用Excel做考勤統(tǒng)計(jì)的詳細(xì)方法

用Excel做考勤統(tǒng)計(jì)的詳細(xì)方法花了整整五天的時(shí)間，終于完成了。雖然還不是很完善，但從零開(kāi)始，邊學(xué)邊做，到最后終于可以用了，還是有那么點(diǎn)小小的成就感的。下面將具體方法詳述如下，歡迎提出建議：上班安排：假設(shè)某公司有甲、乙、丙、丁四個(gè)部門，以甲部門為例（因?yàn)槠渌块T的方法是一樣的，只不過(guò)時(shí)間設(shè)置不同而已），其上下班時(shí)間安排是： A班：7：30-16：30 B班：12：00-21：00 C班：10：00-19：00 D班：8：30-17：30 考勤規(guī)則：上班時(shí)間后5分鐘內(nèi)打卡不算遲到，加班半小時(shí)以下不計(jì)加班。首先，按名稱整理好每個(gè)人的上下班的打卡時(shí)間（有電子打卡機(jī)的可以直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)，手動(dòng)打卡鐘的就只能手動(dòng)輸入時(shí)間了）第二步，在整理好的上下班時(shí)間工作表的第一行依次輸入姓名（即A1格）、日期（即B1 格）、排班（即C1格）、上班時(shí)間（后面的以此類推）、下班時(shí)間、考勤結(jié)果（上班）、考勤結(jié)果（下班），標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間、加班時(shí)間、加班時(shí)間修正等行名第三步，如果有幾個(gè)部門，且每個(gè)部門的上下班時(shí)間不一致，則最好按部門將員工分類在同一個(gè)工作表的不同工作薄里，第四步，設(shè)置單元格的格式 1、凡是用時(shí)間表示的，都用“hh:mm”的格式 2、記得在輸入時(shí)間的時(shí)候關(guān)閉輸入法第五步，下面將進(jìn)行具體的計(jì)算公式設(shè)置（以甲部門的A班為例，其他部門的不同班次，只是公式里的時(shí)間不同） 1、上班的考勤結(jié)果計(jì)算公式： =IF(AND(D2>=VALUE("07:35"))=TRUE,"遲到",IF(D2=0,"未打卡","")) 此公式的意思是，如果“D2”格，即上班時(shí)間列中的時(shí)間大于等于“7：35”，則顯示“遲到 ”，如果“D2”格中無(wú)數(shù)據(jù)，即為“0”的時(shí)候，則顯示“未打卡”，以上兩個(gè)條件都不符合的時(shí)候，則顯示為空白，即正常上班的意思； 2、下班的考勤結(jié)果計(jì)算公式： =IF(AND(E2>=VALUE("16:30"))=TRUE,"加班",IF(E2=0,"未打卡","早退")) 此公式的意思是，如果“E2”格，即下班時(shí)間列中的時(shí)間大于等于“16：30”，則顯示為“加班”，如果“E2”格中無(wú)數(shù)據(jù)，即為“0”的時(shí)候，則顯示“未打卡”，以上兩個(gè)條件都不符合的時(shí)候，則顯示為“早退” 3、加班時(shí)間的計(jì)算公式 =IF((E2-H2)<0,"0",E2-H2) 此計(jì)算結(jié)果本來(lái)只需要“E2- H2”即可，即用“下班打卡時(shí)間”減去“標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間”即可，但這樣的計(jì)算結(jié)果有可能會(huì)產(chǎn)生負(fù)數(shù)，比方說(shuō)員工早退的時(shí)候，以至于造成后面的計(jì)算產(chǎn)生錯(cuò)誤，因此需要調(diào)整一下公式。此公式的意思是：如果“E2- H2”的計(jì)算結(jié)果小于“0”，則將計(jì)算結(jié)果顯示為“0”，否則顯示“E2-H2”的計(jì)算結(jié)果。 4、加班時(shí)間修正的計(jì)算公式 =IF(HOUR(E2)-IF(((E2- H2)*24)>=1,16,16.5)+(IF(MINUTE(I2)>=30,0.5,0))<0,"",HOUR(E2)-IF(((E2- H2)*24)>=1,16,16.5)+(IF(MINUTE(I2)>=30,0.5,0))) 需要修正加班時(shí)間數(shù)的主要原因是，在統(tǒng)計(jì)公式里，會(huì)將每天的小于半小時(shí)的時(shí)間累加起來(lái)，導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果偏大，違背了考勤規(guī)則，即半小時(shí)以內(nèi)不計(jì)入加班，所以需要此公式來(lái)進(jìn)行修正。此公式比較復(fù)雜，因?yàn)橛袔讓右馑迹謩e解釋如下： “IF((E2-H2)*24)>=1,16,16.5)”的意思是，如果“E2- H2”即“下班打卡時(shí)間”減去“標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間”的計(jì)算結(jié)果乘上24后大于等于1，則其計(jì)算結(jié)果為“16”，否則為“16.5”。這里乘上24的原因是需要將計(jì)算結(jié)果從時(shí)間數(shù)轉(zhuǎn)換為小時(shí)數(shù)； “IF(HOUR(E2)-IF(((E2- H2)*24)>=1,16,16.5)”的意思是，將“E2”格即“下班打卡時(shí)間”中的小時(shí)位上的數(shù)減去16 或16.5 “IF(MINUTE(I2)>=30,0.5,0)”的意思是，如果“I2”即“加班時(shí)間”列中的分鐘數(shù)大于等于 30分鐘，則計(jì)算結(jié)果為“0.5”，否則為“0”，此公式就是考勤規(guī)則的修正公式； “(HOUR(E2)-IF((E2- H2)*24)>=1,16,16.5)+(IF(MINUTE(I2)>=30,0.5,0)”的意思就是將下班打卡時(shí)間上的小時(shí)數(shù)減去16或16.5（標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間）再加上分鐘數(shù)上的修正公式所得到的計(jì)算結(jié)果“0”或者“0.5”。