合同評(píng)審控制程序
|合同評(píng)審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 2 頁 | 1.目的 本程序規(guī)定了在投標(biāo)或接受合同/訂單之前如何準(zhǔn)確理解顧客要求，充分評(píng)估履行合 同的能力，以滿足供需雙方履行合同的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任，確保能按合同規(guī)定要求履約。 2.適用范圍 適用于本廠產(chǎn)品銷售合同的評(píng)審活動(dòng)。 3.定義 3.1常規(guī)合同：產(chǎn)品符合現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，已批量生產(chǎn)，能滿足顧客交貨期限要求， 價(jià)格又符合本廠規(guī)定的合同。 3.2特殊合同：本廠尚未批量生產(chǎn)的產(chǎn)品或尚未開發(fā)的產(chǎn)品。 3.3合同評(píng)審：合同簽訂前，為了確保質(zhì)量要求規(guī)定的合同明確并形成文件，而且供方能 實(shí)現(xiàn)，由供方進(jìn)行的系統(tǒng)的活動(dòng)。 3.4營(yíng)銷功能：查明和確定產(chǎn)品的質(zhì)量要求和期望，包括產(chǎn)品的要求，市場(chǎng)的要求和顧客 的需求。 4.職責(zé) 4.1合同評(píng)審由計(jì)劃供應(yīng)部歸口管理，并組織對(duì)所有合同的評(píng)審以及招投標(biāo)、制訂標(biāo)書或 制訂產(chǎn)品建議書，負(fù)責(zé)與顧客的聯(lián)絡(luò)、溝通和企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研。 4.2技術(shù)開發(fā)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量保證部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)職能部門參與特殊合同的評(píng)審，并 對(duì)特殊合同中涉及本部門的業(yè)務(wù)評(píng)審內(nèi)容負(fù)責(zé)；同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果的分析，計(jì)劃 供應(yīng)部匯總。 4.3廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)常規(guī)合同評(píng)審人員的授權(quán)和特殊合同的評(píng)審審批，負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告的 確認(rèn)；計(jì)劃供應(yīng)部授權(quán)人員負(fù)責(zé)常規(guī)合同的評(píng)審。 5.工作程序 5.1合同評(píng)審的內(nèi)容 5.1.1顧客的各項(xiàng)要求是否明確、合理，是否形成文件。 |合同評(píng)審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 3 頁 | 5.1.2各項(xiàng)規(guī)定是否有含糊不清之處；有關(guān)的特殊要求在合同中是否得到說明。 5.1.3與投標(biāo)不一致的要求是否已得到解決。 5.1.4是否具有履行合同各項(xiàng)要求的能力。 5.1.5合同是否符合《中華人民共和國(guó)合同法》法規(guī)要求。 5.1.6顧客的特殊要求是否能滿足。 5.1.7在發(fā)現(xiàn)顧客要求存在矛盾難以履行時(shí)，是否通知顧客的產(chǎn)品工程部門或采購(gòu)部門。 5.2合同評(píng)審的方法 5.2.1合同評(píng)審必須在合同正式簽訂前進(jìn)行，必須對(duì)每一份銷售（承制）合同進(jìn)行評(píng)審。 5.2.2有些銷售合同由顧客口頭電話或傳真方式傳遞，業(yè)務(wù)員應(yīng)認(rèn)真記錄區(qū)別合 同類別，將顧客的要求形成文件，即記錄。并盡可能取得顧客的認(rèn)可，分別按常規(guī)合同 、特殊合同評(píng)審方法進(jìn)行評(píng)審。 5.2.3合同評(píng)審的方式由計(jì)劃供應(yīng)部根據(jù)合同類別決定，一般有以下三種形式： a.會(huì)議專題評(píng)審，由相關(guān)職責(zé)部門代表參加； b.由各有關(guān)職能部門會(huì)簽； c.授權(quán)人員在簽約之前直接評(píng)審。 5.2.4常規(guī)合同的評(píng)審由授權(quán)人員直接進(jìn)行，但需遵循以下原則： a.常規(guī)合同的評(píng)審人員，必須由廠長(zhǎng)書面授權(quán)。 b.評(píng)審人員應(yīng)確切掌握產(chǎn)品的供貨能力、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)目及其允許變動(dòng)的額度，并對(duì)合同執(zhí) 行的可行性進(jìn)行分析，確認(rèn)后才能正式簽字。 