陸臺商應(yīng)建立哪些業(yè)務(wù)管理制度
賣東西收不到錢；退回的貨品已過保質(zhì)期；業(yè)務(wù)員舞弊、偷懶、一走了之後留下爛帳；分公司全體員工集體舞弊；業(yè)務(wù)員的疏忽導(dǎo)致稅務(wù)局找麻煩、、、、一大堆問題層出不窮，困擾著無數(shù)大陸臺商。難怪許多大陸臺商不約而同感嘆：「在臺灣會發(fā)生的問題，在大陸同樣會發(fā)生；在臺灣不會發(fā)生的問題，在大陸還是會發(fā)生！」
底下根據(jù)作者的輔導(dǎo)經(jīng)驗歸納出大陸臺商應(yīng)建立的業(yè)務(wù)管理制度：
「客戶檔案」與「接哈記錄」，必須嚴格要求業(yè)務(wù)員建立客戶檔案與接洽記錄：
（1）新客戶第一次接觸後，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即在「客戶檔案」填寫該客戶的基本資料。另將接洽的一切細節(jié)填入「接洽記錄」。
（2）以後每一次與該新客戶接洽都必須將內(nèi)容填入「接洽記錄」。
（3）合同簽訂後，必須將復(fù)印件并入「客戶檔案」。
（4）新客戶簽訂合同後，業(yè)務(wù)員必須將每一次交易的細節(jié)在「接洽記錄」詳細填寫，不得遺漏。
（5）業(yè)務(wù)員每一次與老客戶接洽後，必須將接洽的細節(jié)在「接洽記錄」詳細填寫，不得遺漏。
（6）老客戶每一筆交易的細節(jié)也必須在「接洽記錄」詳細填寫，不得遺漏。
（7）總公司將不定期抽查每一家客戶的「客戶檔案」與「接洽記錄」。
回款管理制度
大陸臺商針對「回款」（臺灣稱為「收款」）最應(yīng)注意下列四點：
（1）自己找上門的客戶必須采現(xiàn)金交易。
（2）采現(xiàn)金交易的客戶不得演變成出貨幾天後才付款或押一批貨。
（3）欲改變現(xiàn)行交易方式必須呈總經(jīng)理核準。
（4）業(yè)務(wù)員每天出門前向出納領(lǐng)取「收款帳單」，當(dāng)天下午下班前必須將收回的貨款（現(xiàn)金或票據(jù)）交給出納。若客戶需辦理請款手續(xù)，則應(yīng)取得客戶簽收單，連同仍未收款的帳單同樣於當(dāng)天下午下班前交給出納。若業(yè)務(wù)員因工作需要而延遲至下班後才返回公司，則應(yīng)交給主管，第二天上班後再由管交給出納。
提列「呆帳準備金」
為使業(yè)務(wù)員提高警惕，降低呆帳發(fā)生率。還有，為符合公平原則，應(yīng)由發(fā)生呆帳的業(yè)務(wù)員擔(dān)呆帳損失?；兑陨显颍箨懪_商應(yīng)建立提列呆帳準備金制度，重點如下：
業(yè)務(wù)員回款時先發(fā)給應(yīng)得獎金的一半，另一半則作為呆帳準備金。年終時結(jié)算：
（1）這一段期間發(fā)生的呆帳從「呆帳準備金」扣抵。
（2）若呆帳之金額大於呆帳準備金，則將呆帳準備金扣抵完為限。
（3）若扣抵後尚有馀額，則將馀額發(fā)給業(yè)務(wù)員。
（4）若這一段期間未發(fā)生呆帳，則將呆帳準備金全數(shù)發(fā)給業(yè)務(wù)員。
「收貨」制度
屬於飲料、食品等有「保質(zhì)期」期限的行業(yè)，應(yīng)重視「收貨」此一概念，以降低損失。重點如下：
（1）鋪貨一個月後要查零售店的銷路好壞，針對銷路不好的零售店應(yīng)立即收貨，以免過了保質(zhì)期。
（2）推出新產(chǎn)品上市，在鋪貨後發(fā)現(xiàn)全面性滯銷時，必須盡快收貨。則收回的貨品能以較高的價格或較有利的條件處理掉，避免淪為「砍貨」的下場。
（3）業(yè)務(wù)員要密切注意批發(fā)商的庫存狀況，對於「不動」的滯銷庫存，要設(shè)法幫批發(fā)商消化，若仍然不好銷，則應(yīng)盡快收貨。
