |與合約 | | | | | | | |不符 | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |↓ | | | | | || | |是 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |├--- |--------|---┐ | | | || | |↓ | |↓ | | | || | |CP106 | |入庫 | | | || | |付款 | | | | | || | | | | | | | | | || | | | | | |↓ | || | | | | | |CP107 | || | | | | | |差異分析|←------ |---┘ | | | | | | | | | | | | | 作業(yè)程序 1 提出需求 1 調(diào)節(jié)性采購 依市場(chǎng)行情、用料變動(dòng)等采購之原物料，由資材部單位視經(jīng)濟(jì)未來走向、市 場(chǎng)狀況及預(yù)計(jì)用量等因素，決定訂購時(shí)機(jī)及數(shù)量種類，交由采購單位采購。 2 預(yù)算采購 依銷售預(yù)算或「客戶訂單」之進(jìn)度，由生管單位填具「請(qǐng)購單」，經(jīng)單位主 管核準(zhǔn)后再交給采購單位，并將請(qǐng)購核準(zhǔn)紀(jì)錄填入采購預(yù)算內(nèi)。 預(yù)算采購，包括下列二種采購： 1 直接材料（常用材料） 系指直接耗用之材料。 2 間接材料（常用物料） 系指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時(shí)間與數(shù)量也無法預(yù)知。 可憑用料單位之需料通知單現(xiàn)用現(xiàn)購。 2 檢查庫存 采購前應(yīng)先檢查存貨是否具有下列情形： 1 目前存量尚未達(dá)請(qǐng)購點(diǎn)/安全庫存。 2 請(qǐng)購之商品品名、規(guī)格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。 3 申請(qǐng)之原物料是否仍具采購價(jià)值，還是已失經(jīng)濟(jì)性。 3 臨時(shí)需求 緊急采購由需求單位提出，經(jīng)過庫存檢查后須采購者，經(jīng)制造單位主管核準(zhǔn) 后，徑交采購單位購買，惟事后仍須補(bǔ)填「請(qǐng)購單」。 控制重點(diǎn) 1 「請(qǐng)購單」必須詳細(xì)注明廠商、規(guī)格型式及需用日期等內(nèi)容，如申請(qǐng)物品須采用特別運(yùn) 送及保存方式者，應(yīng)加注意事項(xiàng)。 2 「請(qǐng)購單」必須經(jīng)先作庫存審核，核準(zhǔn)時(shí)應(yīng)遵照核決權(quán)限辦理。 3 緊急采購不應(yīng)經(jīng)常發(fā)生，事后應(yīng)補(bǔ)開「請(qǐng)購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善 計(jì)畫。 4 應(yīng)定期檢討「請(qǐng)購單」，有無延遲采購情形，請(qǐng)購數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟(jì)采購量要求。 相關(guān)資料 銷售預(yù)算、「客戶訂單」、「請(qǐng)購單」等。 作業(yè)程序 1 查詢供貨商資料 1 準(zhǔn)備采購。 2 調(diào)閱「供貨商資料/廠商料件基本資料報(bào)表」，了解過去采購及詢價(jià)紀(jì)錄。 3 向廠商詢比議價(jià)。 2 決定購買方式 依材料管理規(guī)定，決定應(yīng)用下列何種方式購買： 1 詢價(jià) 金額較小，不須書面比價(jià)，但仍以詢價(jià)方式向最低價(jià)廠商采購者。 2 議價(jià) 采購人員經(jīng)詢價(jià)后，如已知市價(jià)有下跌趨勢(shì)時(shí)，或有報(bào)價(jià)高于前批采購價(jià)格 ，或請(qǐng)購規(guī)格明確，但請(qǐng)購量較前批大等之情形者，仍應(yīng)予以議價(jià)。 3 比價(jià) 若為特殊規(guī)格或供應(yīng)廠商家數(shù)較少者。 4 牌價(jià)收購 根據(jù)核定之收購價(jià)格收購者。 5 長期合約采購 向簽訂長期供應(yīng)合約，或項(xiàng)目報(bào)準(zhǔn)之買賣合約廠商采購者。 6 招標(biāo) 采購之材料如有三家以上可供應(yīng)，且其預(yù)估采購金額較大達(dá)招標(biāo)金額時(shí)，以 公開招標(biāo)為原則。 3 決定訂購事項(xiàng) 由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購之廠商、數(shù)量、辦法等，經(jīng)采購單位主管核 準(zhǔn)后采購。 