c.當(dāng)交貨期及其他一些要求難以確定時(shí)，評(píng)審人員應(yīng)填寫《合同評(píng)審記錄表》遞交生產(chǎn) 部、技術(shù)開發(fā)部進(jìn)行評(píng)審。 5.2.5特殊合同的評(píng)審 a.由計(jì)劃供應(yīng)部收集顧客提供的工程規(guī)范、質(zhì)量協(xié)議、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)條例。訂貨 文件、物流要求和交貨通知/交貨期限/價(jià)格/包裝/標(biāo)識(shí)/用后處置要求、 |合同評(píng)審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 4 頁 | 體系要求等資料。 b.對(duì)顧客提出有關(guān)質(zhì)量體系要求時(shí)，由質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)與顧客協(xié)商具體的方 式、范圍和結(jié)構(gòu)等要求，并將協(xié)商結(jié)果通知計(jì)劃供應(yīng)部，寫入產(chǎn)品建議書中。 c.由技術(shù)開發(fā)部將顧客提供的所有外文標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量協(xié)議等進(jìn)行翻譯，對(duì)顧客的特殊特 性符號(hào)進(jìn)行說明，對(duì)特別條文進(jìn)行解釋。 d.計(jì)劃供應(yīng)部根據(jù)顧客提供的資料和質(zhì)量保證部、技術(shù)開發(fā)部提供的5.2.5b、5.2.5 c內(nèi)容制訂產(chǎn)品建議書明確顧客的供貨與服務(wù)的全部要求，包括功能項(xiàng)目、安裝要求說明 、使用標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證方法、包裝等，以及顧客的產(chǎn)品工程部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門 聯(lián)系人。 e.由財(cái)務(wù)部制訂新產(chǎn)品的制造預(yù)算，預(yù)算包括開發(fā)成本、材料成本、投資硬/軟件、 質(zhì)量成本、運(yùn)輸成本、包裝成本、商業(yè)成本等，由計(jì)劃供應(yīng)部草擬標(biāo)書。 f.將產(chǎn)品建議書、顧客要求提交合同評(píng)審。 5.2.6特殊合同的評(píng)審采用由有關(guān)部門會(huì)簽，廠長(zhǎng)審批的形式，具體流程如下： a.由業(yè)務(wù)員填寫《合同評(píng)審記錄表》、產(chǎn)品建議書寫明各有關(guān)部門參與評(píng)審的內(nèi)容和要 求 。評(píng)審表經(jīng)計(jì)劃供應(yīng)部長(zhǎng)審核簽字后附產(chǎn)品建議書分發(fā)至有關(guān)部門會(huì)簽。 b.針對(duì)產(chǎn)品建議書中的特殊要求，參與評(píng)審的有關(guān)部門針對(duì)本過程開發(fā)、技術(shù)工藝、 生產(chǎn)、檢驗(yàn)和試驗(yàn)等能力作出評(píng)價(jià)。對(duì)不能滿足要求的部門，應(yīng)明確是否能通過制訂相 應(yīng)的解決措施使其能滿足其要求。 c.計(jì)劃供應(yīng)部對(duì)評(píng)審會(huì)簽的結(jié)果進(jìn)行綜合分析，根據(jù)本程序5.1的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)后， 遞交廠長(zhǎng)審批后，方可與顧客簽定正式合同。 d.評(píng)審中有對(duì)顧客要求的任何修改，計(jì)劃供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)與顧客聯(lián)系，說明原因，經(jīng)顧 客認(rèn)可后方可正式簽約。 e.特殊合同評(píng)審后，需要進(jìn)行產(chǎn)品先期質(zhì)量策劃，具體按《產(chǎn)品先期質(zhì)量策劃控制程 序》執(zhí)行。 5.3合同的協(xié)調(diào)與修訂 |合同評(píng)審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 5 頁 | 5.3.1合同一經(jīng)簽訂即具有法律效力，工廠各有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)合同要求，進(jìn)行生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn) 備并組織生產(chǎn)。 