合同管理制度
北京首信股份有限公司合同管理制度 （2001年11月20日北京首信股份有限公司第一屆董事會第二次會議通過） 1. 為加強(qiáng)公司經(jīng)濟(jì)合同管理，保障公司合法權(quán)益，預(yù)防合同糾紛，促進(jìn)本公司 依法經(jīng)營管理，根據(jù)《合同法》、《民法通則》等國家有關(guān)法律、法規(guī)、制定 本制度。 2. 本制度適用于本公司內(nèi)部各部門及獨(dú)立法人單位（各公司）的公司內(nèi)部和外 部經(jīng)濟(jì)合同的管理。 3. 合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與職責(zé) 1. 本公司合同管理實(shí)行合同管理部門管理和承辦部門管理相結(jié)合的原則，由所 涉及公司內(nèi)部相關(guān)單位設(shè)專人負(fù)責(zé)合同的管理工作。本公司內(nèi)部設(shè)立經(jīng)濟(jì) 合同管理委員會。 2. 成立公司經(jīng)濟(jì)合同管理委員會 1. 組成 主 任：主管經(jīng)營副總裁 副主任：市場總部總經(jīng)理 成 員：市場總部、技術(shù)管理部、經(jīng)營財(cái)務(wù)部、總裁辦 辦事機(jī)構(gòu)：設(shè)在市場總部 2. 職責(zé)： ⑴嚴(yán)格遵守國家有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同的各項(xiàng)方針、政策、法律、法規(guī)； ⑵負(fù)責(zé)對本公司內(nèi)部在履行經(jīng)濟(jì)合同過程中所發(fā)生拖欠的有關(guān)資金劃撥的裁決（經(jīng)濟(jì) 合同管理委員會以書面形式發(fā)出通知）； ⑶負(fù)責(zé)對本公司內(nèi)部在履行經(jīng)濟(jì)合同糾紛時(shí)進(jìn)行仲裁； ⑷負(fù)責(zé)對合同管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)； ⑸負(fù)責(zé)處理 外部經(jīng)濟(jì)合同糾紛； 3. 合同管理部門職責(zé) 1. 宣傳貫徹國家有關(guān)合同的法律、法規(guī)和規(guī)章； 2. 負(fù)責(zé)擬定本公司的合同管理制度并組織實(shí)施； 3. 組織制定本公司的標(biāo)準(zhǔn)合同文本； 4. 參與本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、談判和文本起草工作； 5. 對合同的合法性、有效性進(jìn)行審查，向本公司法定代表人提出意見； 6. 監(jiān)督、檢查、考核合同的履行情況； 7. 參與處理對外合同糾紛、負(fù)責(zé)本公司內(nèi)部各單位之間合同爭議的協(xié)調(diào)工作； 8. 負(fù)責(zé)合同報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、綜合分析和報(bào)送工作； 9. 負(fù)責(zé)對合同承辦部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識培訓(xùn)。 4. 合同承辦部門的職責(zé) 1. 負(fù)責(zé)合同相對方資信情況、履約能力的調(diào)查； 2. 負(fù)責(zé)所承辦合同的談判； 3. 負(fù)責(zé)按照本公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本起草合同文本，保證合同的可行性、合法性和有 效性； 4. 負(fù)責(zé)合同的履行，解決履行中出現(xiàn)的問題； 5. 按時(shí)按要求向合同管理部門報(bào)送合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表及有關(guān)資料，反映合同履行中出 現(xiàn)的重要問題； 6. 負(fù)責(zé)本部門合同檔案的管理。 5. 合同管理人員的職責(zé) 1. 學(xué)習(xí)、宣傳國家有關(guān)法律、法規(guī)及政策，學(xué)習(xí)并推廣其它單位合同管理工作的 先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，收集經(jīng)濟(jì)合同管理方面的資料，提高經(jīng)濟(jì)合同管理水平； 2. 