4 更新紀(jì)錄 將不同購買方式之訂購及詢價(jià)資料，填入「供貨商資料/廠商料件基本資料」 內(nèi)。 控制重點(diǎn) 1 詢比議價(jià)資料平日應(yīng)注意收集，須詳實(shí)完備，保持最新時(shí)效，供貨商資料廠商料件基本 資料亦應(yīng)隨時(shí)更新，保持正確紀(jì)錄。 2 「請(qǐng)購單詢比議價(jià)單」必須經(jīng)主管核準(zhǔn)后，方得辦理采購。 3 辦理比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等作業(yè)應(yīng)符合公司規(guī)定，外購進(jìn)度亦須依預(yù)定采購過程控制追蹤 。 4 大量采購之主料、副料、包裝材料，以合約采購為原則，并應(yīng)保持兩家同時(shí)供料，以免 受到供貨品質(zhì)之限制，影響到生產(chǎn)作業(yè)。 5 重要采購合約簽訂前，須經(jīng)法務(wù)單位或公證單位人員查核。 6 為提高進(jìn)貨品質(zhì)，降低進(jìn)貨成本，便于管理，應(yīng)建立可完全配合之協(xié)力廠商。 7 遇到市埸上各項(xiàng)原物料之供應(yīng)將大幅變化時(shí)，須通知有關(guān)單位，以便事先連系；報(bào)告呈 核后，立即采取應(yīng)變措施。 相關(guān)資料 「供貨商資料廠商料件資料」、「請(qǐng)購單」、「詢比議價(jià)單」等。 作業(yè)程序 1 需比例結(jié)匯 1 由采購單位計(jì)算結(jié)匯所需金額。 2 所需金額申請(qǐng)表及各類相關(guān)憑證，一并送交主管人員核準(zhǔn)。 3 預(yù)付外購款，依請(qǐng)購案號(hào)或L/C逐案控制。 2 記帳 1 請(qǐng)款條件審核無誤后，開立應(yīng)付憑單，制作傳票，記入帳冊(cè)。 2 應(yīng)付憑單交由出納單位開出支票。 3 支票經(jīng)簽章后，應(yīng)交由經(jīng)辦人申請(qǐng)開立信用狀。 3 申請(qǐng)信用狀 1 準(zhǔn)備下列文件向結(jié)匯銀行申請(qǐng)開立信用狀： 1 開發(fā)信用狀申請(qǐng)書。 2 已繳納收訖或已核章之結(jié)匯申請(qǐng)單。 2 依法須申請(qǐng)輸入許可證者，尚須附輸入許可證。 3 于進(jìn)口中國大陸海關(guān)，應(yīng)先申請(qǐng)核對(duì)進(jìn)口批文。 4 申請(qǐng)輸入許可證時(shí)，須具備下列資料，向國貿(mào)局或外匯銀行申請(qǐng)： 1 商業(yè)發(fā)票（Performance Invoice）。 2 目錄或型錄。 3 特別規(guī)定。 4 銀行開具信用狀 上述手續(xù)無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會(huì)開出信用狀。 5 在途品作業(yè) 1 起運(yùn)點(diǎn)交貨條件之物品所有權(quán)已移轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)辦理投保運(yùn)送等事宜。投保依相關(guān)保險(xiǎn)規(guī)定 辦理。 2 對(duì)自行安排運(yùn)送之貨品，須預(yù)先安排船期。 3 貨品裝船后，由賣方通知預(yù)定起岸日期，資材部單位準(zhǔn)備安排進(jìn)口報(bào)關(guān)事宜，并通知倉 儲(chǔ)單位。 6 準(zhǔn)備提貨 1 資材部單位于接獲船務(wù)公司通知預(yù)定到港通知后，通知倉儲(chǔ)單位、財(cái)會(huì)單位及報(bào)關(guān)公司 （報(bào)關(guān)人員(深圳）。 2 倉儲(chǔ)單位接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預(yù)先安排人員搬運(yùn)及存置位置。 3 財(cái)會(huì)單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后，安排調(diào)度各項(xiàng)財(cái)務(wù)資源，準(zhǔn)備結(jié)匯。 7 結(jié)匯還款 1 檢核利息計(jì)算是否正確。 2 結(jié)匯費(fèi)用是否依銀行之收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算。 3 依請(qǐng)購案號(hào)或L/C編號(hào)，將每次支付費(fèi)用記入每一批材料之「進(jìn)口器材付款紀(jì)錄表」。 8 提貨 1 費(fèi)用項(xiàng)目均為固定，多出項(xiàng)目應(yīng)查核原因是否合理。每一項(xiàng)費(fèi)用是否均有合理憑證。 2 核算各項(xiàng)計(jì)算方式是否合理，計(jì)息起迄日期是否正確，有無扣除免費(fèi)日期。 