5.3.2由技術(shù)開發(fā)部根據(jù)批準(zhǔn)的產(chǎn)品建議書制訂相應(yīng)的產(chǎn)品責(zé)任書，對(duì)產(chǎn)品建議書所含顧 客要求作詳細(xì)描述和作具體規(guī)定，經(jīng)技術(shù)開發(fā)部部長(zhǎng)審批后分發(fā)各相關(guān)部門，作為新產(chǎn) 品前期質(zhì)量策劃的依據(jù)。根據(jù)顧客在進(jìn)行產(chǎn)品性能測(cè)試和裝車試驗(yàn)時(shí)提出的要求須作為 產(chǎn)品規(guī)范補(bǔ)充，將其內(nèi)容編入產(chǎn)品責(zé)任書中。 5.3.3計(jì)劃供應(yīng)部應(yīng)掌握合同履行情況并實(shí)施監(jiān)控，若發(fā)生實(shí)際完成與約定交貨期不一致 的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)與顧客聯(lián)系協(xié)商解決，保證顧客規(guī)定要求能兌現(xiàn)。 5.3.4合同的修訂應(yīng)遵循以下程序： a.合同的修訂,計(jì)劃供應(yīng)部應(yīng)與顧客在修訂前充分洽談，對(duì)修訂內(nèi)容達(dá)成共識(shí)后，補(bǔ) 簽修正合同。修正合同反映修正內(nèi)容，是原合同的組成部分，與原合同有同等效力。 b.如修訂內(nèi)容屬本程序5.1的情況，修正合同不再會(huì)簽評(píng)審，評(píng)審人員可直接簽約； 如修訂內(nèi)容有較大變化，應(yīng)根據(jù)變化的具體情況，必要時(shí)則重新進(jìn)行評(píng)審，再正式簽訂 合同。 c.評(píng)審人員應(yīng)將合同的修訂內(nèi)容及時(shí)填寫《合同修訂通知單》傳遞至該份原評(píng)審部門/ 人員進(jìn)行評(píng)審，經(jīng)授權(quán)人簽字后及時(shí)傳遞到各相關(guān)部門，按更改生效的合同組織生產(chǎn)。 d.即時(shí)供貨的常規(guī)合同的數(shù)量修訂，是以送貨單的方式進(jìn)行，月末以“總成庫清點(diǎn)表 ”通知有關(guān)部門人員。 5.3.5計(jì)劃供應(yīng)部應(yīng)對(duì)以上諸合同形成《銷售合同匯總表》。 5.3.6不管出自哪方在執(zhí)行過程中產(chǎn)生的糾紛應(yīng)及時(shí)給予處理說明糾紛內(nèi)容，計(jì)劃供應(yīng)部 填寫《合同糾紛及處理記錄》。 5.4營(yíng)銷功能 5.4.1由計(jì)劃供應(yīng)部定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，其內(nèi)容為：價(jià)格信息、投產(chǎn)日程、數(shù)量草案、顧 客的特殊要求和期望等，并將市場(chǎng)調(diào)研的結(jié)果傳遞給相關(guān)職能部門。 |合同評(píng)審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 6 頁 | 5.4.2技術(shù)開發(fā)部接到計(jì)劃供應(yīng)部的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告后對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并進(jìn)行可 行性分析、評(píng)價(jià)，確定能達(dá)到產(chǎn)品要求的制造過程，并將市場(chǎng)分析報(bào)告提交管理者代表 審閱。 5.4.3管理者代表組織有關(guān)職能部門對(duì)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告和市場(chǎng)分析報(bào)告作統(tǒng)一評(píng)價(jià)并形成報(bào) 告，提交廠長(zhǎng)審閱。 5.5合同評(píng)審記錄 5.5.1合同評(píng)審記錄包括： a.合同評(píng)審記錄表； b.特殊合同評(píng)審會(huì)議記錄； c.合同修訂通知單； d.供需雙方聯(lián)絡(luò)記錄； e.產(chǎn)品建議書。 5.5.2計(jì)劃供應(yīng)部應(yīng)按《質(zhì)量記錄控制程序》的要求，做好合同評(píng)審記錄，并隨合同一起予 以歸檔保存，計(jì)劃供應(yīng)部負(fù)責(zé)合同及合同評(píng)審記錄保管，保存年限三年。 6.相關(guān)文件和記錄 QR/SH03.01-01《口頭訂貨/電話訂貨記錄表》 QR/SH03.01-02《銷售合同匯總表》 QR/SH03.01-03《合同評(píng)審記錄表》 QR/SH03.01-04《合同修訂通知單》 QR/SH03.01-05《合同糾紛及處理記錄》 QR/SH03.01-06《市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告》 QR/SH03.01-07《產(chǎn)品建議書》 QR/SH03.01-08《產(chǎn)品責(zé)任書》
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