了解掌握本部門合同簽訂及履行情況，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并向領(lǐng)導(dǎo)提出合理 化建議； 3. 建立合同管理臺帳制度； 4. 負(fù)責(zé)本部門合同文本和合同專用章的保管及使用。 4. 合同的審批 1. 嚴(yán)格履行合同審批制度，特殊合同和涉外合同文本，應(yīng)在總裁辦、經(jīng)營財(cái)務(wù)部 、技術(shù)管理部等部門進(jìn)行必要的專業(yè)審查后，送合同管理部門審查核定，由 主管總裁審批同意，方可簽訂。 2. 合同管理部門審查的重點(diǎn)是： 1. 對方當(dāng)事人的主體資格和締約能力； 2. 合同條款內(nèi)容的完備性、合法性； 3. 合同應(yīng)履行的審查手續(xù)。 3. 總公司財(cái)務(wù)部門監(jiān)察、檢查對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同。 4. “合同評審”是ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的質(zhì)量體系要素之關(guān)于“合同評審程序” 在公司質(zhì)量體系文件中另行規(guī)定。 5. 合同的簽訂 一 合同由本公司法人代表簽訂，或由本公司法定代表人書面委托的本公司有關(guān) 人員代理簽訂。簽訂合同應(yīng)由簽約人簽字，注名日期，并加蓋合同專用章或 本公司公章。代理本公司法定代表人簽訂合同的，簽約人應(yīng)持本公司法定代 表人簽發(fā)并加蓋本公司公章的《法定代表人授權(quán)委托書》，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽 訂合同。 二、必須做好以下各項(xiàng)工作后，方可簽訂合同。 1. 對方是否具有法人資格； 2. 對方是否具有履約能力； 3. 我方能否承諾對方的要約； 4. 對市場進(jìn)行預(yù)測和調(diào)查； 5. 合同的可行性和合法性。 三、對資信不明或資信狀況不好，又無可靠擔(dān)保單位的，不得與之簽約。 四、合同簽定時(shí)，應(yīng)驗(yàn)證對方相關(guān)證明文件，核對無誤后方可正式簽訂合同，對方 交驗(yàn)的證明文件要妥善保管。 5. 合同文件的各項(xiàng)目要認(rèn)真填寫齊全、明確，特殊要求應(yīng)在備注中注明，字跡要 清楚，形式符合法定要求。 6. 本公司產(chǎn)品對外銷售所簽訂的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管 理部門一份復(fù)印件、財(cái)務(wù)部門一份、歸檔一份）。 7. 本公司相關(guān)部門和單位在簽訂采購合同時(shí)，要收回一式三份（采購合同管理部 門一份、財(cái)務(wù)部門一份、歸檔一份）。 8. 合同蓋章時(shí)需雙方同時(shí)進(jìn)行，因特殊情況與對方不能同時(shí)蓋章時(shí)，需在對方蓋 章后，并查對無誤的情況下我方方可蓋章。 9. 法律、法規(guī)規(guī)定或者本公司認(rèn)為需要公證的合同，應(yīng)當(dāng)辦理公證手續(xù)。 6. 合同的履行 一 合同簽訂后，本公司應(yīng)全面履行合同。在合同履行中，如出現(xiàn)不能或者不能 完全履行時(shí)，應(yīng)采取緊急措施，爭取對方的同意和諒解，將損失減少到最低 程度；若需要變更或解除合同的，應(yīng)按法律規(guī)定的程序進(jìn)行。 二、經(jīng)濟(jì)合同的履約率應(yīng)達(dá)到95%以上（合同執(zhí)行中如有問題應(yīng)征得對方同意和諒解）。 履約率就是已完成合同的金額與應(yīng)完成合同金額的比率。 7. 合同文本及用章的規(guī)定 一 本公司對外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同必須統(tǒng)一使用由工商局監(jiān)制或批準(zhǔn)印制的合 同文本，嚴(yán)禁使用不符合要求的合同書。 二、本公司內(nèi)部各單位之間的經(jīng)濟(jì)活動也要簽訂經(jīng)濟(jì)合同。內(nèi)部合同文本格式要統(tǒng) 一、規(guī)范，由合同管理部門按有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合本公司內(nèi)部具體情況 進(jìn)行設(shè)計(jì)、印制。 三、合同專用章由合同管理部門統(tǒng)一編號、發(fā)放。使用單位須專人保管，并在合同 管理部門辦理備案手續(xù)。 