這樣就會(huì)使計(jì)算結(jié)果符合考勤規(guī)則。整個(gè)公式的意思，如果“(HOUR(E2)-IF((E2- H2)*24)>=1,16,16.5)+(IF(MINUTE(I2)>=30,0.5,0)”的計(jì)算結(jié)果小于“0”，則顯示為空白，否則按 “(HOUR(E2)-IF((E2- H2)*24)>=1,16,16.5)+(IF(MINUTE(I2)>=30,0.5,0)”的計(jì)算結(jié)果顯示。這個(gè)公式是最復(fù)雜的，而且實(shí)際運(yùn)用當(dāng)中，也是有錯(cuò)誤的。還需要繼續(xù)學(xué)習(xí)來(lái)修正。第六步：所有的計(jì)算到此都已經(jīng)完成了，其他班次的只要在公式中將時(shí)間改一下就可以了，如B班，在計(jì)算上班的考勤結(jié)果時(shí)，將公式改成=IF(AND(D2>=VALUE("10:05"))=TRU E,"遲到",IF(D2=0,"未打卡",""))就可以了。第七步：將各個(gè)班次的計(jì)算公式復(fù)制到每個(gè)人每天的那一行單元格中就可以了，計(jì)算結(jié)果會(huì)自動(dòng)顯示出來(lái)，這里要注意的是，在復(fù)制的時(shí)候要對(duì)應(yīng)好單元格，否則也會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，而且也會(huì)影響后面的考勤統(tǒng)計(jì)。第八步，下面將進(jìn)行統(tǒng)計(jì)公式的設(shè)置 1、統(tǒng)計(jì)“遲到“的計(jì)算公式 =COUNTIF(廳面!F219:F249,"遲到") 這里是在同一個(gè)工作表中的不同工作薄中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。公式的意思是計(jì)算“廳面”工作薄里 “F219”到“F249”這個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域（31個(gè)單元格，代表31天）里“遲到”這個(gè)字符的數(shù)量有幾個(gè)。 “事假”、“病假”、“例休”的計(jì)算公式一樣，只需把“遲到”改成“事假”或“病假”或“休”即可，而且都是在“F”列中取數(shù)據(jù)；但是“例休”的數(shù)據(jù)要在“C”列即“排班”列中取數(shù)據(jù)。 2、統(tǒng)計(jì)“未打上班卡”和“未打下班卡”的計(jì)算公式 =SUM(COUNTIF(廳面!F219:F249,"未打卡")-J6) 公式的意思是計(jì)算“廳面”工作薄里“F219”到“F249”這個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域（31個(gè)單元格，代表31 天）里“未打卡”這個(gè)字符的數(shù)量有幾個(gè)，再將計(jì)算結(jié)果減去“J6”格中的數(shù)據(jù)，“J6”格是指每位員工例休的天數(shù)。因?yàn)榘?ldquo;考勤結(jié)果”的計(jì)算公式計(jì)算，員工在例休的時(shí)候，也會(huì)顯示“未打卡”的記錄。“未打上班卡”在“考勤結(jié)果（上班）列中取數(shù)據(jù)，“未打下班卡”在 “考勤結(jié)果（下班）列中取數(shù)據(jù)。 3、統(tǒng)計(jì)“出勤天數(shù)”的公式 =SUM(31-J6-D6-E6-F6) 這個(gè)公式比較簡(jiǎn)單，只是個(gè)合計(jì)公式，用總天數(shù)減去“事假”、“病假”和“例休”的天數(shù)即可。要注意的是，在做統(tǒng)計(jì)公式的設(shè)置的時(shí)候，必須對(duì)應(yīng)好每位員工打卡時(shí)間的單元格區(qū)域，否則就會(huì)出錯(cuò)。到此，全部工作就算完成了，所有的設(shè)置只需一次，以后在統(tǒng)計(jì)其他月份的考勤的時(shí)候，只需將打卡時(shí)間重新整理，復(fù)制粘貼或者重新輸入就可以了，但是在這樣操作之前，應(yīng)該先“另存為”一份，保持原始文件的可用性，并且可以留檔。總體來(lái)講，整個(gè)過(guò)程還算滿意，但得不到滿分，主要有兩個(gè)方面的問(wèn)題： 1、不能自動(dòng)識(shí)別不同班次選擇不同的計(jì)算公式，還需要人工按照排班表，選擇不同的計(jì)算公式進(jìn)行計(jì)算，這會(huì)有些麻煩。 2、“加班時(shí)間修正”的計(jì)算公式還存在錯(cuò)誤的地方，會(huì)使計(jì)算結(jié)果偏大，出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候，一般都會(huì)偏大0.5小時(shí)。以上兩個(gè)問(wèn)題還需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)才能進(jìn)行修正，敬請(qǐng)期待，也請(qǐng)高手指教。

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