采購管理制度
第六篇 采購管理制度 目 錄 1.總則 2.采購委員會(huì)及其會(huì)議制度 3.供應(yīng)商管理辦法 4.原物料采購管理辦法 5.原物料接收和退貨管理辦法 第六篇 采購管理制度 1.總則 1.1目的 為使本公司原物料的國內(nèi)外采購作業(yè)有所遵循，及時(shí)提供適質(zhì)，適量，適 價(jià)的原物料，特制定本制度。 1.2范圍 凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設(shè)備、零件、器材、辦公用品 等采購業(yè)務(wù)中，有關(guān)詢價(jià)、議價(jià)、采購等作業(yè),均適用本制度。 1.3 采購部門及權(quán)限的劃分 1.3.1公司原物料的采購計(jì)劃、價(jià)格、策略等均由采購委員會(huì)決議。 1.3.2臨時(shí)的、緊急的采購，由使用部門提出申請(qǐng)，采購部負(fù)責(zé)詢價(jià)，呈總 經(jīng)理簽準(zhǔn)。 1.3.3具體采購業(yè)務(wù)由采購部負(fù)責(zé)執(zhí)行，而特定儀器、設(shè)備之采購須由請(qǐng)購 部門主管和技術(shù)人員參與技術(shù)、價(jià)格、質(zhì)量等方面的審定。 1.4 采購工作基本原則 1.4.1采購委員會(huì)是公司在原物料采購過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。 1.4.2公司的總經(jīng)理是采購委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。 1.4.3公司的財(cái)會(huì)部門必須對(duì)采購業(yè)務(wù)與采購委員會(huì)會(huì)議決議是否相符，予 以充分的反映和監(jiān)督。 1.4.4品管部門必須對(duì)購入生產(chǎn)用原料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。 1.4.5采購部門必須根據(jù)采購委員會(huì)的會(huì)議精神，多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三 家，適時(shí)，適質(zhì)，適量，適價(jià)保證原物料的供給。 1.4.6采購委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期召開。例如，根據(jù)年、季、月銷售和 生產(chǎn)目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原物料的采購特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定 期的舉行。 1.4.7采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，并及時(shí)提交采購委員會(huì) 。采購部應(yīng)對(duì)供貨市場，供應(yīng)商情況，需購原物料質(zhì)量、 價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸、氣象資料、進(jìn)出口數(shù)據(jù)、原物料庫存、原物料耗 用情況等作出定期分析。 1.4.8采購部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對(duì)供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù) 處理等資料. 1.4.9采購部應(yīng)定期對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，以提高采購人員的業(yè) 務(wù)能力和思想品德水平。 1.4.10原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料預(yù)付貨款。 2. 采購委員會(huì)及其會(huì)議制度 2. 1目的 采購管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。特 別在原物料成本占據(jù)銷售成本75—85%左右的行業(yè)，原物料采購成本和儲(chǔ)存 成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營利潤產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購委員會(huì)制 度可以讓我們得以： (1)奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)； (2)提高采購管理水平； (3)降低采購成本和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。 2. 2采購委員會(huì)的組織及職責(zé) 2.2.1公司設(shè)立采購委員會(huì)，由總經(jīng)理，副總經(jīng)理，采購部經(jīng)理，生產(chǎn)部經(jīng) 理，品管部經(jīng)理，財(cái)會(huì)部經(jīng)理組成。總經(jīng)理擔(dān)任采購委員會(huì)主席，采購 部經(jīng)理兼任會(huì)議秘書，做會(huì)議記錄并負(fù)責(zé)決議案的執(zhí)行。 2.2.2采購委員會(huì)職責(zé)： (1)擬定原物料的采購政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。 (2)依據(jù)本公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保原物料的品質(zhì)及合理的價(jià)格。 (3)審核決定采購的時(shí)機(jī)、價(jià)格及數(shù)量。 (4)協(xié)調(diào)、解決影響采購實(shí)施的重大問題。 2.3采購委員會(huì)組織的運(yùn)行 2.3.1每月定期召開采購委員會(huì)會(huì)議 采購委員會(huì)會(huì)議是日常采購管理工作之一，由會(huì)議討論決定采購委員會(huì) 召開會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分析資料，以供 會(huì)議討論和決策。 