文秘技能培訓-電話禮儀
禮貌用語
接聽電話的禮節(jié)
打電話的禮節(jié)
對付難纏電話
商務電話慣例
不要犯的電話錯誤


禮貌語言通常是指在人際交往中能簡潔、明快地暢通信息傳播，取得最佳的心理效應，引起滿意的反饋，形成良好的交際情感氛圍的規(guī)范的有聲語言形式。

1. 抑揚頓挫，避免平淡的聲調(diào)
2. 重點關注于關鍵詞語
3. 微笑接聽電話
4. 清晰準確的回答
5. 保持話筒靠近口部

6. 愉悅的聲音
7. 適當?shù)穆曊{(diào)
8. 適當?shù)乃俣龋ú灰旎蛱?
9. 不要太大聲或太小聲
10. 清晰的聲音

11. 充滿自信
12. 真誠和關注
13. 充滿活力和熱誠
14. 使用積極的詞語，避免使用消極
的用語
15. 說之前經(jīng)過思考


博世公司某部門秘書 Sammi致電飛龍集團銷售經(jīng)理陳康先生，通知原定的會議取消。陳先生外出，電話由陳之秘書Kelly接聽…...


拿起話筒前的準備
停止正在做的事
紙和筆
鈴響三次之內(nèi)拿起話筒
周圍同事不得喧嘩












打電話前
-- 應放下手頭的工作
-- 列明電話里要講的事項
-- 紙和筆
自報家門
考慮對方的狀況
自己先放下話筒
-- 注意電話輕放

首先通報自己的姓名、身份。必要時，應詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。
電話用語應文明、禮貌，電話內(nèi)容要簡明、扼要。
通話完畢后應道“再見”，然后輕輕放下電話。

選擇適當?shù)臅r間。一般的公務電話
最好避免臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能的不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方單位，若確有必要往對方家里打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。


堅持只和老板通話的人
通話人的要求超出正常限度
通話人是你既不想見也不想談的人
敵對的通話人

堅持只同老板通話的人：

你可以運用這樣的技巧“正如我所告訴你的一樣，我老板現(xiàn)在不接陌生人的電話。”或“我能為你代口信，如果你告訴我你只想同他談，我會告訴他給你回電話。”


通話人的要求超出正常限度：

例如要雇員家的電話號碼。你應該解釋：“對不起，我們公司規(guī)定不允許你得到這種信息?；蛟S明天你可以打電話給他辦公室。”無論請求如何，不要被迫接受。

通話人是你既不想見也不想談的人：

這種情況下，你的辦法很簡單，只要說：“我以后幾周非常忙，沒有時間。如果你留下你的電話，我一有時間就會給你打電話。”拖延可以了結(jié)麻煩。然而，如果通話者一再堅持，你可能感到不得不見他時，你可以打斷她的話，并說：“我真的沒有時間見你。”

敵對的通話人：

不管他的憤怒達到何種程度，你都應想辦法使他冷靜下來。你可以說：“如果我做過什么事情讓你非常生氣，我向你道歉，但是在這件事上我確實不能再幫助你了。”對于敵對的電話，最好的辦法是傾聽，允許滿腹怨氣的人“發(fā)泄”。你可以說：“我理解你的感受，我對造成的不便抱歉。我們將盡我們所能彌補。”

表示同情
平息客人的憤怒
專注專心
表示關注
讓客人傾訴

道歉
記錄要點
提供選擇解決方法
不要用籍口
跟進行動


在和客戶談話時，即使電話鈴響了兩聲，也仍以眼前的顧客為優(yōu)先，不管哪一方在發(fā)言，都應等事情說了一個段落后，才可以向?qū)Ψ街虑福偃ソ与娫?。這種情況下的對談，應盡可能簡短，避免然讓客人久等。此外，當自己身為客戶與他人洽談而電話鈴響時，也應機警地適時中斷話題，讓對方盡快接聽。

當你正在打電話又碰上客人來訪時，原則上應先接待來訪的客人。此時，因盡快和通話對方打個招呼，得到對方的許可后，再掛斷電話。但是，如果電話討論的事情很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

如果是為了對方的事情才打電話找他，他不在時，就可以請對方回電話。但若是自己有事相托，而打電話幾次對方都不在，則要探知對方回來的時間，自己再找時間重打。

通話時若對方不小心切斷電話，應由自己重撥。
知道對方打的是長途電話，而電話被迫需中斷時，要體貼地先詢問一下對方“要不要我給你打過去？”

要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄漏秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬何不悅。


在掛斷電話時，不要猛地一下把電話聽筒扣掉。通話的另一方可能正把耳朵貼近聽筒，突然而來尖銳的“砰”的一聲可能使他震耳欲聾。
不要在打電話時吃東西;
不要對著聽筒打噴嚏，擤鼻子或咳嗽?？梢哉f聲抱歉，然后把頭轉(zhuǎn)到一邊。

不要在打電話的同時與辦公室里的人保持談話。應當作出選擇你準備和誰談。如果當時你需要把注意力集中在辦公室里的談話中，可以請通話的另一方等上一會兒，或者問他你可不可以過一會兒在打電話給他。如果你的電話不能中斷，你可以告訴辦公室里的人，能否等你一會兒。

根據(jù)所提示的情景，進行電話接聽演練。


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