企業(yè)內(nèi)部控制—存貨采購(gòu)控制制度(doc)
存貨采購(gòu)控制制度
制度名稱(chēng) 存貨采購(gòu)控制制度 受控狀態(tài)
文件編號(hào)
執(zhí)行部門(mén) 監(jiān)督部門(mén) 考證部門(mén)
第1章 總則
第1條 為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)存貨采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范化管理，確保存貨采購(gòu)及時(shí)完成，特制定本制度。
第2條 本制度適用于對(duì)企業(yè)在開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)的過(guò)程中所需各類(lèi)存貨的采購(gòu)申請(qǐng)和實(shí)施過(guò)程的控制。
第3條 存貨采購(gòu)的類(lèi)型包括常規(guī)性采購(gòu)、臨時(shí)采購(gòu)和緊急采購(gòu)。
第4條 常備原料和物料由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)提出申請(qǐng)，非常備原料和緊急采購(gòu)由使用部門(mén)提出申請(qǐng)。
第2章 存貨使用部門(mén)存貨采購(gòu)申請(qǐng)控制
第5條 存貨采購(gòu)申請(qǐng)的提出
存貨使用部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明需求設(shè)備或物品的品名、型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格、需求原因、要求到位時(shí)間等。
第6條 存貨需求部門(mén)經(jīng)理將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及上級(jí)經(jīng)理意見(jiàn)審核批準(zhǔn)并蓋章。
第7條 物資需求部門(mén)將財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)蓋章的《采購(gòu)申請(qǐng)表》交給采購(gòu)部。
第8條 采購(gòu)部經(jīng)理指導(dǎo)采購(gòu)人員根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)表》內(nèi)容選擇合適的供應(yīng)商。與供應(yīng)商達(dá)成購(gòu)買(mǎi)意向后，采購(gòu)部工作人員編寫(xiě)采購(gòu)合同。
第9條 采購(gòu)部采購(gòu)人員將采購(gòu)合同交給物資需求部門(mén)，物資需求部門(mén)檢驗(yàn)所購(gòu)設(shè)備是否是所需設(shè)備，并報(bào)本部門(mén)經(jīng)理審核簽字。
第10條 采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁根據(jù)各自的審批權(quán)限審批采購(gòu)合同。
第2章 倉(cāng)庫(kù)存貨采購(gòu)申請(qǐng)控制
第11條 倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)現(xiàn)有存貨的庫(kù)存量計(jì)算出請(qǐng)購(gòu)量后，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批。
第12條 倉(cāng)儲(chǔ)部在提出采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)綜合考慮各種材料的采購(gòu)間隔期和當(dāng)日材料的庫(kù)存量，分析確定應(yīng)采購(gòu)的日期和數(shù)量，或者通過(guò)存貨管理系統(tǒng)重新預(yù)測(cè)材料需求量以及重新計(jì)算安全庫(kù)存水平和經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量，據(jù)此進(jìn)行再采購(gòu)，降低庫(kù)存或?qū)崿F(xiàn)零庫(kù)存。
第13條 倉(cāng)儲(chǔ)部在確定采購(gòu)時(shí)點(diǎn)、采購(gòu)批量時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)需求、市場(chǎng)狀況、行業(yè)特征等因素。
第4章 存貨采購(gòu)過(guò)程控制
第14條 采購(gòu)部憑被批準(zhǔn)執(zhí)行的請(qǐng)購(gòu)單辦理訂貨手續(xù)時(shí)，首先必須向多家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，獲取報(bào)價(jià)單后比較供應(yīng)貨物的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、可享受折扣、付款條件、交貨時(shí)間和供應(yīng)商信譽(yù)等有關(guān)資料，初步確定合適的供應(yīng)商并準(zhǔn)備談判。
第15條 采購(gòu)人員根據(jù)談判結(jié)果簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時(shí)傳送給生產(chǎn)、銷(xiāo)售、保管和會(huì)計(jì)等有關(guān)部門(mén)，以備合理安排生產(chǎn)、銷(xiāo)售、收貨和付款。
第16條 采購(gòu)部經(jīng)理簽署采購(gòu)合同。采購(gòu)人員將《采購(gòu)申請(qǐng)表》和采購(gòu)合同交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
第17條 財(cái)務(wù)部出納支付貨款，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)將成本記入需求部門(mén)相關(guān)科目。
第18條 采購(gòu)部按照合同執(zhí)行，供應(yīng)商發(fā)出設(shè)備或派人安裝調(diào)試，采購(gòu)部、質(zhì)量管理部、物資使用部門(mén)對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收無(wú)誤后簽字確認(rèn)。
第5章 存貨采購(gòu)核算
第19條 對(duì)于發(fā)票賬單與材料同時(shí)到達(dá)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，材料驗(yàn)收入庫(kù)后，根據(jù)發(fā)票賬單等結(jié)算憑證確定的材料成本進(jìn)行賬務(wù)處理。借記“原材料”科目，根據(jù)取得的增值稅專(zhuān)用發(fā)票上注明的（不計(jì)入材料采購(gòu)成本的）稅額，借記“應(yīng)交稅金－應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”，按照實(shí)際支付的款項(xiàng)，貸記“銀行存款”、“內(nèi)部往來(lái)”或“應(yīng)付賬款”。
第20條 對(duì)于材料已經(jīng)到達(dá)并已驗(yàn)收入庫(kù)，但發(fā)票賬單等結(jié)算憑證未到，貨款尚未支付的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)于月末按材料的暫估價(jià)值，借記“原材料”科目，貸記“應(yīng)付賬款－暫估應(yīng)付賬款”科目。
第21條 采用預(yù)付貨款的方式采購(gòu)材料，參考的會(huì)計(jì)分錄情況如下。
1．在預(yù)付材料價(jià)款時(shí)，按照實(shí)際預(yù)付金額，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。
2．已經(jīng)預(yù)付貨款的材料驗(yàn)收入庫(kù)，根據(jù)發(fā)票賬單等所列的價(jià)款、稅額等，借記“原材料”科目和“應(yīng)交稅金－應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”，貸記“預(yù)付賬款”科目。
3．預(yù)付款項(xiàng)不足時(shí)，補(bǔ)付上項(xiàng)貨款，按補(bǔ)付金額，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。
4．退回上項(xiàng)多付的款項(xiàng)時(shí)，借記“銀行存款”科目，貸記“預(yù)付賬款”科目。

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