3 對(duì)于無支付標(biāo)準(zhǔn)之特別報(bào)關(guān)費(fèi)用，是否依核決權(quán)限呈請(qǐng)核準(zhǔn)。 4 實(shí)收數(shù)量少于裝運(yùn)數(shù)量時(shí)，注意有無辦理索賠；實(shí)收數(shù)量少于公證數(shù)量時(shí)，有無向運(yùn)輸 公司提出索賠。 控制重點(diǎn) 1 有關(guān)進(jìn)口作業(yè)之各項(xiàng)預(yù)付費(fèi)用支付、入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整時(shí)，所應(yīng)附之原始憑證必 須經(jīng)核準(zhǔn)，內(nèi)容必須合理。 2 應(yīng)按同一進(jìn)口采購案號(hào)之有關(guān)原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。 3 應(yīng)將進(jìn)口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證等核對(duì)無誤后，始簽付。 4 預(yù)付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付，并抬頭、劃線、禁止背書轉(zhuǎn)讓。如以現(xiàn)金方式支 付者，須合于現(xiàn)金付款方式。 5 已付款原始憑證應(yīng)蓋付訖章，支付傳票背后應(yīng)有領(lǐng)款人簽章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事 發(fā)生。 6 開發(fā)信用狀除應(yīng)秉持公平互利外，更應(yīng)避免下列條款： 1 開立保兌信用狀。 2 押匯手續(xù)由買方負(fù)擔(dān)。 3 可裝運(yùn)于甲板上。 4 信用狀可轉(zhuǎn)讓。 5 指定開狀銀行或押匯銀行。 6 可憑倉庫收據(jù)（尚未裝船）押匯等。 7 在途產(chǎn)品之交運(yùn)、保管應(yīng)力求完好；撥交、移轉(zhuǎn)控制力求完整。如有遺失或短少，責(zé)任 必須明確；逾時(shí)甚久之在途產(chǎn)品，應(yīng)追查原因。 8 合約、單據(jù)必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應(yīng)查明原因。 9 注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸?guī)の唇?，有無虛列帳目情形。 10 對(duì)于在途產(chǎn)品發(fā)生遺失及短損，依合約規(guī)定處理。約定條款要合理，已支付費(fèi)用不可損 及公司權(quán)益。 11 核對(duì)進(jìn)口數(shù)量與實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量必須相符，提貨時(shí)物品若有損壞或短少，應(yīng)立刻請(qǐng)公證機(jī) 構(gòu)公認(rèn)。實(shí)收數(shù)量少于裝運(yùn)數(shù)量，須辦理索賠。 12 是否有結(jié)匯費(fèi)用不符規(guī)定者，或金額不符之情形，核算各項(xiàng)計(jì)費(fèi)方式是否合理，計(jì)息起 訖日期是否正確，每一項(xiàng)費(fèi)用是否均有合理憑證。 相關(guān)資料 「進(jìn)口器材暫付款紀(jì)錄表」等。 作業(yè)程序 1 采購?fù)ㄖ獋}儲(chǔ) 1 采購單位于確定采購內(nèi)容及交期后應(yīng)通知倉儲(chǔ)單位。 2 倉儲(chǔ)單位于收到經(jīng)核準(zhǔn)之「采購單」時(shí)，應(yīng)依采購類別、數(shù)量、及約定日期預(yù)作倉位安 排及堆高機(jī)等卸料工具之準(zhǔn)備。 2 廠商交貨 1 廠商于交貨日備妥送貨資料（「送貨單」）、三聯(lián)式「發(fā)票」于廠內(nèi)指定地點(diǎn)交貨。 2 屬計(jì)重之材料入廠時(shí)，應(yīng)予過磅其重量，并以過磅單作為核對(duì)收料重量之依據(jù)。 3 警衛(wèi)登記檢查 1 警衛(wèi)應(yīng)將廠商交貨卡車之資料，登錄于「進(jìn)出廠登記簿」。 2 廠商交貨時(shí)，警衛(wèi)人員應(yīng)就廠商檢附之「送貨單」、與「采購單」核對(duì)，無誤后與倉儲(chǔ) 人員聯(lián)系，并由其指示廠商卸貨地點(diǎn)，并要求應(yīng)依規(guī)定之堆棧方式卸料。 4 數(shù)量核對(duì)點(diǎn)收 1 卸貨完畢后，倉儲(chǔ)人員應(yīng)依過磅單核對(duì)其重量，或依計(jì)算之方式核對(duì)數(shù)量。 2 核...
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