（4）業(yè)務(wù)主管要優(yōu)先調(diào)派貨車處理收貨。
（5）「收貨」退回公司的貨品應(yīng)整理出給別家客戶。
「規(guī)劃拜訪行程」制度
為使業(yè)務(wù)員有訐劃性地安排拜訪客戶，避免遺漏掉未拜訪某幾家客戶或太久未拜訪重要大客戶；也便於業(yè)務(wù)主管抽查業(yè)務(wù)員行蹤，使業(yè)務(wù)員無法偷懶，大陸臺商必須建立規(guī)劃拜訪程制度。重點如下：
（1）要求業(yè)務(wù)員每星期五下班前交出下星期期的拜訪行程表。
（2）主管要教導(dǎo)業(yè)務(wù)員規(guī)劃拜訪行程的技巧。例如以公交車與地鐵為交通工具的，可將拜訪的客戶排成一條線，最後一家客戶位在回家的公交車站牌、或位在多條公交車的起訖站（例：上海的徐家匯）、也可以位在地鐵的中轉(zhuǎn)站（例：上海的人民廣場）。
（3）盡可能次日跑鄰近地區(qū)，不可跑極端相反的地區(qū)。若今日某客戶沒處理完，明天就近去處理完。
（4）屬於飲料、食品、日用品等回轉(zhuǎn)較快的行業(yè)，每位業(yè)務(wù)員平時應(yīng)固定排出5條拜訪1條，則全部客戶在一星期內(nèi)都拜訪一遍。當(dāng)鋪貨、收貨、收逾期應(yīng)收帳款等特殊狀況時，則另行排出拜訪行程。
（5）大陸籍業(yè)務(wù)員?；歼@種毛病，主管須好好予以糾正：針對距公司較近或距業(yè)務(wù)員住家較近的地區(qū)就多開發(fā)客戶，并常拜訪老客戶。反之，針對離市中心較偏遠的地區(qū)（例：武漢的東西湖區(qū)）就少開發(fā)客戶，并懶得去拜訪老客戶，長此以往，業(yè)績必然不好。
（6）要結(jié)合「客戶分級」辦法，重要的客戶要增加拜訪頻率。例如以連鎖超市來講，可將有「堆頭」的門店列為重要客戶，增加拜訪頻率。
（7）業(yè)務(wù)員要配合客戶的「方便」與「不方便」的拜訪時間來規(guī)劃拜訪行程。例如上海農(nóng)工商超市每月25日盤點，當(dāng)天及前兩天不進貨，所以業(yè)務(wù)員應(yīng)避免在每月23日、24日、25日三天拜訪農(nóng)工商超市。
（8）主管每月必須陪同業(yè)務(wù)員拜訪一次全部客戶。
（9）靈活運用「順道拜訪」的技巧。
例如工業(yè)品應(yīng)以拜訪重要大客戶為主，順道拜訪其他的中小客戶。
（10）主管對於有問題的業(yè)務(wù)員，可根據(jù)其排定的拜訪行程表抽查其行蹤。
（11）若臨時有事須變更拜訪行程，業(yè)務(wù)員應(yīng)在當(dāng)天早上離開公司前修改拜訪行程，并呈報主管。
離職業(yè)務(wù)人員交接辦法
大陸籍業(yè)務(wù)員的離職是造成逾期應(yīng)收帳款的主因之一。因此大陸臺商必須明文規(guī)定離職業(yè)務(wù)人員交接辦法，必須依此一規(guī)定完成交接手續(xù)後才可發(fā)給最後一次工資。
「離職業(yè)務(wù)人員交接辦法」如下：
業(yè)務(wù)人員提交辭呈後，由業(yè)務(wù)主管協(xié)同離職業(yè)務(wù)員與接任業(yè)務(wù)員，逐一拜訪全部客戶，核對 收帳款。經(jīng)核對無誤時，由離職業(yè)務(wù)員與接任業(yè)務(wù)員雙方在交接表簽字，并由客戶簽字或簽章，最後由業(yè)務(wù)主管簽字確認後，方為完成交接手續(xù)。
分公司管理制度
分公司舞弊事件層出不窮是大陸市場的特徵之一。有幾家知名的大陸本土企業(yè)因分公司管理制度的重大缺失而導(dǎo)致倒閉。分公司管理制度可分為「總公司對分公司的管理制度」與「分公司內(nèi)部管理制度」兩方面。茲舉例分述如下：
（1）公司對分公司的管理制度：
(由總公司人力資源部主辦分公司員工的招聘。
(由總公司辦理分司員的職前與在職培訓(xùn)。