2.3.2不定期召開采購委員會(huì)會(huì)議 對(duì)采購管理過程中的特殊事項(xiàng)，例如：原物料市場急劇變化時(shí)。經(jīng)采購 委員會(huì)成員的提議，應(yīng)臨時(shí)召開采購委員會(huì)會(huì)議。 2.3.3開會(huì)的法定人數(shù)為全體委員的三分之二，采購委員會(huì)的決議須半數(shù)以 上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采購委員會(huì)會(huì)議的列席人員無表決 權(quán)。 2.3.4采購委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，采購委員會(huì)成員若無法參加，應(yīng)授權(quán)代理人 員參會(huì)。 2.3.5會(huì)議主持人為采購委員會(huì)主席，主席因故不能出席會(huì)議時(shí)應(yīng)委托副主席 或公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)議的召集。 2.4采購委員會(huì)會(huì)議的內(nèi)容及程序 2.4.1采購部經(jīng)理報(bào)告以下情況： (1)上次會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。 (2)原物料的庫存量、在途量。 (3)原物料的市場行情預(yù)測(cè)動(dòng)態(tài)，公司應(yīng)采取的措施。 (4)月原物料采購計(jì)劃及資金需求計(jì)劃。 (5)采購部外欠貨款情況。 (6)采購實(shí)施中需協(xié)調(diào)解決的問題。 2.4.2采購委員會(huì)對(duì)采購部報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行討論并做出決定。 2.4.3會(huì)議決議事項(xiàng)由采購部經(jīng)理記錄，整理后呈采購委員會(huì)主席核準(zhǔn)。 2.4.4采購部經(jīng)理將核準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要分送委員會(huì)成員,并負(fù)責(zé)決議案的執(zhí) 行。 2. 2.5采購委員會(huì)控制要點(diǎn) 2.5.1對(duì)采購過程中發(fā)生的重大采購事項(xiàng)，必須由采購委員會(huì)討論決定。 2.5.2原物料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。 2.5.3原物料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。 2.5.4根據(jù)產(chǎn)銷實(shí)際情況，確定每月原物料的安全庫存量，確定需階段性（季 節(jié)性）儲(chǔ)備原料的合理庫存量。 2.5.5對(duì)有預(yù)付款的采購，必須事先提交采購委員會(huì)討論通過。 5. 6采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析檔案。 3.供應(yīng)商管理辦法 5. 3.1供應(yīng)商的選定及指導(dǎo) 3.1.1對(duì)于大宗或經(jīng)常使用的原物料，采購部門應(yīng)建立相對(duì)穩(wěn)定的供應(yīng)商， 并設(shè)立“供應(yīng)商資料卡”作為日后詢議價(jià)和供料的參考。 3.1.2為確保貨源，采購人員對(duì)于經(jīng)常采購的原物料，應(yīng)尋找兩家以上的供 應(yīng)商作為儲(chǔ)備或交互采購，以穩(wěn)定貨源、降低價(jià)格。 3.1.3選定供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)從其供貨能力、信譽(yù)度、資金狀況、解決糾紛能力 及對(duì)市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長期 供應(yīng)商。 3.1.4若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時(shí)，采購人員應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)及技術(shù)服務(wù)能 力等，憑以作為判斷是否為采購對(duì)象的依據(jù)。 3.1.5積極向供應(yīng)商宣傳公司原料品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，并在品質(zhì)及技術(shù)服務(wù)上給予必 要的幫助，使其交貨及時(shí)、品質(zhì)穩(wěn)定且符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 3.2供應(yīng)商的管理和分類 3.2.1每一筆采購業(yè)務(wù)，都要進(jìn)行采購成本分析，交部門經(jīng)理審閱后存檔以 充實(shí)供應(yīng)商的資料卡。 3.2.2供應(yīng)商的分類。根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、貨源穩(wěn)定性(數(shù)量、品質(zhì))、 資金狀況、發(fā)運(yùn)能力等方面進(jìn)行分類。例如把供應(yīng)商分為A、B、C、D 四大類：A類指信譽(yù)良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運(yùn)通暢的廠 商；B類指信譽(yù)良好、資金充足及發(fā)運(yùn)通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商；C 類指信譽(yù)較好，資金充足或發(fā)運(yùn)較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類指 資金較充足或發(fā)運(yùn)較通暢、但信譽(yù)一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。 