四、對本公司未出臺的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)合同文本或合同條款，應(yīng)經(jīng)市場總部審批后，方可 使用。 8. 合同歸檔 一 建立合同管理檔案，對已簽訂的合同要逐份進(jìn)行分類、編號、登記，并裝訂 成冊。 二、合同簽定完畢，合同承辦人要在三個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)將合同材料（如：合同文本 及分合同文件、合同評審記錄、審批文件、合同糾紛仲裁結(jié)果、合同變更等與合同有關(guān) 的資料），交給合同管理員進(jìn)行統(tǒng)一管理。 三、對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標(biāo)記，并注明日期，按本公司檔案管理規(guī)定 進(jìn)行歸檔。 四、建立健全合同臺帳。 五、建立合同檔案、臺帳借閱手續(xù)。 六、經(jīng)濟(jì)合同文本為長期保存。 9. 合同糾紛的解決 一 內(nèi)部合同發(fā)生糾紛承辦人無法解決時(shí)，由合同管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，合同承辦 部門應(yīng)積極配合。若協(xié)調(diào)無效，由本公司經(jīng)濟(jì)合同管理委員會仲裁。 二、對外簽訂合同的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛，承辦人無法解決時(shí)，應(yīng)及時(shí)向本單位領(lǐng)導(dǎo) 匯報(bào)，單位領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)有關(guān)法律規(guī)定與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可直接向經(jīng)濟(jì)合同仲 裁機(jī)關(guān)申請調(diào)解或仲裁，或向人民法院起訴。 三、向經(jīng)濟(jì)合同仲裁機(jī)關(guān)或人民法院遞交的申請書、起訴書或答辯書等材料須經(jīng)主 管副總裁審閱同意。 四、合同糾紛解決后，應(yīng)將發(fā)生糾紛的原因、承擔(dān)的責(zé)任以及今后防范的具體措施 寫成書面報(bào)告存入檔案，對于關(guān)系重大的，通過各種方式在本公司內(nèi)公告。 10. 合同承辦人員必須經(jīng)過合同法和有關(guān)法律知識的培訓(xùn)，掌握有關(guān)業(yè)務(wù)知識。 合同承辦人員在工作中，必須堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，杜絕各種不正之風(fēng)，維護(hù)國家 和本公司的利益。 11. 獎勵與懲罰 一 本公司對在合同管理中成績顯著和為本公司避免、挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的部門 和個(gè)人，給予表揚(yáng)或一定獎勵。 二、違反國家法律、法規(guī)和本規(guī)定，在簽訂、履行合同和合同管理中失職、瀆職或 以權(quán)謀私，損害國家和本公司利益的，應(yīng)視情節(jié)輕重，依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的行政 、經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究形式責(zé)任。 12. 常規(guī)合同與特殊合同 一、常規(guī)合同系指：同時(shí)滿足以下內(nèi)容的合同。 1、本公司現(xiàn)有的生產(chǎn)能力能滿足合同的技術(shù)質(zhì)量要求； 2、正常的供貨周期能滿足合同的供貨期要求； 3、結(jié)算方式符合本公司的有關(guān)規(guī)定； 4、合同金額在50萬元以內(nèi)或合同金額在50萬元以上并且最終產(chǎn)品只由本公司內(nèi)部一個(gè)部 門提供。 二、特殊合同：不符合常規(guī)合同內(nèi)容的合同 合同管理部門根據(jù)具體情況確定。 13. 本制度由本公司市場總部負(fù)責(zé)解釋。 14. 本制度經(jīng)本公司董事會審議通過后自下發(fā)之日起實(shí)施。
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