(r)總公司人力資源部不定期抽查分公司員工的出勤狀況。
(總公司定期與不定期派員盤點分公司庫存。
(總公司各部門主管定期視察分公司的對口部門，了解工作狀況，做好監(jiān)督與輔導(dǎo)，并協(xié)助解決其問題。
(總經(jīng)理定期赴分公司宣導(dǎo)經(jīng)營理念、宣布公司新政策等，以凝聚向心力。
(總公司財務(wù)部每月應(yīng)與分公司對帳一次。
(總公司規(guī)定分公司繳交的各種報表，各分公司須按時繳交。
(總公司每2個月召開一次「全大陸業(yè)務(wù)會議」，由總經(jīng)理主持，各分公司由最高主管叁加。
(各分公司須收集客戶對本公司產(chǎn)品之反映意見，於「全大陸學(xué)校會議」提出報告。
（11）各分公司須收集客戶與同業(yè)廠家之資訊，於「全大陸業(yè)務(wù)會議」提出報告。
（12）各分公司須於2月底、4月底、6月底、8月底、10月底、1 2月底向總公司提報未來2個月的銷售預(yù)測。
（2）分公司內(nèi)部管理制度
（1）員工個人資料：
（A）分公司員工於報到時，須填報「員工個人資料登記表」，詳細填寫現(xiàn)在的家庭住址、聯(lián)絡(luò)方式等有開資料。由分公司最高主管轉(zhuǎn)報總公司。
（B）在上述內(nèi)容發(fā)生變化時，員工須在一星期內(nèi)填寫「員工個人資料記錄更改表」，連同有辟證明檔復(fù)印件交給分公司最高主管轉(zhuǎn)報總公司。
（2）分公司業(yè)務(wù)人員須按總公司業(yè)務(wù)主管規(guī)定，定期拜訪客戶。
（3）分公司業(yè)務(wù)人員須按合同之規(guī)定，準時前往客戶處對帳與結(jié)款，并按總公司財務(wù)部規(guī)定匯回總公司。
（4）當(dāng)客戶告知「質(zhì)量」發(fā)生問題時，分公司最高主管與相關(guān)人員必須立即趕往現(xiàn)場，妥善解決。
（5）分公司每月1日盤點庫存，盤點後應(yīng)將盤點表傳真總公司財務(wù)部。
（6）各分公司應(yīng)於每日上班後立即召開「分公司業(yè)務(wù)會議」，由分公司最高主管主持。應(yīng)作成會議記錄存檔，并逐日傳真總公司業(yè)務(wù)部。
（7）分公司須安排員工輪值清掃辦公場地。
配合稅務(wù)局規(guī)定事項
稅務(wù)局規(guī)定的有關(guān)事項，必須嚴格要求業(yè)務(wù)員全力配合，以免被稅務(wù)局處罰。并造成稅務(wù)人員對本公司產(chǎn)生成見。
（例一） 凡牽涉到促銷費用支出的合同，雙方均應(yīng)蓋合同章或公章。
（例二） 凡「總合同」未列舉的促銷費用項目，必須附上雙方簽訂的合同，雙方均應(yīng)蓋合同章或公章，并備齊合法憑證。
（例三） 客戶在退貨時要到稅務(wù)局開具退貨證明，我方相對開給客戶紅字發(fā)票。
變通辦法：（1）采換貨的方式則不必開具退貨證明。（2）客戶答應(yīng)退貨可在下次開發(fā)票時扣掉就不必開具退貨證明。
業(yè)務(wù)部門專用的獎懲制度
為有效管理業(yè)務(wù)部門，防止業(yè)務(wù)員舞弊，應(yīng)制定業(yè)務(wù)部門專用的獎懲制度。其中最重要的有下列兩點：
（1）明訂「唯一死罪」（即：開除）的條款：
* 挪用公款者。* 做私生意者。* 利用臺干返臺期間變更現(xiàn)行交易制度者。* 已婚臺干與本公司女性員工發(fā)生不正常關(guān)系者。
（2）明訂「扣獎金」的條款（大陸員工最怕被扣錢）：
* 逾期帳款從獎金扣除。
* 報表未交者每次扣30元；內(nèi)容不實或敷衍者每次扣15元。


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