3.2.3對(duì)于時(shí)常出現(xiàn)交貨品質(zhì)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，交貨數(shù)量不足，延誤交期， 售后服務(wù)不良等情況的供應(yīng)商，應(yīng)立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。 如未能改善者，采購部應(yīng)另行開發(fā)新的供應(yīng)商。 3.3供應(yīng)商的開發(fā) 3.3.1采購人員應(yīng)積極調(diào)查原物料資訊，收集原物料市場行情，積極開發(fā)新 的供應(yīng)商。 3.3.2開發(fā)原料新供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)取樣經(jīng)品管部或使用部門檢驗(yàn)分析，提出報(bào) 告，必要時(shí)應(yīng)到現(xiàn)場調(diào)查確認(rèn)其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準(zhǔn)之后，進(jìn)行詳細(xì) 評(píng)估，決定是否列為供應(yīng)商。 3.4采購資料及檔案管理 3.4.1采購內(nèi)勤人員每月初或每周做好“供應(yīng)商資料卡”、“原料及微量元 素采購報(bào)表(月)”、“采購分析報(bào)表(周、月)”、“庫存報(bào)表 (月)”等匯總整理工作，并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 3.4.2市場行情及時(shí)了解分析，價(jià)格走勢(shì)定期分析，供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)定期評(píng) 審，來電來函文件資料及時(shí)分類保存。 3.4.3公司有關(guān)人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)部門經(jīng)理同意后，由 內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。 3.4.4有關(guān)采購委員會(huì)的資料，由部門經(jīng)理歸類存檔保管，借閱需經(jīng)采購委 員會(huì)主席同意，并登記后執(zhí)行。 4. 原物料采購管理辦法 4.1計(jì)劃 4.1.1原料采購計(jì)劃 采購部根據(jù)行銷部的下個(gè)月及下六個(gè)月銷售計(jì)劃，品管部據(jù)此做出的下 個(gè)月及下六個(gè)月用料計(jì)劃，生產(chǎn)部提供的上期庫存情況表，編制下個(gè)月 及下六月的原料采購計(jì)劃。 4.1.2包裝物采購計(jì)劃 采購部根據(jù)銷售部的銷售計(jì)劃、品管部(畜禽部、肉品加工廠)做出的編 織袋(包裝箱)用量計(jì)劃，編制采購計(jì)劃。 4.1.3勞保用品、辦公用品采購計(jì)劃 采購部根據(jù)行政部報(bào)來的經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)的每季勞保用品、辦公用品請(qǐng)購 計(jì)劃，編制采購計(jì)劃。 4.1.4零配件、藥品的采購計(jì)劃 采購部根據(jù)生產(chǎn)部、品管部報(bào)來的零配件及藥品月需求量，編制采購計(jì) 劃。 4.2信息收集與分析 4.2.1采購部應(yīng)掌握主要原料的產(chǎn)地分布，當(dāng)年收成、加工期、交易渠道、運(yùn) 輸方式、質(zhì)量、庫存及國家產(chǎn)業(yè)政策、市場供求關(guān)系等資訊，填寫“原 料行情周報(bào)表”和“原料采購分析報(bào)表(周、月)”供采購委員會(huì)參考以 便確定最佳采購時(shí)機(jī)。 4.2.2采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時(shí)向供應(yīng)商詢價(jià)，以了解原料市 場行情變化情況。 4.2.3采購部在實(shí)施原料采購中，須堅(jiān)持貨比三家之原則，根據(jù)供應(yīng)商歷次供 貨的信譽(yù)、交貨期、價(jià)格、應(yīng)變能力等因素，選擇理想的供應(yīng)商及合理 的采購價(jià)格。 4.2.4對(duì)包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應(yīng)根 據(jù)公司的要求、標(biāo)準(zhǔn)，采取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法， 廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。 4.2.5采購部將下月所需原物料的數(shù)量、價(jià)格、可選擇供應(yīng)商等資料匯總后， 提供采購委員會(huì)討論、決策,每種原物料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家. 4.3核準(zhǔn) 4.3.1采購委員會(huì)根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。 4.3.2采購部根據(jù)采購委員會(huì)的決定，向供應(yīng)商訂貨，開“原料采購申請(qǐng)單” 簽訂采購合同，實(shí)施采購作業(yè)。 4.3.3采購部須隨時(shí)注意市場行情變化，如遇價(jià)格上漲，則可考慮多進(jìn)貨，如 遇價(jià)格下跌，則適時(shí)要求供應(yīng)商降價(jià)，并及時(shí)掌握最新價(jià)格。 4.4合同 4.4.1所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份(一份采購部自存，一份 交供應(yīng)商，一份交財(cái)會(huì)部)。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注 意互相之間時(shí)間和內(nèi)容的一致性。 4.4.2如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部經(jīng)理報(bào)送總經(jīng)理核準(zhǔn)后 才可變更，必要時(shí)，可臨時(shí)召集采購委員會(huì)討論決定。 4.4.3采購合同內(nèi)容由當(dāng)事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫出，不 得含糊其辭：　 ⑴標(biāo)的；(2)數(shù)量；(3)質(zhì)量；(4)價(jià)格；(5)包裝；(6)交貨期限； (7)驗(yàn)收地點(diǎn)及辦法；(8)交貨方式及地點(diǎn)；(9)付款條件及付款方式； (10)保險(xiǎn)；　　　　(11)運(yùn)輸損耗的承擔(dān)；(12)違約責(zé)任。 4.4.4所有合同經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，報(bào)送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專 用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按《合同法》有關(guān)規(guī)定處理。 4.5交貨期控制 4.5.1合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進(jìn)度。 4.5.2采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預(yù)報(bào)表”送生產(chǎn) 部、品管部，以便做好接貨準(zhǔn)備。每月填報(bào)“原料采購進(jìn)度月報(bào)表”。 4.5.3每批料收貨結(jié)束，采購部應(yīng)對(duì)其品質(zhì)、價(jià)格及“合同履行情況”、“采 采成本”進(jìn)行分析評(píng)判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商 之依據(jù)。 4.5.4包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應(yīng)商后，采購部根據(jù)庫存情況 通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。 4.6異常情況處理 4.6.1如遇供應(yīng)商送來的原物料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時(shí)書 面通知供應(yīng)商處理。 4.6.2如臨時(shí)需采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門申請(qǐng)→總經(jīng)理核準(zhǔn)→采購部詢 價(jià)、比價(jià)→總經(jīng)理核準(zhǔn)→采購部采購→品管部或使用部門驗(yàn)收。 4.6.3因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。 4.7貨款結(jié)算 4.7.1采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測(cè)算資金的使用時(shí)間，填報(bào) “原料采購用款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部籌款，每周應(yīng)提報(bào)“付款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì) 部和總經(jīng)理。 4.7.2一批原物料驗(yàn)收完畢，采購部應(yīng)及時(shí)整理各種單據(jù)，打印“付款申 請(qǐng)單”一并送財(cái)會(huì)部做為付款憑證。 4.7.3原料的付款憑證有：采購申請(qǐng)單、合同、原料收貨報(bào)告、發(fā)票；物料的 付款憑證有：采購申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票。 4.7.4采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對(duì)帳務(wù)，防止出 現(xiàn)差錯(cuò)。 4.8帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人不得是新進(jìn)員工） 4.8.1在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時(shí)，供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨，因而需 要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方 能辦理。 4.8.2帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵 路領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。 4.8.3匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部經(jīng)理審核，呈報(bào) 總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)會(huì)部授權(quán)辦理。 4.8.4如發(fā)生付款后進(jìn)貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購部 要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時(shí)應(yīng)采用法律手段追回。 4.8.5必要的原物料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)： (1)必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)...
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